11 Ting å gjøre hvis ikke-online-kontoen din ikke balanserer i QuickBooks 2016 - dummies

Her er noen forslag til å forene en konto når du har problemer i QuickBooks. Hvis du sitter foran datamaskinen din, vri på hendene dine, prøv tipsene i denne delen:

• Pass på at du jobber med riktig konto. Lyder dumt, ikke sant? Hvis du har flere bankkontoer, er det imidlertid lett å slutte på feil konto. Så vær så snill og bekreft at du for eksempel forsøker å forene kontokontoen din på Mammoth International Bank ved å bruke Mammoth International Bank-kontoutskriften.

• Se etter transaksjoner som banken har registrert, men du har ikke. Gå gjennom kontoutskriften for å sikre at du registrerte hver transaksjon som banken din har registrert. Du kan enkelt overse kontantuttak, spesialavgifter eller serviceavgifter (for eksempel kostnader for sjekker eller bankboks), automatisk uttak, direkte innskudd og så videre.

  Hvis forskjellen er positiv - det vil si at banken mener at du har mindre penger enn du tror du burde ha - det kan hende du mangler en tilbaketrekkingstransaksjon. Hvis forskjellen er negativ, mangler du kanskje en innskuddstransaksjon.

• Se etter reverserte transaksjoner. Dette er vanskelig: Hvis du ved et uhell innfører en transaksjon bakover - et innskudd som en tilbaketrekking eller en tilbaketrekking som et innskudd - kontoen din ikke balanserer. Og feilen kan være vanskelig å finne. Avstemmingsvinduet viser alle de riktige transaksjonene, men et transaksjonsbeløp vises på feil liste. (Beløpet vises i Innskudd og Andre Kreditter-liste når det tilhører listen i sjekker og betalinger, eller omvendt.) Kontrollen du skrev til Acme Housewreckers for nedriving av din carport, vises i listen Innskudd og andre kredittkort, for eksempel.

• Se etter en transaksjon som er lik halvparten av forskjellen. En enkel måte å finne transaksjonen du har skrevet bakover - hvis du bare har en - er å se etter en transaksjon som er lik halvparten av uforsonlige forskjellen. Hvis forskjellen er $ 200, kan du for eksempel ha angitt et innskudd på $ 100 som en tilbaketrekking eller en tilbakebetaling på $ 100 som et innskudd.

• Se etter en transaksjon som er lik forskjellen. Dette er et åpenbart punkt: Hvis forskjellen mellom bankens poster og din er lik en av transaksjonene som er oppført i ditt register, kan du ha feilaktig merket transaksjonen som ryddet eller feil forlatt transaksjonen umarkert (vist som uklar).Kanskje det var for åpenbart. Naaaah.

• Sjekk om transponerte numre. Transponerte tall er flip-flopped sifre. For eksempel skriver du inn $ 45. 89 som $ 48. 59. Disse kalkunene forårsaker alltid hodepine for regnskapsførere og bokførere. Hvis du ser på tallene, er det ofte vanskelig å oppdage en feil fordi sifrene er de samme. For eksempel, når du sammenligner en sjekk beløp på $ 45. 89 i ditt register med en sjekk for $ 48. 59 vist på kontoutskriften, viser begge beløpene de samme tallene: 4, 5, 8 og 9. De viser bare dem i en annen rekkefølge.

  Transponerte tall er vanskelig å finne, men her er et triks som du kan prøve: Del forskjellen som vises i Avstemmingsvinduet med 9. Hvis resultatet er et jevnt antall dollar eller cent, er sjansene gode at du har en transponert nummer et sted.

• Bruk knappen Angi avvik. Dialogboksen som vises nedenfor inneholder en lokaliseringsavvik-knapp, som du kan klikke for å vise en annen dialogboks som skriver ut rapporter som kan hjelpe deg med å forene kontoen din. Spesielt lar dialogboksen deg se en rapport om endringer som er gjort i tidligere rydde transaksjoner (som ville være ganske mistenkelig bokføring og ville definitivt ødelegge avstemningen din).

  Det viser også en rapport som viser transaksjoner som er merket som ryddet under tidligere avstemminger, noe som kan være interessant fordi kanskje du feilaktig har markert en transaksjon som ryddet før den virkelig ble ryddet.

  

  Dialogboksen Begynnelse av forsoning.

• Har noen andre se over ditt arbeid. Denne ideen kan virke ganske åpenbar, men du vil bli overrasket over hvor ofte et annet par øyne kan finne noe du oversett. Spør en av dine medarbeidere eller ansatte (helst den ene personen som alltid synes å ha alt for mye ledig tid) for å se over alt for deg.

• Vær på utkikk etter flere feil. Hvis du finner en feil ved å bruke denne vaskerelisten, og du fortsatt har en forskjell, kan du begynne å sjekke øverst på listen igjen. Du kan for eksempel oppdage etter at du har funnet et transponert nummer som du har angitt en annen transaksjon bakover, eller feilaktig fjernet eller fjernet en transaksjon.

• Prøv igjen neste måned (og kanskje måneden etter det). Hvis forskjellen ikke er stor i forhold til størrelsen på bankkontoen din, kan du kanskje vente til neste måned og forsøke å forene kontoen din på nytt.

  Vurder følgende eksempel: I januar forener du kontoen din, og forskjellen er $ 24. 02. Så avstemmer du kontoen i februar, og forskjellen er $ 24. 02. Du forene kontoen i mars, og - overraskelse, overraskelse - forskjellen er fortsatt $ 24. 02. Hva skjer her?

  Vel, din startkontosaldo var sannsynligvis av med $ 24. 02. (Jo flere måneder du prøver å forene kontoen din og finne ut at du alltid er mystisk $ 24. 02 av, jo mer sannsynlig at denne typen feil skyldes.) Etter den andre eller tredje måneden har QuickBooks angitt en justering transaksjon på $ 24.02 er ganske rimelig, slik at kontoen din balanserer.

  Hvis du har forsøkt å forene kontoen din med QuickBooks før, kan det hende at arbeidet ditt ikke er feil. Feilen kan være (trommesrulle, vær så snill) bankens! Og i dette tilfellet bør du gjøre noe annet ….

• Kom deg inn i bilen, kjør til banken, og be om hjelp. Som et alternativ til den foregående ideen - som antar at bankens erklæring er riktig og at postene dine er feil - prøv denne ideen: Be banken å hjelpe deg med å forene kontoen. Hint at du tror feilen er trolig bankens, men på en veldig fin, hjertelig måte. Smil mye.

  Og en annen ting: Vær sikker på å spørre om hvilket produkt banken for øyeblikket annonserer i lobbyen (som oppfordrer de ansatte til å tro at du er interessert i det 180-måneders depositumet, noe som fører til at de blir ekstra- hyggelig mot deg).

  Generelt er bankens opptaksbestilling vanligvis ganske god. Likevel har banken din muligens gjort en feil, så be om hjelp. Sørg for å be om en forklaring på eventuelle transaksjoner du oppdager, bare ved å se dem på din kontoutskrift. Forresten, vil du sikkert betale for denne hjelpen.