Slik oppretter du en kundeliste i QuickBooks 2014 - dummies

En kundeliste i QuickBooks holder oversikt over alle dine kunder og kunden din. For eksempel holder kundelisten oversikt over faktureringsadresser og fraktadresser for kunder.

Følg disse trinnene for å legge til en kunde i kundelisten:

1Velg kunden → Kunde senter-kommandoen.

QuickBooks viser kundesenter-vinduet.

2Til å legge til en ny kunde klikker du på Ny kunde og jobb-knapp og velger deretter kommandoen Ny kunde.

QuickBooks viser vinduet Ny kunde.

3 Bruk boksen Kundenavn for å gi kunden et kort navn.

Du trenger ikke å skrive inn kundens fulle navn i boksen Kundenavn. Denne informasjonen kan gå i firmanavn-feltet, vist på fanen Adresseinformasjon. Du vil bare ha en forkortet versjon av kundenavnet du kan bruke til å referere til kunden i QuickBooks regnskapssystem.

4 (Valgfritt) Hvis du fakturerer kunden din i en annen valuta enn din vanlige boligvaluta, velger du den aktuelle valutaen fra rullegardinmenyen Valuta.

Hvis du fortalte QuickBooks at du jobber i flere valutaer - ville du ha gjort dette under EasyStep Intervju-oppsettprosessen - QuickBooks vil at du skal identifisere når du fakturerer en kunde og samler innbetalinger fra en kunde i en annen valuta enn din hjemvaluta.

(Merk: Valuta-rullegardinlisten vises ikke i figuren, fordi funksjonen for sporing av flere valutaer ikke er slått på.)

5 (Vanlig regel) Ignorer åpningen Balanse og som av bokser.

Du vil vanligvis ikke angi kundens åpningsbalanse ved å bruke boksene Åpningsbalanse og As of. Det er ikke den riktige måten å stille inn den nye kundefordringsbalansen din. Hvis du gjør dette, oppretter du i hovedsak debetdelen av en oppføring uten den tilsvarende kredittdelen.

Senere må du gå inn og legge inn galte, ferske journaloppføringer for å fikse ufullstendig bokføring. Men det finnes et unntak fra den vanlige regelen.

Selv om den vanlige regelen er at du ikke vil angi en åpningsbalanse for en kunde, har denne regelen et viktig unntak. Du registrerer kundefordringsbalansen din på konverteringsdatoen ved å sette en åpningsbalanse for hver kunde fra konverteringsdatoen. Summen av disse åpningsbalansene er hva QuickBooks bruker for å bestemme ditt totale kundefordringer på konverteringsdatoen.

6Bruk boksene på Adressinfo-fanen for å oppgi firmaets navn og kontaktinformasjon, inkludert kontaktnavn, telefonnumre, faksnumre, e-postadresser, fakturerings- og fraktadresser og så videre.

Skriv inn fornavn og etternavn i boksen Fullt navn, og telefonnumrene til kunden din går i boksene som er merket Hovedtelefon og Arbeidstelefon.

7Klikk på Betalingsinnstillinger-fanen for å vise settet av bokser som vises.

Du kan registrere kundens kontonummer, kredittgrense, betalingsbetingelser, foretrukket betaling og leveringsmetoder, og til og med kredittkortinformasjon.

8 (Valgfritt) Hvis du sporer salgsskatt, klikker du på Innkjøpsskattinnstillinger-fanen for å vise boksene du vil bruke til å identifisere denne kundens salgsskattesats.

Inntektsfortegnelsesfanen inneholder for eksempel en rullegardinliste for skattemelding som du bruker til å angi hvilken salgsavgiftskode som gjelder for denne kunden. Du kan også identifisere det faktiske varenummeret og eventuelt videresalgsnummeret.

9Supply litt mer informasjon om kunden.

Hvis du klikker på fanen Tilleggsinformasjon, viser QuickBooks flere andre bokser som du kan bruke til å samle inn og lagre kundeinformasjon. For eksempel kan du bruke rullegardinlisten Kundetype til å kategorisere en kunde som passer inn i en bestemt kundetype.

Og du kan bruke rullegardinlisten Rep for å identifisere kundens standard salgsrepresentant. Du kan også klikke på Definer feltene for å angi flere felt du vil samle inn og rapportere til kunden.

10 (Valgfritt) Klikk på Jobinformasjon-fanen for å beskrive kundejobben.

Fanen Jobinformasjon lar deg beskrive informasjon knyttet til en bestemt jobb som utføres for en kunde. Du bruker fanen Jobinfo hvis du ikke bare konfigurerer en kunde, men også oppretter en jobb for den kunden.

Når du er ferdig med å beskrive kunden, klikker du på Lagre og lukk eller Lagre og Ny for å lagre beskrivelsen.