Slik setter du opp QuickBooks 2014-leverandørlisten - dummies

På samme måte som du bruker en kundeliste i QuickBooks for å holde oversikt over alle dine kunder, bruker du en leverandørliste for å holde poster på leverandørene dine. Som en kundeliste kan en leverandørliste samle inn og ta opp informasjon, for eksempel leverandørens adresse, kontaktpersonen og så videre.

For å legge til en leverandør i leverandørlisten din, følg disse trinnene:

1Velg leverandøren → Leverandør senter.

Når du gjør det, viser QuickBooks vinduet Leverandør senter.

2Til å legge til en ny leverandør klikker du på Nyleverandør-knappen og velger deretter Ny leverandør fra rullegardinlisten.

QuickBooks viser vinduet New Vendor.

3Giv leverandøren et navn i leverandørnavn-boksen.

Som i tilfelle med kunden: Jobbliste, bruker du dette navnet til å referere til selgeren i QuickBooks. Av denne grunn er en forkortelse bra. Du vil bare ha noe lett å komme inn og lett å huske.

4 (Valgfritt) Hvis du betaler leverandøren din i en annen valuta enn din vanlige hjemvaluta, velger du den aktuelle valutaen fra rullegardinmenyen Valuta.

Hvis du fortalte QuickBooks at du jobber i flere valutaer - ville du ha gjort dette under EasyStep Intervju-oppsettprosessen - QuickBooks vil at du skal identifisere når du mottar regninger fra eller betale en leverandør i en annen valuta enn din hjemvaluta. (Merk: Figuren viser ikke rullegardinlisten Valuta fordi sporing av flere valutaer ikke er slått på.)

5 (Vanlig regel) Ignorer åpningsbalansen og som av felt.

Ikke gjør noe med åpningsbalansen og som av boksene. Folk som ikke vet bedre, bruker disse boksene til å legge inn åpningsbalansen skyldte en leverandør og datoen beløpet skyldes. Men dette skaper bare problemer senere. På et tidspunkt i fremtiden må denne fattige sjelens regnskapsfører finne og rette opp denne feilen.

Som når du legger til nye kunder, finnes det imidlertid et unntak fra den vanlige regelen.

Selv om den vanlige regelen er at du ikke vil angi en åpningsbalanse for en leverandør, har denne regelen et viktig unntak. Du registrerer din kontosaldo på konverteringsdatoen ved å sette en åpningsbalanse for hver leverandør fra konverteringsdatoen. Summen av disse åpningsbalansene er hva QuickBooks bruker for å bestemme din totale utestående betalingskonto på konverteringsdatoen.

6 Oppgi leverandøradresseinformasjonen.

Fanen Adressinformasjon forsyner en rekke enkle å forstå bokser som du bruker til å samle leverandørnavn og adresseinformasjon. Du angir, forutsigbart, leverandørens fulle navn i boksen Firmanavn.

Du kan klikke på Rediger-knappene på fanen Adresseinformasjon for å vise en annen dialogboks som heter dialogboksen Rediger adresseinformasjon, som lar deg skrive inn adressen i typisk gateadresse, by, stat og postnummerformat. Rediger knappene vises til høyre for blokkene Fakturert og sendt fra adresser.

7 Oppgi eventuell tilleggsinformasjon som er nødvendig.

Fanen Betalingsinnstillinger samler inn den mest relevante leverandørinformasjonen, inkludert kontonummer, kredittgrense og betalingsbetingelser, men hvis du klikker på Skattinnstillinger-fanen, fanen Kontoinnstillinger eller fanen Tilleggsinformasjon, viser QuickBooks en håndfull Andre bokser som du kan bruke til å samle inn og lagre informasjon:

Fanen Skatteinnstillinger lar deg samle leverandørens skatteidentifikasjonsnummer slik at du kan (som noen ganger kreves av føderale skatteregler) sende selgeren en skjema 1099 på slutten av år.

I fanen Kontoinnstillinger kan du angi hvilke kontoer QuickBooks skal bruke for å forhåndsfylle kontofelt når du legger inn en transaksjon for selgeren.

Tilleggsinfo-fanen lar deg kategorisere leverandøren etter type og lar deg også opprette andre egendefinerte felt.

Hvis du betaler en leverandør for første gang, er en god retningslinje å få sitt skatte-ID nummer. Hvis noen ikke vil gi deg sitt skatte-ID-nummer - og dermed gjøre det umulig for deg å rapportere utbetalinger som du gjør til ham - er det sannsynligvis et tegn på noe litt galt.

Hvis du klikker på Kontoinnstillinger-fanen (den fjerde kategorien som er tilgjengelig i vinduet Nyleverandør), viser QuickBooks bokser du kan bruke til å liste opp kontoene du vil at QuickBooks skal fylle ut automatisk når du registrerer en sjekk til noen leverandør eller når du tar opp en regning fra noen leverandør.

For eksempel hvis sjekken til utleier alltid betaler leiekostnader og verktøykostnader, kan du fortelle QuickBooks å prefill, ved hjelp av disse to kontoene hver gang du angir at du skriver en sjekk til eller registrerer en regning fra utleier.