Hvordan du setter opp en fast aktivitetsliste i QuickBooks 2015 - dummies

Hvis bedriften din eier mange ting med langvarig verdi, må du eller din regnskapsfører holde rede på elementene i QuickBooks. Hvis du trenger å spore elementene, kan du gjøre det ved å bruke listen Fixed Asset.

Legge til elementer på listen over faste eiendeler

Følg disse trinnene for å legge til et møbel, litt utstyr eller maskiner, eller et annet element med lang levetid til fastaktivitetslisten:

1. Velg Lister → Faste aktivitetsliste for å vise listen over faste eiendeler.

   QuickBooks viser vinduet Fast asset item list. I utgangspunktet, fordi du ennå ikke har lagt til noen eiendeler, viser listen ingen eiendeler.

   Har du eiendeler du allerede har kjøpt? Du kan redigere den opprinnelige kjøpstransaksjonen og legge til det faste aktivet til listen under redigering.

   

2. Fortell QuickBooks som du vil legge til et element i listen over faste aktiva.

   Klikk på elementknappen (nederst til venstre), og velg deretter Ny fra menyen som QuickBooks viser. QuickBooks viser vinduet Nytt element.

   

3. Navn aktivet.

   Gi aktiva et unikt navn. For eksempel kan du gi et møbel et navn som Læresofa, en datamaskin som et navn som HP Pavilion, og et kjøretøy et navn som '12 Chevy S20 Pickup.

4. Velg riktig anleggskonto.

   Velg den faste aktivakontoen der aktiva du beskriver, fra rullegardinlisten Assetkonto. En skinnsofa som brukes i ditt overdådige mottaksområde, kan for eksempel plasseres i en fast eiendomskonto for møbler og utstyr. En leveringsbil kan plasseres på en fast eiendomsregning for kjøretøy.

   QuickBooks, som du kanskje gjetter, leverer en mengde kontoer automatisk, men du kan ikke se kontoen du trenger eller vil ha i rullegardinlisten Asset Account. Du kan legge til en ny aktivakonto i fly ved å skrive inn et nytt kontonavn og trykke på Enter. Når QuickBooks ser at den faste aktivakontoen ennå ikke er konfigurert, ber det deg om å sette opp den nye faste aktivakontoen.

5. Beskriv kjøpsbetingelsene.

   Bruk kjøpsinformasjon-området til å beskrive elementet du kjøpte og kjøpsbetingelsene. For eksempel vil du angi om varen er ny eller brukt ved å velge enten Ny eller Brukt radioknapp. Du kan oppgi en kjøpsbeskrivelse, kjøpsdato, anskaffelseskost, og til og med identifisere leverandøren ved å bruke de andre, forklarende boksene i Kjøpsinformasjon-området.

6. (Valgfritt) Beskriv eiendelen nærmere.

   Asset Information-området nederst i vinduet Nytt element inneholder flere tekstbokser som du kan bruke til å beskrive aktiva.Området gir et humongous felt for å legge til en langvarig aktiv beskrivelse, for eksempel. Du har også felt du kan bruke til å identifisere aktivitetsstedet, det opprinnelige kjøpsordren (PO) nummeret, aktivets serienummer og garantiperioden.

   Hvis disse feltene ikke er tilstrekkelige, gir QuickBooks til og med et Notes-område som du kan bruke til å skrive en liten ode til eiendelen din eller registrere annen relevant informasjon om eiendelen.

7. Lagre varebeskrivelsen.

   Klikk på OK for å lagre den nye aktivitetsobjektbeskrivelsen samtidig og lukk vinduet Nytt element. Eller klikk på Neste for å lagre den nye aktivitetsobjektbeskrivelsen, men la vinduet Ny element vises.

Legge til faste eiendelelementer i fly

Du kan legge til elementer i listen over faste eiendeler, som beskrevet i de forrige avsnittene. Alternativt kan du legge til et element i listen over faste eiendeler når du registrerer regningen som registrerer leverandørfakturaen for aktiva eller når du registrerer sjekken som betaler leverandørfakturaen for aktiva.

Slik fungerer dette: Hvis du fortalte QuickBooks at du vil opprettholde en fast eiendomsliste, ber QuickBooks deg om å legge til en fast aktivpost når du kategoriserer eller debet en fast aktivakonto mens du skriver inn en regning eller registrerer en sjekk.

For å samle inn informasjonen som kreves for å konfigurere varen, viser QuickBooks det samme nye elementvinduet. Trinnene for å fylle inn vinduet Nytt element fungerer også når du legger til faste aktivitetselementer i fly.

Redigere elementer på listen over faste eiendeler

For å redigere en fast eiendelsobjekt - si at du har gjort en feil med å legge inn litt informasjon - følg disse trinnene:

1. Velg Lister → Liste over faste eiendeler.

   QuickBooks viser vinduet Fast asset item list.

2. Dobbeltklikk på elementet du vil redigere.

   QuickBooks viser vinduet Rediger element.

   

3. Oppdater aktivbeskrivelsen.

   Oppdater som nødvendig informasjonen som vises i Kjøpsinformasjon og Asset Information-områdene. Vær også oppmerksom på at hvis du vil registrere bortskaffelsen av et aktiv, kan du merke av for varen er solgt. Deretter aktiverer QuickBooks salgsinformasjonens tekstfelt. Du kan bruke disse til å identifisere salgsdato, pris og antall salgskostnader.

QuickBooks gjør ikke noen bokføring med kjøps- og / eller salgsinformasjonen som vises i vinduet Nytt element og Rediger element.

For eksempel legger QuickBooks ikke et aktiv i balansen fordi du har satt opp en fast eiendelsobjekt. Og QuickBooks vil ikke beregne gevinsten eller tapet på disposisjon av aktiva fordi du angir salgsinformasjon. Du må gjøre det selv - eller ha regnskapsfører det - ved å bruke enten standard QuickBooks-transaksjoner eller tradisjonelle journalposter.