Hvordan du gjør en grunnleggende spørring i tilgang 2016 - dummies

Det grunnleggende søkeverktøyet i Access 2016, laget for å gjøre livet enklere, er Velg spørring - så oppkalt fordi det velger samsvarende poster fra databasen din og viser resultatene i henhold til instruksjonene dine.

Den beste prosessen for å lage en Select-spørring er avhengig av følgende:

Hvis du er ny for å skrive spørringer, er spørringsveiviseren en rask og enkel måte å komme i gang. Den går deg gjennom prosessen med å velge tabeller og felt for søket ditt - og kan til og med legge til noen sammendragsberegninger (for eksempel telling av poster) på søket ditt.
Hvis du allerede har skrevet noen spørsmål og er komfortabel med spørringsdesign-vinduet, vil du sannsynligvis gå forbi veiviseren og bygge spørsmålene dine fra bunnen av.

Solide relasjoner er nøkkelen til å få alt (fra bordene dine)

I livet gir gode relasjoner en lykkeligere person; i tilgang, solid sammenhenger gir en lykkeligere spørreopplevelse.

For å spørre databasen din effektivt, må du vite følgende om tabellstrukturen:

Hvilke tabeller trenger du å bruke?
Hvordan er tabellene du trenger å bruke i forhold til hverandre?
Hvilke felt inneholder dataene du vil vite om?
Hvilke felt trenger du i løsningen?

Tilgang opprettholder forhold mellom tabellene i databasen. Vanligvis oppretter du (eller Informasjonssystemavdelingen) disse relasjonene når du først designer databasen. Når du bygger bordene og organiserer dem med spesielle nøkkelfelt, forbereder du faktisk tabellene til å arbeide med en spørring.

Nøkkelfelt relaterer tilgangstabellene til hverandre. Spørsmål bruker nøkkelfelt for å matche poster i ett bord med tilhørende poster i en annen tabell. Du kan trekke data for elementet du søker fra de ulike tabellene som inneholder disse dataene i databasen din - forutsatt at de er riktig relaterte før du starter spørringen.

Hvis du ikke relaterer tabellene dine via relasjonsvinduet, må du gjøre det for hver flerfartsforespørsel du bygger i Access. Som en generell regel, legg deg tid til å designe og knytte dine bord riktig. Med riktig borddesign og relasjoner får du de resultatene du vil ha på kortere tid.

Kjører spørringsveiviseren

Du kan stole på spørringsveiviseren - og veiviseren for enkel søk funnet i den - for en ekte dose håndfri filtrering. Med veiviseren Simple Query skriver du inn tabell og feltinformasjon. Veiviseren tar vare på bak-scenene som jobber for deg.

Tilgang er ikke psykisk (det er planlagt for neste versjon); den trenger noen innspill fra deg!

Følg disse trinnene for å opprette en spørring med spørrekonfigurens enkle spørringsveiviser:

Legg ut dataene du vil ha i søkeresultatene dine på et ark.

En spørring returnerer et dataark (kolonneoverskrifter etterfulgt av rader med data), så gjør oppsettet ditt i det formatet. Alt du virkelig trenger er kolonneoverskriftene slik at du kan vite hvilke data som skal trekkes fra databasen.
Bestem tabellplasseringen for hvert stykke data (kolonneoverskrift) fra papiret.

Skriv ned tabell og feltnavn som inneholder dataene som samsvarer med kolonneoverskriften på papiret over kolonneoverskriften.
I databasevinduet klikker du på Opprett-fanen på båndet og klikker deretter Veiviserveiledning-knappen i delen Spørringer.

Dialogboksen Ny forespørsel vises, og spør deg hvilken type spørringsveiviser du vil kjøre. Velg Simple Query Wizard og klikk OK.
Velg den første tabellen du vil inkludere i spørringen.

Veiviseren for enkel søk starter og spør hvilke tabell (er) du vil spørre.
Du bruker rullegardinmenyen Tabeller / spørringer, som viser alle tabellene (og eventuelle eksisterende søk) i databasen. Her er detaljene:
1. Klikk på nedpilen ved siden av rullegardinmenyen Tabeller / spørringer.
  
  rullegardinlisten Tabeller / spørringer.
2. Klikk navnet på tabellen eller spørringen som skal inkluderes i denne spørringen.
Velg feltene fra det aktuelle bordet eller spørringen for spørringen.

Gjenta disse trinnene for å velge hvert felt du vil ha med i spørringen din:
1. Klikk navnet på tabellen eller spørringen som skal inkluderes i denne søket.
  
  Listen Tilgjengelige felt endres og viser feltene som er tilgjengelige i tabellen.
2. I listen Tilgjengelige felt dobbeltklikker du hvert felt fra denne tabellen eller spørringen du vil inkludere i spørringen du lager.
Hvis du legger til feil felt, dobbeltklikker du bare på den valgte listen. Det vil gå hjem igjen. Hvis du bare vil starte over, klikker du på dobbeltvinduet (det er det du kaller symbolet som ser ut som et mindre tegn) og alle markerte feltene går bort.
Når du har valgt alle feltene, klikker du Neste.

Hvis veiviseren kan bestemme forholdet mellom tabellene du valgte, vises dette vinduet.

Veiviseren for spørring kan gi deg muligheten til å oppsummere dataene dine.
Hvis du ikke ser vinduet, ikke bekymre deg. Tilgang vil bare at du skal navngi spørringen i stedet. Gå til trinn 8.

Hvis du inkluderer felt fra to tabeller som ikke er relaterte, vises en advarselsdialogboks. Dialogboksen minner deg om at alle de valgte tabellene må være relaterte før du kan kjøre søket ditt - og foreslår at du retter opp problemet før du fortsetter. Faktisk vil det ikke la deg gå lenger før du appellerer det på en av to måter:
- Fjern alle feltene som er valgt for søket fra de ikke-relaterte tabellene.
- Rett forholdene slik at alle tabellene du har valgt i søket ditt, er relaterte.
Hvis veiviseren spør deg om å velge mellom et detalj og et oppsummeringsspørsmål, klikker du på radioknappen ved siden av ditt valg, og klikker deretter Neste.
- Detalje lager et dataark som viser alle poster som samsvarer med spørringen. Som navnet tilsier, får du alle detaljene fra disse postene.
- Sammendrag forteller veiviseren at du ikke er interessert i å se hver eneste plate; du vil se et sammendrag av informasjonen i stedet.
  
  Et sammendragsspørsmål kan utføre beregninger (som summer og gjennomsnitt) på numeriske felt. Hvis tekstfelt er valgt, kan Access telle postene eller trekke første og siste element fra settet av felt i alfabetisk rekkefølge.
  
  Hvis du vil gjøre noen spesielle tilpasninger til sammendraget, klikker du Sammendragsalternativer for å vise dialogboksen Sammendragsopsjoner. Velg oppsummeringsalternativer i avmerkingsbokser for tilgjengelige funksjoner - Sum, Gj.sn., Min og Maks. - og klikk deretter OK.
  
  Tilgang tilbyr forskjellige måter å oppsummere dataene på.
På veiviser siden som vises, velg en radioknapp for hva du vil gjøre neste:
- Hvis du vil gjøre spørsmålet ditt snazzy: Velg alternativet Forespørselsdesign.
  
  Veiviseren sender ditt nyopprettede spørreforespørsel til salongen for noen sprucing opp, for eksempel inkludering av sortering og totaler.
- Hvis du vil hoppe over fancy ting: Velg Åpne spørringen for å vise informasjon for å se dataarkvisningen.
Veiviseren kjører spørringen og presenterer resultatene i et typisk Access-datablad.
Skriv inn en tittel for spørringen i tekstboksen, og klikk deretter Fullfør.

Veiviseren bygger forespørselen din og lagrer den med tittelen du skrev inn; da viser tilgangen resultatene.

Gratulerer! Du har født en forespørsel.

Resultatene av en spørring bygget med spørringsveiviseren.