Dokument Retention i QuickBooks - dummies

Hvor lenge skal du holde gamle rapporter, kopier av fakturaer og andre biter av regnskapsinformasjon? Dessverre er det ikke et one-size-fits-all svar på disse spørsmålene. Men her er noen ting å tenke på:

• Vurder om den andre parten i en transaksjon noensinne vil ønske informasjonen. Hvis du for eksempel krangler med en leverandør om hvorvidt du har betalt noe regning, er det fornuftig å henge på disse leverandørregningene og eventuelle poster over betalingen din så lenge argumentet kan fortsette.

  Dette betyr at eventuelle papirer som dokumenterer leverandørregninger og betalinger ikke nødvendigvis beholdes hvis du ikke har et problem.

• Vurder skattekravene. Etter lov (mange mennesker forstår ikke dette), er det nødvendig med en virksomhet for å opprettholde regnskapsposter for å rapportere fortjeneste, tap, inntekt og fradrag til Internal Revenue Service. Dette betyr at noe som du trenger for å beregne fortjenesten din eller dokumentere elementer i beregningene dine, skal opprettholdes.

  Det finnes imidlertid en vedtektslov som vanligvis går tre år fra datoen du sist sendte innkastet. Dette betyr at du i de fleste tilfeller ikke trenger å beholde papirarbeid som er eldre enn tre år forbi avkastningen den vedrører. Med andre ord, hvis du har data fra 2009, og du har innlevert årets avkastning for 2009 den 15. mars 2010, innen 16. mars 2013, bør du ikke (i de fleste tilfeller) behage alt det gamle papirverket.

  Begrensningsloven dikterer at du skal kunne kaste bort de gamle greiene. Et forsiktighetsord er i orden, fordi det finnes en rekke unntak fra denne treårige begrensningsloven:

  • Hvis du har vært veldig slurvet og, gjennom din slørhet, utelatt bruttoinntekt på over 25 prosent av hva din retur viser, loven om begrensninger er seks år.

  • Hvis ingen retur er innlevert eller en falsk retur er innlevert, finnes det ingen lovbestemmelser om begrensninger.

  • Stater uten inntektsskatt (som Washington-staten) bruker et annet sett med regler og kan bruke en lengre vedtektsramme. Washington State, for eksempel, sier at loven om begrensninger går fire år, ikke tre.

• Vurder de gamle postene som du kanskje trenger i fremtiden for å beregne et element for selvangivelsen. Disse postene må beholdes. For eksempel, hvis du kjøpte en fabrikk for 30 år siden, behold de kjøpspapirene til 3 (eller 6) år etter at du har solgt fabrikken.

• Tenk på at det i noen bransjer finnes andre regler eller regler for dokumentbevaring. For eksempel, hvis du er en lege, beholder du dine gamle pasientrekorder - og dette kan inkludere pasientregnskapsinformasjon - i lengre tid enn bare tre år. Disse andre dokumentretthetsregler varierer etter bransje. Finn ut hva reglene gjelder for din bransje.

• Vurder risikoen for å beholde fortrolig informasjon for lenge. Til slutt, selv om du kanskje tenker på alle de forgående punktene og konkluderer med at du bør holde dine økonomiske poster i evighet, merk at denne tilnærmingen skaper risikoer også. Jo mer finansiell dokumentasjon du arkiverer, desto lettere kan det være at denne informasjonen blir tapt eller stjålet.

  Du vil for eksempel ikke ha så mange års dataverdier at du må leie et lager i en dårlig by bare for å lagre ting.

Oppsummering, hvordan gir du mening om disse vage forslagene? Kom opp med en grov gjetning om hvor lenge du tror du skal henge på ting.

Hvis du ikke gjør noe kriminelt eller bedragerisk eller slurvet, kast noe som er over fem år gammel. Segregate dokumenter du kan kaste ut i år i bokser. Merk boksene med årstallet. Merk også boksene med et notat som "Kast bort i 2016" bare slik at du vet når du kan kaste ut det.

Du vil kanskje tenke to ganger om å bare kaste ut økonomiske poster. Ikke bruk dine personlige dokumenter eller, selvfølgelig, noen klientoppføringer: makulere dokumentene først. Forresten tilbyr noen store butikkkontorforsynings butikker i butikk shredding til rimelige priser.