Slik setter du opp en QuickBooks 2015 jobb - dummies

I QuickBooks 2015 kan du spore fakturaer etter kunde eller kunde og jobb. Dette kan høres opp, men noen bedrifter fakturerer kunder (kanskje flere ganger) for bestemte jobber. Ta tilfelle av en underleverandør av konstruksjoner som gjør grunnarbeid for en håndfull byggherrer av eneboliger. Denne entreprenør underleverandøren fakturerer sannsynligvis sine kunder etter jobb, og han fakturerer hver kunde flere ganger for samme jobb.

Eksempelvis fakturerer han Poverty Rock Builders for stiftelsesjobben på 1113 Birch Street når han pusser foten og så igjen når han legger blokken. Ved 1028 Fairview tar samme grunnjobb mer enn en faktura også.

For å sette opp jobber for kunder må du først beskrive kundene. Følg deretter disse trinnene:

1. Velg kunder → Kunde senter.

   QuickBooks viser vinduet Kunde senter.

2. Høyreklikk på kunden du vil sette opp en jobb for, velg Legg til jobb fra kontekstmenyen som vises, og klikk på Legg til jobb-fanen.

   QuickBooks viser vinduet Nytt jobb. Du bruker dette vinduet til å beskrive jobben. En stor del av informasjonen i dette vinduet vises på fakturaen.

   

3. Legg til jobbnavn.

   Markøren er i tekstboksen Jobnavn. Skriv bare navnet på jobben eller prosjektet.

4. (Valgfritt) Hvis du sporer kundens saldo etter jobb, må du angi jobbens åpningsbalanse.

   Flytt markøren til Åpningsbalanse-tekstboksen og skriv inn det totale beløpet som kunden skylder på jobben du beskriver på konverteringsdatoen.

5. Skriv inn gjeldende dato i tekstboksen Asof.

6. Identifiser kunden.

   På sjansen for at du valgte feil kunde i trinn 2, ta en titt på rullegardinlisten Kunde. Betegner den den riktige kunden? Hvis ikke, aktiver rullegardinlisten og velg riktig kunde.

7. (Valgfritt) Gi kontakt og fyll inn annen relevant informasjon.

   Du kan skrive inn navnet på kontakten din og alternativ kontakt i tekstboksen Fullt navn. QuickBooks fyller i Kontakt-tekstboksen for deg. Du trenger sannsynligvis ikke å bli fortalt dette, men fyll ut tekstfeltene Telefon, Faks, Email og Nettsted, slik at du har den informasjonen tilgjengelig.

8. Angi jobbens faktureringsadresse.

   Du kan bruke tekstboksen Bill To til å angi kundens faktureringsadresse. Fordi sjansene er gode at faktureringsadressen er identisk med kundens faktureringsadresse, kopierer QuickBooks faktureringsadressen fra kundelisten.Men hvis det er nødvendig, gjør endringer.

9. Velg Send til adresse.

   Du kan bruke tekstboksen Send til å angi jobbens fraktadresse. Klikk på Kopier-knappen hvis fraktadressen er den samme som fakturaen som skal adresseres.

10. Klikk på Betalingsinnstillinger-fanen og beskriv kundens betalingsordninger.

    Ved hjelp av fanen Betalingsinnstillinger kan du for eksempel registrere et kontonummer og foretrukket betalingsmetode. Du kan angi kundens kredittgrense ved å bruke Kredittgrense-boksen. Og du kan lagre kredittkortbetalingsinformasjon for kunder som vil at du skal beholde kortnummeret på filen.

11. (Massivt valgfritt) Klikk på kategorien Tilleggsinformasjon og kategoriser jobben.

    Du kan bruke rullegardinlisten Kundetype for å gi jobbtypen. De eneste starttyper i standardlisten er Fra, Henvisning, Detaljhandel og Engros. Du kan opprette andre typer ved å velge Legg til ny i rullegardinlisten Kundetype (slik at QuickBooks viser dialogboksen Ny kundetype) og deretter fylle ut blankene.

12. (Valgfritt) Klikk på Jobinformasjon-fanen og legg til spesifikk jobbinformasjon.

    Du kan bruke rullegardinmenyen Jobstatus i fanen Jobinformasjon til å velge Ingen, Venter, Tildelt, Fremdrift, Lukket eller Ikke tildelt, som passer best. Startdato er åpenbart dagen du starter jobben. Som noen vet, er den planlagte enden og sluttdato ikke nødvendigvis den samme. Ikke fyll inn sluttdato før jobben er ferdig.

    Feltet Jobbeskrivelse kan inneholde nyttig informasjon du kan passe på en linje, og Jobbtypen er et ekstra felt du kan bruke. (Hvis du bruker dette feltet, kan du legge til en ny jobbtype ved å velge Legg til ny fra listen Job Type.)

    

13. Lagre jobbinformasjonen ved å klikke OK eller Neste.

    Når du er ferdig med å beskrive jobben, har du to alternativer: Du kan klikke OK for å legge jobben til listen og gå tilbake til vinduet Kunde senter, eller du kan klikke på Neste for å legge jobben til listen og holde den nye Job vindu på skjermen, slik at du kan legge til flere jobber.

Du kan redigere jobbinformasjon på samme måte som du redigerer kundeinformasjon. Vis kundesentervinduet ved å velge Kunde → Kunde senter. Når QuickBooks viser vinduet, dobbeltklikker du jobben og gjør endringene i vinduet Rediger jobb som vises.

Hvis du vil legge til et stort antall kunder eller jobber til kundenes liste samtidig, viser du kundesentervinduet, klikker på Ny kunde og jobb-knapp, og velger deretter alternativet Legg til flere kunder: jobber. QuickBooks viser Add / Edit Multiple List Entries regneark, som lar deg samle inn og redigere all den samme informasjonen som de vanlige kundene og jobber-vinduene gjør.

Du kan også inaktivere en ansatt fra listen din hvis det begynner å bli rotete med navn på ansatte som ikke lenger jobber for deg. Du bør vente med å deaktivere dem til etter at året er ferdig og W-2 skjemaene er skrevet ut.