Endre og skjule rapport seksjoner i ACT! 2007 - dummies

En ACT! Rapportrapportmal 2007 er delt inn i seksjoner med informasjon. Hver seksjon har en seksjonstitel som vises i rapportmalen, men vises ikke i selve rapporten. Du kan bestemme hvilke felt du vil vises i hver gitt del. En rapportmal består av fem hoveddeler; Du kan ikke slette eller endre rekkefølgen på seksjonene, men du kan skjule en del hvis du ikke vil at den skal vises i rapporten.

De fem hoveddelene er

• Rapport Header: Informasjon som vises øverst på første side av rapporten, for eksempel rapportens tittel og skaperen
• Sideoverskrift: Informasjon som vises øverst på hver side, for eksempel kolonneoverskrifter
• Detalj: Område som inneholder ett eller flere av kontakt- eller gruppefeltene
Detaljavsnittet er kjøtt og poteter i rapporten - der du finner relevant informasjon, for eksempel kontaktens navn, adresse og telefonnummer.

• Sidefotball: Informasjon som vises nederst på hver side i rapporten, for eksempel dato og sidetal

Du kan endre størrelsen på en seksjon for å gjøre rom for flere felt ved dra den horisontale grå linjen (som vises nederst i delen) lavere på malen.

Etter at du har falt med rapportmalen din og har den akkurat slik du vil ha den, ikke glem å endre størrelsen på hver seksjon tilbake til originalstørrelsen - eller lukk den så mye som mulig. Alle blanke områder i en seksjon vises som tomme områder i rapporten din!

Endre rapport seksjoner

De fleste av dere vil være ganske glade for å stole på de fem standard rapportene. Men fra tid til annen vil du kanskje bli litt mer avansert. Kanskje du vil liste hver av kontaktene dine alfabetisk etter etternavn, gruppert etter by. Du må opprette delseksjoner i rapporten for å oppnå dette. Ikke et problem; her er alt du trenger å gjøre:

1. I rapportdesigneren dobbeltklikker du på hvilken som helst seksjonsoverskrift.

Dialogboksen Definer seksjoner åpnes. Legg merke til at i tillegg til å legge til delseksjoner, kan du også velge noen andre alternativer:

• Sidebryt: Angir om du vil ha hver seksjon på et nytt ark eller starte en ny ark på slutten av en seksjon

• Skjul hvis tomt: Lukker opp et avsnitt hvis det ikke finnes noen informasjon i det

• Tillat seksjon å bryte over flere sider: Tillater at et langt avsnitt fortsetter på flere sider

2. Klikk på Legg til-knappen for å legge til en ny seksjon i rapporten.

Dialogboksen Velg et felt til gruppe etter åpnes.

3. Velg feltet du vil bruke til å gruppere rapporten, og klikk deretter OK.

4. Velg en stigende rekkefølge fra dialogboksen Definer seksjoner.

Når du har valgt feltet du vil gruppere med i trinn 3, returneres du til dialogboksen Definer seksjoner. Det nye underavsnittet er uthevet, og du kan angi om det nye underavsnittet vises i stigende eller synkende alfabetisk rekkefølge.

Når du har opprettet et nytt underavsnitt, kan du plassere så mange felt på det som du trenger.

Gjemmer en rapportavdeling

Det kan hende du må skjule et avsnitt. For eksempel, si at du vil ha en rapport som teller antall kontakter i hvert av ID / Status-feltene dine. Teoretisk, ACT! må liste alle kontaktene slik at de kan telles, men du vil virkelig ikke se alle disse kontaktene fordi du bare er interessert i å se totalt. Selv om du ikke kan fjerne noen av standard rapportmal-seksjoner, kan du gjemme dem, noe som gir deg det samme resultatet.

For å skjule en del

1. I Rapport Designer, åpne Egenskaper vinduet ved å velge Vis -> Egenskaper Vindu.

2. Velg navnet på delen du vil gjemme.

3. Klikk på Synlig egenskap i vinduet Egenskaper og endre deretter til Nei

Selv om du fortsatt kan se delen i rapportdesigneren, vises den ikke i dine ferdige rapporter.