Finne poster i dine Access 2003-tabeller - dummies

Når du vil spore opp en bestemt post, er det et problem å lage en spørring. Heldigvis har Access 2003 en rask måte å finne et bestemt stykke av data i prosjektets tabeller og skjemaer: Finn kommandoen.

Finn er tilgjengelig både på verktøylinjen og gjennom hovedmenyen. (Velg Rediger -> Finn. Tastaturstyrte folk der ute kan trykke Ctrl + F.) Tilgang 2003 bryr seg ikke på hvilken måte du brenner opp kommandoen Finn - det virker det samme fra begge avenyer.

Selv om kommandoen Finn er ganske enkel å bruke alene, Noen få triks gjør at det gjør sitt beste arbeid. Etter at du har kjennskap til Finn grunnleggende (dekket i neste avsnitt), kan du finjustere Finn-kommandoen ved hjelp av tipsene i delen som heter "Tuning a search for speed and accuracy, "Senere i denne artikkelen. Den delen viser hvordan du tilpasser Finn-innstillingene for mer detaljerte søkemisjoner.

Finne først ting først (og neste ting etter det)

Bruk kommandoen Finn er en enkel oppgave. Slik fungerer det:

1. Åpne tabellen eller skjemaet du vil søke.

Ja, Finn arbeider i både databladvisning og med tilgangsskjemaer.

2. Klikk på feltet du vil søke på.

Kommandoen Finn søker i det aktuelle feltet i alle tabellene i tabellen, så sørg for at du klikker på det høyre feltet før du starter Finneprosessen. Access 2003 bryr seg ikke hvilken oppføring du klikker - så lenge du treffer det høyre feltet, er Access lykkelig. (Og det er viktig å holde programvaren glad!)

3. Start kommandoen Finn ved å klikke på Finn verktøylinjeknapp (den med kikkerten på den) eller velg Rediger -> Finn.

Dialogboksen Finn og erstatt inn i handling.

4. Skriv inn teksten du leter etter i boksen Søk etter, som vist i Figur 1.

Ta et øyeblikk for å sjekke stavemåten din før du starter søket. Tilgang er ikke klar nok til å finne ut at du egentlig mener helt når du skriver null.

Figur 1: Dialogboksen Finn og erstatt gjør deg klar til å gjøre ting.

5. Klikk på Finn etter for å starte søket.

Før du kan telle til en av åttende, sporer Find-kommandoen ned ønsket plate, flytter markøren der og fremhever den tilsvarende teksten. Hvis Finn ikke finner noe, beklager det imidlertid feilen i en liten dialogboks.

6. Hvis Finn ikke fant det du lette etter:

• a. Klikk på OK for å gjøre dialogboksen gå bort.

• b. Pass på at du klikket i riktig felt og stavet alt riktig i boksen Finn det.

• Du kan også sjekke de spesielle Finn-alternativene som er dekket i neste avsnitt for å se om en av dem ødelegger søket.

• c. Klikk Finn igjen igjen.

Hva om den første posten som Access finner, ikke er den du leter etter? Anta at du vil ha den andre, tredje eller fjortende John Smith i tabellen? Ikke noe problem - derfor finner dialogboksen Finn og erstatt en Find Next-knapp. Fortsett å klikke på Finn neste til Tilgang fungerer ned til den posten du vil ha eller forteller deg at den gir opp søket.

Innstille et søk etter fart og nøyaktighet

Noen ganger er det ikke nok å bare gi informasjonen i boksen Finn det. Enten finner du for mange poster eller de som passer ikke er de du vil ha. Den beste måten å redusere antall feilaktige kamper på er å legge til flere detaljer i søket.

Nøyaktig justering gjør jakten raskere også.

Tilgang tilbyr flere verktøy for finjustering av en Find. Åpne dialogboksen Finn og erstatt ved å klikke Finn-knappen på verktøylinjen eller ved å velge Rediger -> Finn. Følgende liste beskriver hvordan du bruker de forskjellige alternativene:

Se på: Som standard ser Access bare etter kamper i feltet nåværende - hvilket felt du klikket på før du begynner Finn-kommandoen. For å fortelle Tilgang for å søke i hele tabellen i stedet, endre innstillingen Se etter i tabellalternativet , som vist på figur 2.

Figur 2: For å søke i hele tabellen, endre Look Ved innstilling.

Match: Tilgang gjør noen dumme antagelser, og denne innstillingen er et godt eksempel. Som standard er Match satt til Hele feltet, som forutsetter at du bare vil finne felt som samsvarer helt med søketeksten din. Hele feltet innstillingen betyr at søke etter Sam ikke finner felt som inneholder Samuel, Samantha, eller Mosam. Ikke for lys for et så dyrt program, er det? Endre denne oppførselen ved å justere Match-innstillingen til hvilken som helst del av feltet, som tillater en kamp hvor som helst i et felt (finner både Samuel og nytt prøveprodukt ), eller til Start av feltet, som gjenkjenner bare en kamp som starter fra begynnelsen av feltet. For å endre denne innstillingen, klikk på nedpilen ved siden av feltet (se figur 3) og velg deretter fra rullegardinmenyen som vises.

Figur 3: Se under alle de små feltene ved å bruke Match-alternativet.

Søk: Hvis du finner for mange kamper, kan du prøve å begrense søket til en bestemt del av tabellen med søkealternativet. Søk forteller at Finn-kommandoen skal se enten

• Ved alle poster i tabellen (standardinnstillingen)

• Opp eller Ned fra gjeldende post

Match tilfelle: Match sak krever at termen du søker etter, er nøyaktig den samme som verdien som er lagret i databasen, inkludert tilfellet av tegnene. Med andre ord, hvis databasen inneholder det merkeligaktiverte navnet SmItH, finner Match Case den verdien bare hvis du søker etter navnet ved å bruke nøyaktig samme merkelige kapitalisering (i dette tilfellet SmItH) . Match Case fungerer veldig bra når du søker databasen din for navn.
Søkefelt som formatert: Dette alternativet instruerer Access for å se på den formaterte versjonen av feltet i stedet for de faktiske dataene du skrev inn. Å begrense søket på denne måten er nyttig når du søker etter datoer, lagringsenhetens ID-er eller et hvilket som helst annet felt med ganske spesialisert formatering. Slå på søkefelt som formatert ved å klikke i avmerkingsboksen ved siden av den. Denne innstillingen fungerer ikke med Match Case, så hvis Match Case er merket, vises Søkefelt som formatert, nedtonet. I så fall fjerner du avkryssningsfeltet for å få tilbake søkefelt som formatert.

Hvis Finn-kommandoen din ikke virker slik du tror det burde, må du kontrollere alternativene i forrige liste. Odds er at en eller flere av disse alternativene ikke er satt helt riktig!