Slik setter du opp regnskapsinnstillinger i QuickBooks 2010

Du kan angi hvordan QuickBooks 2010 fungerer for deg ved å angi innstillinger. Disse innstillingene har stor effekt på hvordan QuickBooks fungerer, og hvordan en bestemt bruker jobber med QuickBooks. Du kan manuelt endre regnskapsprinsippene ved å velge Rediger → Innstillinger. QuickBooks viser dialogboksen Innstillinger, hvorfra du kan få tilgang til alle preferansinnstillingene.

Fanen Selskapsinnstillinger gir følgende generelle regnskapsmuligheter, samt innstillinger for lukkedato:

• Bruk kontonummer: Gjør det mulig å legge inn et kontonummer for en transaksjon. Den tilhørende avkrysningsruten, Vis kun laveste underkonto, forteller QuickBooks å bare vise navn og kontonummer til en underkonto (hvis du bruker en) i stedet for hele arven på kontoen.

  Hvis du bruker mange nivåer av underkontoer, kan dette alternativet virkelig rydde opp visninger, noe som gjør det lettere å fortelle hvilken konto du ser på.

• Krev kontoer: Forteller QuickBooks at du må angi en konto for en transaksjon. Det er sannsynligvis ikke fornuftig å fjerne merket for Krev kontoene.

• Bruk klassesporing: Lar deg fortell QuickBooks som du vil bruke ikke bare kontoer for å spore din økonomiske informasjon, men også klasser. Klasser lar deg bare dele informasjon på kontonivå på en annen måte.

• Tilordne automatisk generell journalnummer: Forteller QuickBooks å tildele numre til de generelle journalpostene du skriver inn ved hjelp av kommandoen Make Journal Entry.

• Varsle når du legger inn en transaksjon til beholdt inntjening: Forteller QuickBooks å vise en advarsel når du eller noen andre forsøker å debitere eller kreditere den beholdte inntektskonto.

  Normalt vil du ikke direkte debitere eller kreditere den beholdte inntektskonto. Og bare dyktige regnskapsførere vil i alle tilfeller legge inn transaksjoner direkte i beholdt inntjening.

• Date Warnings: Fortell QuickBooks å advare deg når du eller noen andre inngår en transaksjon med en dato for langt i fortiden eller for langt inn i fremtiden. Hvis du markerer en av bokstavene Datovarsel, vil du også angi hvor mange dager som er for langt inn i fortiden eller for langt inn i fremtiden.

• Sluttdato: Lar deg identifisere en dato før QuickBooks datafil ikke kan endres. Med andre ord, hvis du angir sluttdato til 31. desember 2009, forteller du QuickBooks at du ikke vil ha noen endringer i QuickBooks datafil før denne datoen.Du kan også klikke på Set Password-knappen for å vise en dialogboks som lar deg opprette et passord, som kreves hvis noen vil legge til en gammel transaksjon eller endre en gammel transaksjon.

Tidligere versjoner av QuickBooks lar deg slå på og av en revisjonssporfunksjon ved å bruke fanen Firmainnstillinger i regnskapsprinsippene. Men siden 2007 gir QuickBooks et kontinuerlig revisjonsspor, slik at du ikke ser avkrysningsruten til revisjonsstien lenger. En revisjonsspor, forresten, holder bare en liste over hvem som gjør hvilke endringer i transaksjoner.