Hvordan du bruker Dokumenter-fanen i Salesforce - dummies

Før du legger til Salesforce Content, kan du lagre filer i Salesforce på Dokumenter-fanen. Selv om det ikke er så robust som innhold, er Dokumenter-fanen fortsatt tilgjengelig og nyttig på mange måter. For eksempel kan du være vert for bilder referert i e-postmaler, tilpassede apper, felt og til og med Force. com-nettsteder på fanen Dokumenter. Disse filene endres vanligvis ikke ofte og trenger ikke å samarbeide, så du kan fortsette å lagre dem ved å klikke på Dokumenter-fanen.

Du kan også tenke på Dokumenter-kategorien som et sted der systemadministratorer huser filer. Men hvis du trenger muligheten til å forhåndsvise filer, samarbeide på dem med Chatter, eller lagre større filer, hører disse filene i Salesforce Content.

Opprette mapper i dokumentbiblioteket

For å opprette en dokumentmappe må du først ha tillatelsen Administrer offentlige dokumenter. (Hvis du ikke er sikker på at du har det, kan du raskt finne ut om du kommer forbi trinn 1 i følgende liste. Hvis du ikke klarer å komme forbi trinn 1, spør administratoren din om hjelp.) For å fortsette, gå til Dokumenter-fanen og følg disse trinnene:

1. Klikk koblingen Opprett ny mappe under overskriften Dokumentmapper. En ny dokumentmappeside vises.
2. Skriv inn et navn for mappen i dokumentmappen.
3. Bruk rullegardinmenyen Public Folder Access for å velge tilgangsrettighetene.
4. Klikk på radioknappene for å velge hvem som skal ha tilgang til mappen.
5. Når du er ferdig, klikker du Lagre. Mappenavnsdokumenter-siden vises, og du kan begynne å legge til nye dokumenter i den nye mappen.

Legge til dokumenter

Før reps kan begynne å bruke dokumenter i Salesforce, må du eller noen i din bedrift først legge til dokumentene i dokumentbiblioteket.

Når du laster opp dokumenter, er filstørrelsen på en enkelt fil 5 MB. For noen selskaper kan dette være den gjennomsnittlige størrelsen på en PowerPoint-presentasjon eller en PDF-fil med grafikk, så planlegg deretter.

For å legge til et dokument og laste opp filen, logg inn på Salesforce og følg disse trinnene:

1. Klikk plustegnet øverst til høyre for fanene dine, og velg deretter Dokumenter. En Last opp ny dokumentside vises.
2. Skriv inn et navn for filen i feltet Document Name. Hvis du vil at dokumentnavnet skal være en eksakt samsvar med filnavnet, la dette feltet stå tomt. Etter at du har valgt filen, fyller filnavnet automatisk det tomme dokumentnavnet-feltet.
3. Bare velg Kun for intern bruk, hvis du vil at dette dokumentet skal være konfidensielt.Hvis du markerer denne avmerkingsboksen, endrer du ikke tilgang til dokumentet, men du flagger sluttbrukerne dine for ikke å sende filen utenfor bedriften.
4. Merk av for Bare tilgjengelig bilde hvis du laster opp et bilde som du sender i HTML-e-postmaler til folk som bør se det uten å måtte logge på Salesforce for å se det. For eksempel bør logoer eller brevhodefødder ha denne boksen valgt.
5. Bruk rullegardinlisten Mapp til å velge en mappe. Hvis du ennå ikke har opprettet den riktige mappen, eller du ikke har lese-skriv-tilgang til riktig mappe, kan du først lagre filen i mappen Personlige dokumenter og refile dokumentet senere.
6. Skriv inn en kort beskrivelse av dokumentet i feltet Beskrivelse.
7. Skriv inn søkeord i søkeord-feltet som vil hjelpe sluttbrukerne til å finne dokumentet. Salesforce tilbyr et søkedokumentsøkverktøy på Dokuments hjemmeside, så du bør velge søkeord som du tror at brukerne vil skrive inn. Hvis du for eksempel legger til en casestudie, kan du for eksempel legge inn søkeord som inneholder relevante produkter, kundenavn, utfordringer og så videre som selgere kan bruke til kryssreferanse.
8. Under Select the File-strek er standardknappen Enter the Path valgt som standard, så du må bare klikke Bla gjennom-knappen for å velge ønsket fil. Dialogboksen Velg dialogboksen vises.
9. Velg en fil fra mappene på datamaskinen din og klikk på Åpne. Dialogboksen lukkes, og dokumentbanen er angitt i feltet Fil til opplasting.
10. Når opplastingen er fullført, vises dokumentopptakssiden i Lagret modus med informasjon på dokumentet og en lenke for å vise dokumentet.

Bruke dokumenter

Når du har opprettet dokumenter i Salesforce, kan du bruke dem på ulike måter i løpet av din salg. Du kan søke etter dokumenter fra Dokuments hjemmeside eller bla gjennom dokumentmappene dine. Du kan utnytte et bilde som ble lastet opp fra Dokumenter-fanen, i e-postmaler. Hvis du er administrator, kan du også tilpasse logoen øverst til venstre i Salesforce med et opplastet bilde, så lenge det maksimalt er 20kB og 300 piksler bredt med 55 piksler høyt.