Tilgang 2013 Alt-i-ett til dummies Cheat Sheet - dummies

Av Alison Barrows, Joseph C. Stockman, Allen G. Taylor

Tilgang 2013 gjør det enkelt å administrere dataene dine, kombinere et visuelt grensesnitt med kraften i en relasjonsdatabase. Oppdag hvordan du organiserer data i tabeller, designformer og rapporter for redigering og presentasjon av informasjon, og opprett søk for å velge og kombinere informasjon. De neste trinnene er å skrive makroer og Visual Basic for Applications (VBA) -skript for å gjøre databasen smart, og bruke SharePoint til å publisere data på nettet.

Utforming av en relasjonsdatabase i Access 2013

Når du bruker et databaseprogram som Access 2013, kan du ikke bare begynne å skrive inn data. I stedet må du opprette en relasjonsdatabasedesign, og dele informasjonen din inn i en eller flere tabeller, som hver består av felt (som er som kolonnene i et regneark). Tabeller er forbundet med relasjonsforbindelser, hvor et felt i ett bord matcher (gjelder) et felt i et annet. Her er den generelle ideen:

Identifiser dataene dine.

Lag en liste over de mulige feltene (opplysninger), inkludert tekst, numerisk, dato, sann / falsk og andre typer data.
Eliminere overflødige felt.

Ikke lagre den samme informasjonen på mer enn ett sted. Hvis du kan regne ut ett felt fra et annet, lagrer du bare ett. (Lagre fødselsdato eller alder, men ikke begge, for eksempel.)
Organiser feltene i tabeller.

Grupper feltene dine i henhold til hva de beskriver slik at hver gruppe blir et bord. En ordreinngangsdata for en butikk kan ha ett bord for kunder, en for produkter og en for ordrer.
Legg til tabeller for koder og forkortelser.

Planlegg å inkludere en tabell med statlige navn og to bokstaver, og en tabell med alle andre kodeer eller forkortelser du planlegger å bruke i databasen. Du bruker disse tabellene til å lage rullegardinmenyer med verdier du kan velge når du legger inn poster.
Velg en primærnøkkel for hver tabell.

Primærnøkkelen er feltet som unikt identifiserer hver post i tabellen. Du kan fortelle Tilgang til å tildele et unikt ID-nummer til hver plate ved hjelp av et AutoNumber-felt.
Link tabellene.

Se hvilke tabeller som inneholder felt som samsvarer med felt i andre tabeller. I en ordreoppføringsdatabase må ordre-tabellen inneholde et felt som identifiserer kunden som har bestilt bestillingen - et felt som samsvarer med primærnøkkelfeltet i Kundebordet. De fleste forhold er en til mange , hvor en plate i ett bord kan matche mer enn én (eller nei) poster i et annet bord.

Tips for å velge felttyper i tilgang 2013

Når du designer en database i Access 2013, bestemmer du hvilken type hvert felt skal være. Tilgang gir 12 felttyper for deg å velge mellom. Velg felttype som best beskriver dataene du vil lagre i feltet, og som fungerer for den typen analyse du må bruke feltet. Her er tips om når du skal bruke hvilken type felt.

Feltype	Hva den holder
Kort tekst	Tekst opptil 255 tegn lang (inkludert mellomrom og tegnsetting). Bruk et tekstfelt, ikke et nummerfelt, for koder selv hvis de ser ut som numre, for eksempel telefonnumre, postnummer og andre postnumre.
Lang tekst	Tekst opptil 65, 536 tegn. Et langt tekstfelt kan inneholde Rich Text (formatert tekst), og du kan sette den til å legge til bare slik at den kan samle tekstnotater uten at brukeren kan slette det som allerede er der.
Nummer	Bare tall. Du kan bruke + eller - før tallet, som , vel som et desimalpunkt. Hvis du planlegger matematikk med et felt, bruk et tall eller valutafelt.
Valuta	Tall med et valutategn foran dem ($, & yen;, og så på).
AutoNumber	Numre unike for hver plate og tilordnet av Access når du legger til poster, starter ved 1. Bruk et AutoNumber-felt som primærnøkkel -feltet for de fleste tabeller.
Dato / Tid	Datoer, tider eller begge deler.
Hyperlink	Tekststreng formatert som en hyperkobling. (Hvis du klikker på lenken, tar den deg til siden.) Denne feltypen er spesielt nyttig hvis relatert informasjon er tilgjengelig på nettet.
Ja / Nei	Ja eller nei (en bestemt tilstand er eller ikke er i effekt) - eller andre toordssett, for eksempel True / False, On / Off, og mann / kvinne. Bruk et Ja / Nei-felt hvis du vil vise feltet som en avkrysningsboks på skjemaer.
Vedlegg	Lagrer en eller flere hele filer - bilder, lyd, Word dokumenter, til og med video - i ett vedleggsfelt.
Beregnet	Data opprettet med en formel. Bruk et Beregnet felt når en beregnet verdi vil bli brukt i mange spørringer, skjemaer og rapporter.

Handy Access 2013 Tastaturgenveier

Noen vil helst bruke tastaturet enn musen, og Access 2013 har mange hurtigtaster for disse personene. Følgende hurtigtastene er spesielt nyttige i Access 2013. Noen tastetrykk kan fungere hvor som helst i Access 2013; andre jobber bare i bestemte visninger, som nevnt.

Nøkkombinasjon	Handling
F1	Viser hjelpevinduet
Ctrl + F1	Skjuler eller viser båndet
F5	Går til posten med postnummeret du skriv
F6	Flytter fokus til et annet område i vinduet
F7	Kontrollerer stavemåten i det valgte objektet
F11	Skjuler eller viser navigasjonsruten
Del > Slett det valgte objektet	Alt + Enter
I designvisning viser egenskapene til det valgte	objektet Ctrl + C
Kopierer den valgte teksten eller objekter til utklippstavlen	Ctrl + F
Finnes tekst (med mulighet for å erstatte det) i åpent bord,	spørring, eller skjema Ctrl + N
Starter en ny database	Ctrl + O
Åpner en database	Ctrl + P
Skriver ut det valgte objektet	Ctrl + S
Lagrer det valgte objektet	Ctrl + V
Limer innholdet i utklippstavlen til det aktive vinduet	Ctrl + X
Sletter den valgte teksten eller objektet og lagrer den i	utklippstavlen Ctrl + Z
Gjenoppretter den siste handlingen som kan fortrykkes (vår al l-time	favoritt!) Ctrl +;
Typer dagens dato	Ctrl + "
Dupliserer oppføringen fra samme felt i forrige	plate Esc
Avbryter det du skriver.	Hemmeligheter for Access 2013 Database Design

Her er de fem budene i database design, enten du bruker Access 2013 eller et annet databaseprogram. En velfungerende database gjør dataene enklere.

Lagre informasjon der den tilhører, ikke hvor den vises.

Hvor du lagrer informasjon, har ingenting å gjøre med hvor det vises. I et regneark skriver du informasjon der du vil at den skal vises når du skriver ut regnearket, men databaser fungerer annerledes. I en database lagrer du informasjon i tabeller basert på strukturen av informasjonen. Et stykke informasjon kan vises i mange rapporter, men du lagrer det i bare ett felt i ett bord. Lagre informasjon som den egentlig eksisterer, ikke som du vil at den skal vises i en bestemt rapport.
Denne regelen er en følge av den første regelen. Hvis du vil at boktitler skal vises i alle store bokstaver (hovedbokstaver) i innkjøpsordrene, kan Access kapitalisere titlene for deg. Oppbevar boktitlene med riktig kapitalisering slik at du ikke står fast med å ha dem i alle caps på hver rapport. Tilgang har mange innebygde funksjoner som kan justere måten teksten, tallene og datoene er formatert på. Unngå søppel i, søppel ut (GIGO).
Hvis du ikke bry deg om å lage en god, fornuftig design for databasen din - og hvis du ikke er forsiktig med å skrive inn riktig, ren data - blir databasen din full av søppel. En velfungerende database er enklere å vedlikeholde enn en dårlig utformet, fordi hver del av informasjonen bare lagres én gang i et tydelig navngitt felt i et tydelig navngitt bord, med de riktige valideringsreglene på plass. Ja, det høres ut som mye arbeid, men å rydde opp en database med 10 000 feil poster er (forkjenning av underdrivelsen) enda mer arbeid. Skille dataene dine fra programmene dine.
Hvis du oppretter en database som skal deles med eller distribueres til andre, lagrer du alle tabellene i en database (bakenden) og alle de andre objektene i en annen database (forenden). Deretter kan du koble disse to databasene for å få alt til å fungere. Å skille tabellene fra alt annet strømlinjeformer hele rigmarolen for å oppdatere spørringer, skjemaer, rapporter og andre ting senere uten å forstyrre dataene i tabellene. Sikkerhetskopier tidlig og ofte.
Ok, dette tipset handler ikke om design, men det er for viktig å utelate: Lag en sikkerhetskopi av databasen hver dag. Med hell har kontoret ditt allerede et system med vanlige (trolig nattlige) sikkerhetskopier som inneholder databasen. Hvis ikke, ta en sikkerhetskopi av databasen din med jevne mellomrom, og gjerne ta en sikkerhetskopi før du gjør store endringer. Hold flere sikkerhetskopier, ikke bare den nyeste, hvis det tar litt tid å oppdage et problem. Finne riktig tilgang 2013-verktøy for å holde søppel ut

Hvis dataene som går inn i databasen din via tabeller og skjemaer, er søppel, vil eventuelle utdata eller analyser du gjør med spørringer og rapporter gi deg søppel også.Heldigvis tilbyr Access mange verktøy for å sikre at dataene som går i hvert felt, er dataene som skal gå i feltet. Du finner mange av verktøyene som holder søppel ut i tabelldesignvisning:

Datatype:

Bruk riktig datatype for å forhindre at data av feil type skrives inn. Feltstørrelse:
Denne egenskapen begrenser antall tegn. Hvis du vet at et felt aldri skal overstige fire tegn, for eksempel, angi feltstørrelse til 4. Format:
Denne egenskapen gjør at dataene ser riktig ut. Du kan for eksempel endre tekst til alle kapsler eller alle små bokstaver. Inndatamask:
En inngangsmaske begrenser informasjonen som er tillatt i et felt ved å angi hvilke tegn du kan skrive inn. Bruk en inngangsmaske når du vet hvilken form dataene skal ta - hvis et ordrenummer har to bokstaver etterfulgt av fire sifre, for eksempel. Telefonnumre og postnummer er andre eksempler på felt der innmaskingsmaskene er nyttige. Inndatamaskene fungerer med formatfeltegenskapen. Standardverdi:
Denne egenskapen definerer en verdi som vises som standard hvis ingen annen verdi er angitt. Standardverdien vises i feltet til en annen verdi er angitt. Felt eller post
Valideringsregel: Data må passere denne regelen før den er skrevet inn. Denne egenskapen fungerer med egenskapen Regel valideringstekst. Påkrevd:
Denne egenskapen angir at feltet må ha en verdi for å lagre posten. Når ingen verdi er oppgitt, oppretter ikke Access en ny post når Tab eller Enter er trykket, og Ny post-knappen er nedtonet. Tillat nulllengde:
Denne egenskapen angir om en nulllengdeoppføring som "" (sitater uten mellomrom mellom dem) er tillatt (kun for tekst-, lang tekst- og hyperkoblingsfelt). Et nulllengdefelt lar deg skille mellom informasjon som ikke eksisterer og en nullverdi (tom) som er ukjent eller ikke er angitt. Når dette alternativet er angitt, tillater det en nulllengdesnor i et obligatorisk felt. Du vil kanskje bruke en inngangsmaske for å gjøre et nulllengdefelt se annerledes ut enn en nullverdi når begge er tillatt. Indeksert:
Når du velger å indeksere et felt, kan du angi at det ikke er tillatt å kopiere to verdier i feltet. Denne egenskapen er også tilgjengelig fra databladvisning; Det er en avkrysningsboks på fanen Dataark i båndet. Oppslagsfelt:
Denne egenskapen lar brukeren velge en verdi for et felt som er lagret i et annet felt, og eliminerer dermed mange feilstavinger og standardiserer alternativene for feltet. Bruk Søkeveiviseren til å opprette et oppslagsfelt. Ved hjelp av Visual Basic for Applications effektivt i Access 2013

Når du automatiserer et Access 2013-databaseapplikasjon ved hjelp av Visual Basic for Applications (VBA), kan du gå seg vill med en tom side for å begynne å skrive kode. Hvor begynner du? Her følger noen enkle retningslinjer som følger med at du skal skrive VBA-kode som et pro:

Få hjelp.

Trykk F1 når som helst for å starte Microsoft Access-hjelp, der du kan se eksempler på VBA-kode.

Bruk objektbrowseren.
Objektbrowseren lar deg utforske egenskapene og metodene til objektene i VBA. I Visual Basic Editor velger du Vis, deretter Object Browser eller bare trykk F2.

Få mer hjelp.
Visst, de innebygde hjelpeverktøyene i VBA er fantastiske, men du kan også bruke favorittleseren din til å søke på Internett for å få hjelp til å skrive VBA-kode. Du kan til og med finne eksempler som du kan stjele - eller låne - for ditt eget prosjekt.

Håndter feilene dine.
Selv den mest perfekte programmereren kan ikke stoppe feilene, men han eller hun kan stoppe dem fra å bringe et program til slipehalt. Bruk VBAs innebygde feilhåndtering med feilmeldingen Gå til og Fortsett-setninger for å fange feil og endre programflyten, slik at programmene ikke frustrerer folkene som bruker dem.

Bruk funksjoner og delprosedyrer.
Bruk funksjoner og underprosedyrer for å håndtere oppgaver som skal utføres av ulike områder av programmet. Som en generell regel, hvis du finner deg selv å kopiere og lime inn kode fra et område av et program til et annet, kan du sette den koden i sin egen prosedyre.

Konverter makroer til VBA-kode.
Makrodesigneren i Access 2013 lar deg velge mellom lister over forhåndsdefinerte oppgaver for å automatisere applikasjonen din. Bygg en makro som gjør hva du vil, og konverter deretter den makroen til VBA-koden slik at du kan se hvordan det ville se ut hvis du hadde skrevet det fra grunnen av.

Deling av data med andre programmer fra Access 2013

Tilgang 2013 er et flott databaseprogram på egenhånd, men det spiller også bra med andre, slik at du kan vise og hente data fra flere andre programmer. Hvis et program støtter Visual Basic for Applications (VBA), kan du styre det fra Access. Her er en kort liste over applikasjoner som du kan ta kontroll over og dele data med:

Microsoft Excel:

Mange brukere av Excel ende opp med å bli involvert i Access fordi de trenger mer struktur for lagring av data. Noen av disse menneskene gjør ikke spranget for å få tilgang, men det er fortsatt et sterkt slips mellom Access og Excel. Du kan bruke et Excel-regneark som et bord i Access, eller ta full kontroll over et Excel-program fra VBA. Microsoft SQL Server:
SQL Server er som Access på steroider - i hvert fall fra bordet og spørringssynspunktet. Du kan flytte dataene dine fra Access til SQL Server for å forbedre hastigheten og ytelsen når du bruker store mengder data. Etter at dataene er i SQL Server, kan du bygge dine tilgangsskjemaer, rapporter, makroer og moduler for å bruke dataene fra SQL Server. Microsoft Word:
De fleste som bruker Access har også brukt Word. Enten du skriver et brev eller gjør en liste over oppgaver å gjøre, er Word hvor du kan brukes til å snu. Du kan også bruke Word som et rapporteringsverktøy, der du kan opprette bokmerker for å plassere data fra Access og noen andre - som kanskje ikke er kjent med Access - kan redigere andre opplysninger i Word-dokumentet. Microsoft SharePoint:
SharePoint er Microsofts visjon for deling og samarbeid med data på nettet.Fra Access 2013 kan du dele data med en SharePoint-server. Du kan til og med lage en egendefinert nettapp som lagrer Adgangstabeller, spørringer, skjemaer (som visninger) og makroer på en SharePoint 2013-server, og lar deg eller noen andre få tilgang til disse skjemaene på nettet - alt uten at Access 2013 er installert. Microsoft Outlook:
Outlook er mer enn bare et e-postverktøy; Det er også et kontaktstyringssystem. Du kan dele kontakt-, kalender- og oppgaveinformasjon med tilgangsprogrammet ditt, slik at du må skrive inn det på bare ett sted.