Hvordan å bygge data baseTable relasjoner i Access 2016 - dummies

Relasjonsdata databaser deler data mellom to eller flere tabeller. Tilgang 2016 bruker et koblingsfelt, kalt en fremmednøkkel, for å knytte sammenhengende tabeller sammen. For eksempel kan ett bord inneholde frivillige navn og adresser, mens et annet bord sporer deltakelseshistorikken for frivillig hendelsen. Hendelsesdeltakelsesinformasjonen er knyttet til frivillighetsinformasjonen med et lenkefelt, som (i dette eksemplet) trolig er et Frivillig ID.

Hvis du kan dra og slipp, kan du bygge et tabellforhold.

Hold disse tre begrensningene i bakhodet:

• Du kan bare relatere tabeller som er i samme database.

• Du kan relatere spørringer til tabeller, men det er uvanlig.

• Du må fortelle Få tilgang til hvordan bordene dine er relatert.

Når du er klar til å spille matchmakeren mellom dine kjære bord, så gjør du det.

Relasjonsvinduet

For å bygge et tabellforhold, åpner du først vinduet Relasjoner. Følg disse trinnene:

1. Klikk på fanen Databaseverktøy på båndet.

   Forholdet gruppen vises på båndet.

   

   Forholdet-knappen på fanen Databaseverktøy.

2. Klikk på Relasjoner-knappen i gruppen Relasjoner.

   Vinduet Relasjoner vises. Første gang du angir et forhold, vises dialogboksen Vis tabell også.

   Hvis noen tabeller allerede er oppført i vinduet, har noen (eller noen veiviser) allerede definert relasjoner for denne databasen. Hvis du ikke er sikker på hvordan de kom dit, og hvis flere enn én person jobber i databasen, må du stoppe og konsultere alle databaseutviklere før du endrer forholdene. Det som kan fungere for deg kan være katastrofalt for kollegaene dine.

Når relasjonsvinduet er åpent, kan du velge og forholde tabeller.

Tabellrelasjoner

For hvert par av tabellene du forholder deg, må du velge tabellene og deretter bli med i de vanlige feltene.

Velge tabeller

For å velge tabeller som skal relateres, åpner du vinduet Relasjoner og følger disse trinnene:

1. Velg Vis tabell fra båndets relasjonsgruppe. (Hvis du ikke ser gruppen Relasjoner, velg fanen Databaseverktøy på båndet.)

   Dialogboksen Vis tabell vises, og viser tabellene i gjeldende databasefil.

2. For hvert par tabeller du vil ha i forholdet, følg disse trinnene:

   1. Klikk på tabellen.

   2. Klikk på Legg til.

      I det store forholdet Relationships viser et lite vindu feltene i det valgte tabellen.Når du legger til tabeller i oppsettet, vises et eget vindu for hver tabell. Du kan se disse vinduene under dialogboksen Vis tabell.

      

      Bruk dialogboksen Vis tabell til å legge til tabeller i relasjonsdiagrammet.

   Gjenta trinn 2 for hvert par tabeller du vil forholde deg til. Hvis en av tabellene i paret allerede er til stede (på grunn av et eksisterende forhold det har med et annet bord), trenger du ikke legge til det igjen.

3. Når du er ferdig med å legge til tabeller, klikker du på Lukk-knappen.

Når du har alle tabellene til stede, er du klar for at disse tabellene skal bli kjent med hverandre.

Administrere relasjoner

Denne delen inneholder all informasjon du trenger for å opprette, redigere og slette tabellrelasjoner.

Opprette relasjoner

Når du har valgt tabellene, følg disse trinnene for å opprette et forhold mellom to tabeller:

1. Bestem hvilke to tabeller du vil forholde seg til.

   Fordi det ene til mange forhold er det vanligste, gjelder disse instruksjonene. De to tabellene i et til mange forhold er utpekt som å oppfylle en av to roller:

   • Foreldre: I parentesbordet er det relaterte feltet primærnøkkelen. Hver post i foreldrebordet er unikt identifisert av dette relaterte feltet.

   • Barn: I barnetabellen inneholder det tilhørende feltet samme informasjon som feltet i foreldrebordet. Vanligvis har det samme navn som det tilsvarende feltet i overordnetabellen - selv om dette ikke er et krav.

   For å lage sammenhengende tabeller lettere, legg relaterte felt nær begynnelsen av feltlisten. I Tilgang må du se relaterte felt på skjermen før du kan opprette et forhold. Hvis de relaterte feltene ikke er i begynnelsen av feltlisten, må du gjøre mye rulling for å finne dem. For å flytte et felt, åpne problemtabellen i DesignView, pek på knappen som er igjen av feltnavnet, trykk deretter og dra på knappen for å flytte feltet opp.

   Følg disse trinnene for å velge overordnetfeltet fra listen:

   1. Legg musepekeren på feltet du vil forholde seg til i overordnetabellen.

      Vanligvis er feltet du vil forholde seg i foreldrebordet, hovednøkkelen.

   2. Hold nede venstre museknapp.

   Mens du holder nede venstre museknapp, følger du disse trinnene for å bli med i foreldrefeltet i barnefeltet:

   1. Dra musepekeren fra foreldrefeltet til barnetabellen.

      Et plustegn vises nederst på musepekeren.

   2. Pek på det tilhørende feltet i barnetabellen.

   3. Slip museknappen.

      Dialogboksen Rediger relasjoner vises, og beskriver det snart-til-forhold-forholdet.

      

      Dialogboksen Rediger relasjoner detaljer hvordan Access kobler til to tabeller.

      Vær forsiktig før du slipper museknappen. Sett spissen av musepekeren direkte på barnefeltet før du slipper.

   • Hvis du drar mellom de to feltene riktig, viser dialogboksen Rediger relasjoner foreldrene og barnfeltene ved siden av hverandre.

   • Hvis du savner, klikker du Avbryt i dialogboksen Rediger forhold, og prøver trinn 3 igjen.

   1. I dialogboksen Rediger forhold, velg alternativet Enforce Referential Integrity.

   2. Dobbeltklikk at feltnavnene dine er de riktige, og klikk deretter Opprett.

      Tilgang illustrerer det nye forholdet i relasjonsvinduet:

   • En linje mellom de relaterte feltene viser at tabellene er relaterte.

   • Hvis du valgte alternativet Enforce Referential Integrity i det forrige trinnet, får du tilgang til en 1 ved siden av foreldrene i forholdet og et uendighetssymbol ved siden av barnet …

Gjenta trinn 1 for å knytte et annet par utvalgte tabeller. gjennom 5.

Et til mange forhold mellom to tabeller.

Access gir også verktøy for å endre og fjerne relasjoner.

Endre forhold

Når du har tilknyttet tabeller, kan du se, organisere og fjerne forholdene.

Hvis du oppretter et forhold du ikke vil åpne, åpner du vinduet Relasjoner og følger disse trinnene for å slette forholdet:

1. Klikk på relasjonslinjen som forbinder de to tabellene.

   Hvis du lykkes, blir linjen tykkere. Det betyr at linjen er valgt.

2. Trykk på Slett-tasten på tastaturet og deretter Ja i den resulterende meldingsboksen.

   Voilà! Forholdet er borte.

Hvis du knytter sammen mange tabeller sammen, kan relasjonsvinduet se litt rotete fordi forholdslinjer vil krysse hverandre. Dette gjør det vanskelig å avgjøre hvilke tabeller som er relatert til hverandre. For å rette opp denne situasjonen, klikk og dra tittellinjen til et tabellvindu til en annen del av skjermen.

Det er god praksis - men ikke alltid mulig - å vise foreldrene enten over eller til venstre for barna sine. Prøv å ordne foreldre- og barnetabellene slik at linjene mellom foreldre- og barntabellene ikke krysser over noen linjer som illustrerer andre tabellrelasjoner.

Har du problemer med å forstå dine relasjoner? (Hvem er ikke?) Ruller du over alt i vinduet Relasjoner for å se alt? I så fall er forholdsrapporten bare for deg. For å forhåndsvise denne rapporten, klikker du på Relasjonsrapport-knappen i Verktøy-gruppen på båndets designfane. Alle relaterte tabeller i databasen din vises i en lettlest rapport. (Ok, enklere å lese!)