Slik setter du generelle regnskapsmuligheter i QuickBooks 2013 - dummies

QuickBooks 2013s selskapsinnstillinger-fanen inneholder følgende fem generelle boksekryssbokser, samt datovarsler og innstillinger for lukkedato. (Avmerkingsboksene er trolig selvforklarende for alle som har gjort litt regnskap med QuickBooks, men for nye QuickBooks-brukere, her er en kort beskrivelse av hva hver enkelt gjør.)

• Bruk kontonummer: The Merk av for Bruk kontonummer, hvis det er valgt, kan du legge inn et kontonummer for en transaksjon. Den tilhørende avkrysningsruten, Vis kun laveste underkonto, forteller QuickBooks å bare vise navnet og kontonummeret til en underkonto (hvis du bruker en) i stedet for hele arven på kontoen.

  Hvis du bruker mange nivåer av underkontoer, kan dette alternativet virkelig rydde opp visninger, noe som gjør det lettere å fortelle hvilken konto du ser på.

• Krev kontoer: Kryssningsregnskapet, hvis det er valgt, forteller QuickBooks at du må angi en konto for en transaksjon. Dette gir mening. Hvis du ikke bruker kontoer for å spore beløpene som går inn i og ut av virksomheten, gjør du egentlig ikke regnskap. Det ville aldri være fornuftig å fjerne merket for Krev kontoene.

• Bruk klassesporing for transaksjon: Merk av for Bruk klassesporing kan du fortelle QuickBooks du vil bruke ikke bare kontoer for å spore din økonomiske informasjon, men også klasser. Klasser lar deg dele informasjon på kontonivå på en annen måte. Dette høres komplisert, men det er egentlig ganske enkelt.

  Kontolisten lar deg for eksempel spore inntekter og utgifter etter kategorier av inntekter og kostnader. Du kan spore utgifter ved å bruke kategorier som lønn, leie og forsyninger. Klasser gir deg derfor en måte å spore denne informasjonen i en annen dimensjon på.

  For eksempel kan du dele lønnskostnadene i de lønnene som tilbys for to forskjellige steder av virksomheten din. En restauratør med to restauranter kan ønske å gjøre dette. Legg merke til at QuickBooks også gir en boks du kan sjekke for å indikere at QuickBooks skal be deg om å tildele klasser.

• Tilordne automatisk alminnelig journalnummer: Denne avkrysningsboksen forteller QuickBooks å tildele numre til de generelle journalpostene du skriver inn ved hjelp av kommandoen Make Journal Entry. Du vil legge merke til denne avmerkingsboksen. Generelle journalposter, forresten, skrives vanligvis inn av CPA eller din profesjonelle regnskapsfører.

• Advarsel når du legger inn en transaksjon til beholdt inntjening: Denne avkrysningsruten forteller QuickBooks å vise en advarsel når du eller noen andre forsøker å debitere eller kreditere sin beholdte inntektskonto.(Normalt vil du ikke direkte debitere eller kreditere den beholdte inntektskontoen, og kun dyktige regnskapsførere vil i alle tilfeller angi transaksjoner direkte inn i beholdt inntekt.)

• Dato Advarsler: Informasjonsbokstavene for datoer forteller QuickBooks til advare deg når du eller noen andre inngår en transaksjon med en dato for langt i fortiden eller for langt inn i fremtiden. Hvis du markerer en av bokstavene Datovarsler, vil du også angi hvor mange dager som er for langt inn i fortiden eller for langt inn i fremtiden.

• Innstillingsdato for sluttdato: I boksen Sluttdato kan du identifisere en dato før du ikke kan endre QuickBooks datafil. Med andre ord, hvis du angir sluttdato til 31. desember 2011, forteller du QuickBooks at du ikke vil ha noen endringer i QuickBooks-datafilen før denne datoen.

  Dette betyr at noen ikke kan endre en transaksjon som er datert før sluttdatoen uten å bli skummelt advarsel. Det betyr også at noen ikke kan gå inn i en transaksjon ved å bruke en dato før denne sluttdatoen.

  Du kan klikke på Set Date / Password-knappen for å vise en dialogboks som lar deg angi en sluttdato og opprette passordet som kreves når noen vil legge til en gammel transaksjon eller endre en gammel transaksjon.

Tidligere versjoner av QuickBooks lar deg også slå på og av en revisjonssporfunksjon ved å bruke fanen Firmainnstillinger i regnskapsprinsippene. Alle nyere versjoner av QuickBooks gir imidlertid en kontinuerlig revisjonsspor, , slik at du ikke lenger ser en boks for preferanse for Audit Trail.

En revisjonssti, forresten, holder bare en liste over hvem som gjør hvilke endringer i transaksjoner. Regnskapsførere, forutsigbart, kjærlighet revisjon stier. Auditspor gjør det mulig for noen, for eksempel CPA, å komme inn etter faktum og finne ut hvorfor en kontosaldo er hva den er.