Hvordan du konfigurerer samtidig tilgang til flere brukere i QuickBooks 2011 - dummies

Noen ganger trenger du bare en enkelt datamaskin og en enkelt kopi av QuickBooks, selv om du har flere ansatte som bruker den. Imidlertid tillater QuickBooks samtidig bruk av QuickBooks-datafilen av flere brukere. For å gjøre dette, forutsigbart, må du først opprette flere brukere. konto i QuickBooks.

Når du har konfigurert flere kontoer, installerer du QuickBooks-programmet på andre personlige datamaskiner, og da antas at disse personlige datamaskinene alle kobler til et Windows-nettverk, kan du bruke de andre kopiene av QuickBooks for å få tilgang til QuickBooks-datafilen som er lagret på den første eller hoveddatamaskinen.

En vanlig innstilling der du kanskje vil ha flere QuickBooks-brukere, er for salgsrepresentanter i firmaet ditt som forbereder fakturaer eller utarbeider bud for kunder. I dette tilfellet vil du kanskje ha hver selger satt opp på QuickBooks. Vær imidlertid oppmerksom på at disse selgerne bare skal ha muligheten til å opprette en faktura eller kanskje lage og skrive ut et fakturaestimat.

Før QuickBooks vil godta flere samtidige brukere, må du fortelle QuickBooks at denne samtidig bruk er ok. Det er enkelt: Velg Fil → Bytt til Flerbrukermodus. Hvis du senere vil slå av denne flerbrukermodusen, velger du Arkiv → Bytt til Enkelt brukermodus.

QuickBooks støtter samtidig bruk av flere brukere gjennom en teknologi som heter record locking, som låser alle postene du jobber med, men ikke hele QuickBooks-datafilen. For eksempel, hvis du vil jobbe med firma A og en annen bruker ønsker å jobbe med firma B, er det greit. QuickBooks tillater det. Hva du og den andre brukeren ikke kan gjøre, er imidlertid arbeid på samme firma (selskap A eller B) samtidig. Dette vil bety at du jobber med samme kundeoppføring.

Du kan ikke installere samme kopi av QuickBooks på flere maskiner og har lovlig et QuickBooks-system med flere brukere. Du må kjøpe en kopi av QuickBooks for hver maskin som QuickBooks er installert på. Vær imidlertid oppmerksom på at Intuit selger noen versjoner av QuickBooks med flere brukere, der du faktisk kjøper fem lisenser i en boks med QuickBooks. (Enterprise-versjonen av QuickBooks støtter flere brukernettverk med opptil tretti samtidige brukere, mens de andre versjonene av QuickBooks støtter flere brukernettverk med opptil fem samtidige brukere.)