Gjør skannede dokumenter søkbare og redigerbare - dummies

Når du skanner et dokument direkte til en PDF-fil, Acrobat fanger all tekst og grafikk på hver side som om de var alle bare ett stort grafisk bilde. Dette er bra så langt det går, bortsett fra at det ikke går veldig langt fordi du ikke kan redigere eller søke i PDF-dokumentet (fordi, for så vidt som Acrobat angår, inneholder dokumentet ingen tekst for å redigere eller søke, bare en humongøs grafikk). Det er der pluginprogrammet Paper Capture i Acrobat 5 for Windows kommer i bruk: Du kan bruke den til å lage en PDF som du bare kan søke eller både søke og redigere.

Av en eller annen ukjent årsak, ble noen av de første kopiene av Acrobat 5 for Windows sendt uten plugin for papiropptak. Hvis du finner ut at Verktøy-menyen i Acrobat 5 mangler elementet Papiropptak, må du laste ned og installere plugin for papiropptak fra Adobe-webområdet. Legg merke til at plugin-modulen for papiropptak har en grense på 50 sider. Hvis du trenger å behandle PDF-dokumenter på over 50 sider, må du se nærmere på å kjøpe Adobe Acrobat Capture, en fullversjon av plugin-modulen for papiropptak som kan håndtere lengre dokumenter.

For å bruke Papiropptak, er alt du trenger å gjøre, ved å velge Verktøy -> Papiropptak for å åpne dialogboksen Papiropptaksinmatning, velg siden eller sidene som skal behandles (Alle sider, Gjeldende Side, eller Fra side x til y ), og klikk deretter OK-knappen; Papiroppsamlingsverktøyet gjør resten. Når den behandler siden eller sidene i dokumentet du har oppgitt, holder en dialogboksen Papiroppfangingsplugin-innvarsel deg informert om fremdriften i å forberede og utføre sidegjenkjenning. Når Paper Capture er ferdig med å gjøre sidegjenkjenningen, forsvinner denne varslingsdialogboksen, og du kan deretter lagre endringene i PDF-dokumentet med Fil -> Lagre-kommandoen.

Når du gjør sidegjenkjennelsen i et PDF-dokument, kan du velge mellom følgende tre utgangsstilalternativer:

• formatert tekst og grafikk for å lage Tekst i PDF-dokumentet kan både redigeres og søkes. Velg denne innstillingen hvis du ikke bare vil kunne finne tekst i dokumentet, men også muligens redigere endringer i den.
• Søkbart bilde (Eksakt) for å gjøre teksten i PDF-dokumentet søkbar, men ikke redigerbar (dette er standardinnstillingen). Bruk denne innstillingen hvis du behandler et dokument som må søkes, men bør aldri redigeres på noen måte, for eksempel en henrettet kontrakt.
• Søkbart bilde (kompakt) for å gjøre teksten i PDF-dokumentet søkbar, men ikke redigerbar, og for å komprimere grafikken.Velg denne innstillingen hvis du behandler et dokument hvis tekst krever søk uten redigering, og det inneholder også et rettferdig antall grafiske bilder som trenger komprimering. Når du velger denne innstillingen, bruker Paper Capture JPEG-komprimering til fargebilder og ZIP-komprimering til svart-hvitt-bilder.

For å velge en annen utskriftsstilstilling, klikker du på Innstillinger-dialogboksen i dialogboksen Papiropptaksplugg for å åpne dialogboksen Innstillinger. Denne dialogboksen gjør det ikke bare mulig å velge en ny utgangsstil i lokalmenyen for PDF-utgangsstil, men også for å angi det primære språket som brukes i teksten i hovedmenyen for primær OCR-språk (OCR står for Optisk tegngjenkjenning, hvilken type programvare bruker Paper Capture til å gjenkjenne og konvertere tekst fanget som en grafikk til tekst som kan søges og redigeres).

Hvis PDF-dokumentet ditt inneholder grafiske bilder, kan du fortelle Papiropptak hvor mye du skal komprimere bildene ved å velge maksimal oppløsning i hurtigmenyen Nedtaksprøver. Denne menyen gir deg tre alternativer i tillegg til None (uten komprimering): Lav (300 dpi), Medium (150 dpi) og Høy (72 dpi). Alternativene Lav, Middels og Høy refererer til mengden komprimering som brukes på bildene, og verdiene 300, 150 og 72 dpi (punkter per tomme) refererer til deres oppløsning og dermed kvaliteten. Som alltid, jo høyere mengden komprimering, desto mindre er filstørrelsen og jo lavere bildekvalitet.

Etter å ha behandlet sidene i PDF-dokumentet med pluggen for papiropptak, bruk Find-funksjonen (Ctrl + F på Windows og Kommandotast + F på Mac) for å søke etter ord eller setninger i teksten for å bekrefte det kan søges. Hvis du brukte formatet Formatert tekst og grafikk ved å gjøre sidegjenkjenningen, kan du velge TouchUp Text Tool ved å klikke på knappen på redigeringsverktøylinjen eller ved å skrive T, og deretter klikke I-bjelkerpekeren i en linje med tekst til velg linjen med en avgrensningsboks for å bekrefte at du også kan redigere teksten. Husk alltid å bruke Fil -> Lagre for å lagre endringene som er gjort i dokumentet, ved å behandle med Papiropptak.