Konvertere Office Documents til PDF-filer - Dummies

PDFMaker 5. 0 for Windows gjør det latterlig enkelt å slå på et Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument du lager eller redigerer med Office 2000 eller Office XP (2002) utgavene av disse programmene i nyeste og beste versjoner av PDF-dokumenter - alt du trenger å gjøre er å klikke på Konverter til Adobe PDF-knappen på PDFMaker 5. 0 verktøylinjen (automatisk lagt til når du installerer Acrobat 5. 0 for Windows på datamaskinen). Men før du berører den knappen, ta en gander ved disse budene for å lage perfekte PDF-konverteringer.

Kontroller for konsekvent bruk av overskriftsstiler

Klikk på Dokumentark-knappen på verktøylinjen Standard for å vise overskriftene og deres hierarkiske forhold i skjermbildet i Word. Fordi PDFMaker automatisk kan konvertere alle Word-overskriftene til bokmerker i det resulterende PDF-dokumentet, bør du sørge for at alle overskriftene i dokumentet bruker riktig Overskriftsstil. Word 2002-brukere kan vise oppgaveruten Stil og formatering (velg Vis -> Oppgavepanel og deretter Stiler og formatering på hurtigmenyen Oppgavepanel) for å sjekke og om nødvendig gjenta topptekstene.

Kontroller personsøking av Excel-regneark

Velg Vis -> Sidebrudd forhåndsvisning på Excel-menyene. Fordi PDFMaker bruker gjeldende personsøking av Excel-regnearket når du bygger sidene i det resulterende PDF-dokumentet, vil du ønske å bekrefte sideskiftet før konverteringen gjøres. Løs opp dårlige sideskift som adskiller kolonner og rader med data som skal vises sammen på en side ved å dra sidebrytemarkørene i forhåndsvisning av sidebryt.

Verifiser hvilken type PDF-dokument du oppretter

Du gjør dette ved å merke navnet som vises i Konverteringsinnstillinger-kombinasjonsboksen på Innstillinger-fanen i Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. 0 dialogboksen (Acrobat -> Endre konverteringsinnstillinger). Når du velger blant disse forhåndsinnstillingene, må du huske på den store bruken av det endelige PDF-dokumentet: Velg eBook for visning online, Trykk for profesjonell utskrift, Skriv ut for utskrift internt og Skjerm for rask nedlasting og visning på nettet. Vær også oppmerksom på at du kan tilpasse noen av disse forhåndsinnstillingene ved å velge den i kombinasjonsboksen Konverteringsinnstillinger og deretter klikke på knappen Rediger konverteringsinnstillinger.

Bekreft at alle Word-overskrifter og stiler blir konvertert til bokmerker

Verifiser hvilke innstillinger som er valgt i bokmerkene i dialogboksen Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. 0 (Acrobat -> Endre konverteringsinnstillinger) i Word.Klikk på kryssboksen Konverter ordoverskrifter til bokmerker for å konvertere alle overskriftsformater som brukes i dokumentet til bokmerker i den resulterende PDF-filen. Klikk på boksen Konverter ordstiler til bokmerker for å konvertere alle de andre avsnittformatene som brukes i dokumentet til bokmerker også. Hvis du vil utelate bestemte nivåer av overskrifter eller bestemte stilarter fra bokmerkekonvertering, klikker du på de enkelte boksene som vises i listeboksen nedenfor.

Verifiser hvilke Word-funksjoner som er merket for konvertering i PDF-dokumentet

Verifiser hvilke innstillinger for Word-funksjoner som er valgt på Office-fanen i dialogboksen Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. 0 (Acrobat -> Endre konverteringsinnstillinger) i Ord. Hvis du vil konvertere dokumentkommentarer til skjulte notater i PDF-dokumentet, merker du av for merket Merknader -> Merknader. Hvis du vil legge til tekstbokser i den tilgrensende teksten ved hjelp av PDF-artikler-funksjonen, merker du av for boksen Tekstbokser -> Artikkeltråder. Hvis du vil beholde sidetallene som brukes i Word-dokumentet, merker du av sidedetaljene. Hvis du vil konvertere alle kryssreferanser og innholdsfortegnelser som er generert i Word-dokumentet til koblinger i PDF-dokumentet, merker du av i kryssruten Krysshenvisninger og TOC-koblinger. Hvis du vil konvertere alle fotnoter og slutnoter som er lagt til i Word-dokumentet, i koblinger i den resulterende PDF-filen, merker du av for fotnoten og sluttnotekoblinger.

Kontroller at du oppretter en merket PDF-fil

Verifiser at avmerkingsboksen Inkluder etiketter i PDF (Tilgjengelighet, Reflow) på Office-fanen i Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. 0 dialogboksen (Acrobat -> Endre konverteringsinnstillinger) har et merke i det.

Bekreft hvordan det konverterte PDF-dokumentet er satt til å åpne i Acrobat

Verifiser alternativene for dokumentåpning på kategorien Visningsalternativer i dialogboksen Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. 0 (Acrobat -> Endre konverteringsinnstillinger). Hvis du vil åpne PDF-dokumentet uten å vise bokmerkepaletten i navigasjonsruten, klikker du bare på radioknappen Side. Hvis du vil vise en annen side enn den første siden ved åpning, skriver du inn sidenummeret i sidenummerfeltet. Hvis du vil åpne siden ved en angitt forstørrelse, klikker du prosentandelen (200, 400, 800 eller 1600) eller forhåndsinnstilt visning (Tilpass innvindu, Tilpas bredde eller Tilpass synlig) i popup-menyen Åpne forstørrelse.