Adobe Creative Suite: Administrere kommentarer i Acrobat 6. 0 - dummies

Bruk verktøylinjen Acrobat Commenting til å legge til merknader i PDF-filer, inkludert frimerker, tekst høydepunkter og elektroniske notater. Legg til kommentarer til PDF-filer ved hjelp av Review og Comment-verktøyene og Advanced Commenting-verktøyene - hver av disse har sin egen, uavhengige verktøylinje. Du kan få tilgang til begge verktøylinjer ved å klikke på pilen til høyre for Review og Comment-knappen; En liste med vurderinger og kommentare vises i en rullegardinliste.

Den reelle kraften i PDF-kommentarer er muligheten til å enkelt administrere og dele dem. Du kan for eksempel bestemme hvilke kommentarer som vises, når som helst, og du kan filtrere kommentarene av forfatteren eller av typen kommentatorverktøy som ble brukt til å lage kommentaren. I tillegg kan du angi et svar på en kommentar og spore endringene som kan ha blitt gjort i et dokument basert på en kommentar. Også, kommentarer fra flere korrekturlesere kan bli konsolidert i et enkelt dokument.

Vise kommentarer

Du kan bruke en av flere metoder for å se et dokuments liste med kommentarer:

• Klikk på fanen Kommentarer langs venstre side av dokumentvinduet.
• Klikk og hold på Vis-knappen i kommentaren verktøylinje, og velg Vis kommentarer liste fra menyen som vises.
• Velg Vis -> Navigasjonsfane -> Kommentarer.

Uansett hvilken metode du bruker, vises et Comments List-vindu som viser alle kommentarene i dokumentet nederst i dokumentvinduet. Du kan se forfatteren av kommentaren og et hvilket som helst notat som er skrevet av anmelderen. Ved å klikke på plustegnet til venstre for kommentaren, kan du se mer informasjon om kommentaren, for eksempel hvilken type kommentar det er og datoen og klokken det ble opprettet.

Hvis du har klikket på plustegnet til venstre for kommentaren for å utvide visningen, endres det til et minustegn, som kan klikkes for å gå tilbake til konsolidert visning som bare viser forfatteren og de første delene av enhver tekst fra notatet.

Til høyre for plustegnet er en avkrysningsboks som du kan bruke til å indikere at kommentaren er gjennomgått. Du kan også bruke denne avmerkingsboksen for å indikere at en bestemt kommentar trenger ytterligere oppmerksomhet. Bruk disse boksene til eget formål - deres status eksporteres ikke med dokumentet hvis du sender filen til andre, så de er kun til eget bruk.

Endre status for en kommentar

Acrobat inneholder en metode for å angi om en kommentar har blitt vurdert, akseptert eller har ytterligere kommentarer knyttet til den.For å endre statusen til en kommentar, følg disse trinnene:

1. Høyreklikk (Windows) eller Kontroll + klikk (Mac) på en kommentar i kommentarlisten, og velg Angi status fra kontekstmenyen.

En kontekstuell meny vises.

2. Velg Godkjent, Avvist, Avbrutt eller Fullført, avhengig av hva som passer for situasjonen din.

3. Velg Vis -> Kommentarer -> Vis kommentarer liste for å se hele listen med kommentarer og statusen til hver.

Kommentaren du endret vises i listen, og viser den nye statusen du nettopp har tildelt den.

Svar på en kommentar

Du kan også høyreklikke (Windows) eller Control + klikk (Mac) på en kommentar i kommentarlisten og velg Svar fra kontekstmenyen for å legge til en oppfølgingsnotat til kommentaren. På denne måten blir ikke flere kommentarer lagt til i dokumentet når de faktisk relaterer seg til eksisterende kommentarer. Hvis dokumentene dine går gjennom flere runder med gjennomgang, tillater denne muligheten en sekundær eller endelig anmelder å utvide på kommentarene fra en opprinnelig anmelder. Eller det tillater en forfatter eller designer å klart svare på forslagene fra en redaktør.

Kollaps eller skjul kommentarer

Siden kommentarlisten kan bli ganske stor, kan du velge å kollapse alle kommentarer, slik at bare sidetallet de vises på, vises i kommentarlisten. For å gjøre det, klikk på minustegnet øverst til venstre i kommentarlisten. For å se alle kommentarene klikker du på knappen Utvid alle på samme sted.

For å skjule alle kommentarene i et dokument, klikk og hold Vis knappen på kommentaren verktøylinje og velg Skjul alle kommentarer. Du kan deretter bestemme hvilke kommentarer som er synlige basert på typen (for eksempel notat, linje eller kryss), korrekturleser (for eksempel DeShaun eller Mineko), status (for eksempel akseptert eller avvist) og kontrollert status (merket eller ukontrollert). Bruk disse filtreringsalternativene for å se bare de kommentarene som er relevante for deg.

Deling av kommentarer

Du kan dele kommentarene dine med andre korrekturlesere som har tilgang til samme PDF-dokument ved å følge disse trinnene:

1. Klikk på fanen Kommentarer på venstre side av dokumentvinduet.

Kommentarlisten vises.

2. Velg kommentaren du vil eksportere ved å klikke på den (Skift + klikk for flere valg).

3. Fra Alternativer-menyen på høyre side av kommentarlistevinduet, velg Eksporter valgte kommentarer.

Dialogboksen Eksporter kommentarer vises.

4. Bla til stedet du vil at kommentarene skal lagres og gi den lagrede filen et nytt navn.

Ved å følge disse trinnene oppretter du en fil som bare inneholder kommentarinformasjonen, og ikke hele PDF-filen. Du kan dele dette med korrekturlesere som har samme PDF-fil, og de kan velge Importer kommentarer fra Alternativer-menyen i Comments List-vinduet for å legge til kommentarene i dokumentet. Du kan bruke denne metoden for å unngå å måtte sende hele PDF-filer til de som allerede har dokumentet.

Sammendrag av kommentarer

Sammenligning av en liste over alle kommentarer fra en PDF-fil til et nytt, separat PDF-dokument ved å oppsummere kommentarene er også mulig i Acrobat.For å gjøre dette, følg disse trinnene:

1. Fra Alternativer-menyen i Comments List-vinduet, velg Oppsummer kommentarer.

Dialogboksen Sammendrag av opsjoner vises.

2. Opprett en oppføring av kommentarene med linjer som kobler dem til deres plasseringer på siden ved å velge den andre radioknappen fra toppen av listen.

I Inkluder-delen kan du velge å returnere kun de relevante kommentarene til forfatteren eller designeren til et dokument ved å sende bare kommentarene som vises.

3. Klikk på OK.