Administrere kalenderen i Microsoft CRM-dummies

Ingrediensene som er avgjørende for kalenderstyring, inkluderer visning av eksisterende aktiviteter, innføring av nye aktiviteter, uunngåelig omlegging av aktiviteter og (forhåpentligvis) til slutt fullføre noen aktiviteter.

Vise kalenderen din

Du kan vise kalenderen din fra startsiden og fra arbeidsplassen din. Fra startsiden er visningen din begrenset til forfallsaktivitet, aktiviteter som forfaller i dag og aktiviteter som går i morgen. Kalenderen på arbeidsplassen har et større utvalg av visninger og er litt mer fleksibelt.

Vise hjemmekalenderen

Hjemmesiden kalenderen, som vist i Figur 1, viser i går, i dag og i morgen. Du kan justere måldatoen ved å klikke på kalenderikonet øverst i vinduet og velge en ny dato fra kalenderen som vises. Hvis du velger en annen dato, viser displayet bare Aktiviteter for den dagen - ingen forsinkede eller fremtidige aktiviteter.

Figur 1: Hjemmesiden kalenderen.

Du kan sortere alle de viste aktivitetene i en av de fire kolonnene i displayet. Hvis du klikker på kolonneoversikten, sorterer du alle aktivitetene dine. Å klikke på den kolonne tittelen virker som en byttebryter for sortering, går frem og tilbake fra stigende til synkende rekkefølge. Aktiviteter er sortert innen hver dags skjerm.

Kalenderen på arbeidsplassen

Selv om kalenderen Startsiden er trolig den første du ser på hver gang du starter Microsoft CRM, har arbeidsplasskalenderen flere visningsalternativer og er litt mer grafisk. Du kommer til arbeidsplasskalenderen ved å velge arbeidsplassområdet (et alternativ nederst på nesten alle skjermbilder) og deretter kalenderalternativet fra panelet til siden av hoveddisplayet. Når du har gjort disse valgene, kommer du til skjermen som vises i figur 2.

Figur 2: Arbeidskalenderen.

Arbeidskalenderen viser bare dine avtaler. Telefonsamtaler og oppgaver, for eksempel, vises i aktivitetslistevisningsnettverket. Du kommer dit ved å velge Aktiviteter fra sidefeltet på arbeidsplassen.

Du kan endre dato eller datoperiode for arbeidsplasskalenderen ved å velge datoer fra kalenderen øverst til høyre. Du kan også velge mellom tre visningsmoduser (måned, uke og dag) fra listen på høyre side av displayet.

Aktivitetslistevisningen

Hvis du virkelig vil vite hva som er på din agenda, er aktivitetslistevisningsnettverket stedet å gå. Du kommer dit ved å velge Aktiviteter fra Arbeidsplass-panelet til siden av hoveddisplayet.Dette er stedet hvor dagen skal begynne, og dette er vinduet der du bør leve mye av ditt profesjonelle liv.

Feltet Søk aktiviteter lar deg finne planlagte aktiviteter basert på aktivitetsfaget. Selv om du kan bruke den alfabetiske oppføringslinjen nederst i vinduet for å finne aktivitetsfag som begynner med et bestemt brev, er feltet Find aktivitet mer fleksibelt fordi du kan skrive inn påfølgende tegn, for eksempel flor , til finn aktivitetsfag som starter med Florida. Du kan også bruke det ville kortet, for å matche en hvilken som helst sekvens av tegn.

Du kan velge fra en av flere visninger. Ditt valg av en visning fungerer sammen med ditt valg av aktivitetsaktivitet. Disse visningene er:

• Mine aktiviteter: Dette er bare aktivitetene som er på din tidsplan. De inkluderer forfalt, nåværende og fremtidige aktiviteter.
• Åpne aktiviteter: Disse er alle åpne Aktiviteter, enten de tilhører noen andre eller bare for deg. Standardvisningen viser dessverre ikke til hvem de tilhører.
• Avsluttede aktiviteter: Dette er alle de ferdige aktivitetene systemet inneholder.
• Alle aktiviteter: Denne omfattende listen viser åpen og fullført aktiviteter uansett hvem de er.

Opprette avtaler for deg selv

Du kan opprette en avtale for deg selv direkte fra Hjemmesiden, som Microsoft online-hjelp foreslår. Denne metoden er rask, men …

Det kan hende du har problemer når du flipply godtar noen avtale uten å først sjekke kalenderen din. Du er alltid bedre å sjekke kalenderen din før du planlegger avtaler. Av den grunn bør du bruke en annen tilnærming til å planlegge dine avtaler når du arbeider online i Microsoft CRM.

en. Fra arbeidsplassen, velg kalenderalternativet fra panelet til venstre på displayet.

Din daglige, ukentlige eller månedlige kalender vises. Se gjennom timeplanen din her før du forplikter deg til en annen avtale eller aktivitet.

Kalenderen viser bare avtaler, ikke oppgaver eller telefonsamtaler. Hvis du vil unngå å planlegge to konferansesamtaler på samme tid, bør du vurdere å referere til aktivitetslistevisningen i stedet for kalendervisningen.

2. Velg Opprett en ny: Avtale fra nedre høyre side av vinduet.

Detaljeringsskjemaet, kalt kategorien Avtale, for inntasting av en ny avtale vises (som vist på figur 3).

Figur 3: Angi en ny avtale fra bunnen av.

Flere datastyper på fanen Avtale fortjener avklaring eller videreutvikling:

• Arrangør: Dette er personen som koordinerer aktiviteten. Det er ikke nødvendig at arrangøren selv er en av deltakerne. Dette er personen du klandrer når møtet er ødelagt.

• Deltakere: Deltakere kan være kontoer, kontakter, ledere eller brukere. En konto er et selskap, så det er uklart hva det betyr å ha et selskap i stedet for en person på et møte. Hvis en leder er et selskap, kommer det samme problemet opp.Den mer vanlige bruken av deltakerfeltet er å inkludere Kontakter (som er folk) og Brukere (som er personene i firmaet ditt). Det er vanlig å blande og matche deltakerstyper. Du bør sannsynligvis alltid ha minst en kontakt og en bruker.
• Emne: Teksten du legger inn i feltet Emne, avsluttes på kalendervisningen i samme linje som tidsperioden for aktiviteten. I ukentlig visning av kalenderen vil teksten vikle slik at du kan se hele teksten. I den daglige visningen kan teksten, hvis den er for lang, bli kuttet av.
• Starttid og sluttid : Hvis du ikke angir en start- og sluttid, spesielt for avtaler, vil de ikke bli vist i kalenderen din.
• Hendelse: Som standard er en hendelse aktiv i dag. Når du velger en All Day Event, har du ikke lenger muligheten til å velge bestemte tider. Du kan imidlertid angi datoene; og hvis sluttdatoen er forskjellig fra begynnelsesdatoen, har du opprettet en aktivitet som spenner over flere dager. Ferie er et godt eksempel på en hensiktsmessig bruk av hendelser.
• Merknader: Dette er et umerket tekstformat i fri form som til slutt vises på linjene like under tidsperioden og emnet i kalenderen.
• Angående: Dette feltet lar deg legge til en aktivitet i en eller flere poster. Disse postene kan være kontakter eller kontoer eller leder, for eksempel. Ved å knytte aktiviteten med mer enn en plate, kan du deretter se aktiviteten fra noen av disse postene.