Slik kjører du QuickBooks 2013 Setup - dummies

Etter at du har installert QuickBooks 2013-programmet, kan installeringsprogrammet starte QuickBooks automatisk og deretter åpne QuickBooks Setup for deg. Du kan også starte QuickBooks Setup ved å starte QuickBooks-programmet på samme måte som du starter et program på datamaskinen. Når du har åpnet det, velger du kommandoen Fil → Ny firma for å starte QuickBooks Setup.

De store QuickBooks 2013 Velkommen

La oss få din bedrift til å sette opp raskt skjermbilde av QuickBooks 2013 Setup vises når du velger kommandoen New Company. Skjermen gir litt generell informasjon om hvordan du setter opp et nytt selskap innen QuickBooks. Skjermen gir også koblinger - for eksempel lenken du kan klikke for å få hjelp fra en QuickBooks-sertifisert rådgiver.

(QuickBooks Pro Advisors, forresten, er folk som har testet QuickBooks og betalt omtrent $ 500 til Intuit for å få en kopi av QuickBooks og bli oppført på QuickBooks nettsted som QuickBooks Pro Advisors.) Du vil sikkert Les gjennom denne skjermens informasjon, men når du er klar til å begynne, klikker du på Express Start-knappen.

QuickBooks 2013 Express Start-metode

QuickBooks 2013 gir en akselerert versjon av QuickBooks installasjonsprosessen, som du kan bruke når du ikke vil tilpasse oppsettet.

Hvis du klikker på Express Start-knappen, samler QuickBooks litt informasjon om firmaet ditt, og bygger på den informasjonen en bedriftsfil som skal fungere for en bedrift som din.

Når du klikker på Express Start for å opprette firmafilen, ber QuickBooks deg om å beskrive de personer (kunder, leverandører og ansatte) du gjør forretninger med, elementene du selger, og bankkontoen din. Du gir disse beskrivelsene ved å gå gjennom en rekke skjermer og fylle inn skjermkasser og regneark.

QuickBooks 2013 Avansert oppsettmetode

Hvis du klikker på Advanced Setup-knappen, starter EasyStep Intervjuet som går gjennom en masse skjermer full av informasjon som gjør at du kan angi nærmere hvordan firmafilen som QuickBooks setter opp skal se.

For å flytte til neste skjermbilde i EasyStep Intervju, klikker du Neste. For å flytte til forrige skjerm, klikker du på Tilbake-knappen. Hvis du blir motløs og vil gi opp, kan du klikke på Lappen-knappen. Men prøv å ikke bli motløs.

Opprett bedriftsinformasjon i QuickBooks 2013

De første skjermbildene i EasyStep Intervju samler inn flere viktige deler av generell informasjon om virksomheten din, inkludert firmaets navn og firmaets juridiske navn, bedriftsadressen, din føderale skatte-ID tall, den første måneden i regnskapsåret (typisk januar), typen inntektsskatt som firmaet ditt bruker til å rapportere til IRS, og bransjen eller typen bedrift du opererer (detaljhandel, service og så videre).

Etter å ha samlet denne generelle bedriftsinformasjonen, oppretter QuickBooks firmaets datafil som lagrer firmaets økonomiske informasjon. QuickBooks foreslår et standardnavn eller en QuickBooks-datafil basert på firmanavnet. Alt du trenger å gjøre er å godta det foreslåtte navnet og den foreslåtte mappeplasseringen (med mindre du vil lagre datafilen i mappen Mine dokumenter, noe som ikke er en dårlig ide).

Tilpass QuickBooks 2013-oppsettet

Etter at QuickBooks samler generell bedriftsinformasjon nevnt i de foregående avsnittene, spør EasyStep Intervju deg noen svært spesifikke spørsmål om hvordan du driver din virksomhet slik at den kan angi QuickBooks-preferansene. Innstillinger slår på eller av ulike regnskapsfunksjoner i QuickBooks, og kontrollerer hvordan QuickBooks fungerer og ser ut. Her er en rekke spørsmål som EasyStep-intervjuet spør om å angi innstillinger for QuickBooks:

• Opprettholder firmaet beholdning?

• Vil du spore oppførelsen du kjøper og selger?

• Samler du salgsskatt fra kundene dine?

• Vil du bruke salgsordre til å spore kundeordrer og tilbake bestillinger?

• Vil du bruke QuickBooks for å hjelpe med lønnslønnen din?

• Trenger du å spore flere valutaer i QuickBooks fordi du håndterer kunder og leverandører i andre land, og disse menneskene har jevnlig hovmodighet til å betale eller fakturere deg i en annen valuta enn det landet ditt bruker?

• Vil du spore tiden du eller dine ansatte bruker på jobber eller prosjekter for kunder?

• Hvordan vil du håndtere regninger og betalinger (skriv inn sjekker direkte, eller skriv inn regningene først og betalingene senere)?

Still inn QuickBooks 2013 startdato

Kanskje den viktigste avgjørelsen du gjør når du setter opp et regnskapssystem, er dagen du begynner å bruke ditt nye system. Dette kalles konverteringsdato .

Vanligvis vil du begynne å bruke et regnskapssystem på den første dagen i året eller den første dagen i en ny måned. Du blir bedt om å identifisere startdatoen ved å bruke dialogboksen som vises.

Den enkleste tiden til å begynne å bruke et nytt regnskapssystem er i begynnelsen av året. Grunnen? Du kommer til å legge inn en enklere prøvebalanse. I begynnelsen av året, for eksempel, skriver du bare inn eiendel, ansvar og eierens egenkapitalregnskapsbalanser.

På annen måte innfører du også årlige inntekts- og årsregnskapsbalanser. Vanligvis har du denne årlige inntekts- og kostnadsinformasjonen bare tilgjengelig i begynnelsen av måneden. Av den grunn er den eneste andre mulige startdatoen du kan velge, starten på en måned.

I dette tilfellet får du årlige inntektsbeløp i slutten av forrige måned fra ditt tidligere regnskapssystem. For eksempel, hvis du har brukt Peachtree Accounting, få årlige inntekts- og kostnadsbeløp fra Peachtree.

Etter at du har oppgitt startdatoen, har du oppgitt grunnleggende bedriftsinformasjon; du har identifisert de fleste av dine regnskapsprinsipper og du har identifisert datoen du vil begynne å bruke QuickBooks på.Du er nesten ferdig.

Hvis du klikker på Avslap-knappen, forlater QuickBooks deg i QuickBooks-programmet, klar til å komme seg til arbeid. Imidlertid er EasyStep Interview-prosessen ikke tapt for alltid; For å komme tilbake til intervjuet, bare åpne filen du var i ferd med å sette opp. Når du gjør det, starter EasyStep-intervjuet på nytt.

Gjennomgå QuickBooks 2013 Oppsett foreslåtte kart over kontoer

På slutten av EasyStep Intervju, basert på informasjonen du oppgir om din type bransje og avkastningsskjemaet du legger inn med IRS, foreslår QuickBooks et startsett med kontoer, hvilke regnskapsførere kaller et diagram over kontoer. Disse kontoene er kategoriene du bruker til å spore inntekter, utgifter, eiendeler og eierandel.

Følgende figur viser skjermen som EasyStep Interviews viser for å vise deg disse kontoene.

Kontoer som QuickBooks merker med en sjekk, som skjermen forklarer, er de anbefalte kontoene. Og hvis du ikke gjør noe annet, er disse sjekket kontoene de du vil bruke (minst for å starte) i QuickBooks. Du kan imidlertid fjerne en foreslått konto ved å klikke på merket. QuickBooks fjerner merket, og det betyr at kontoen ikke vil være en del av det endelige kontoplanet.

Du kan også klikke på en konto for å legge til et merke og ha kontoen inkludert på startskjemaet for kontoer.

Du kan klikke på Gjenopprett anbefalinger-knappen nederst i listen for å gå tilbake til det første anbefalte diagrammet for kontoer (hvis du har gjort endringer som du senere bestemmer deg for ikke vil).

Når det foreslåtte kontoplanet ser bra ut, klikker du på Neste. Det er greit å bare akseptere hvilke QuickBooks foreslår fordi du kan endre kontoplanet senere.

Legg til informasjonen din i QuickBooks 2013 Setup Company-filen

Uansett om du bruker Express Start-metoden for å opprette en firmafil eller avansert metode / EasyStep Interview-metode, etter at du og QuickBooks har opprettet firmafilen, QuickBooks ber deg om å legge inn din egen informasjon til firmafilen.

Legg til kunder, leverandører og ansatte til QuickBooks 2013 Setup

For å beskrive kunder, leverandører og ansatte, klikk på den første Add-knappen. QuickBooks spør om det er mulig å få disse dataene fra et annet sted, for eksempel et e-postprogram eller en e-posttjeneste (Outlook, Gmail osv.), Eller hvis du bare vil legge inn informasjonen manuelt i et regneark.

Sannsynligvis kommer du til å skrive inn informasjonen manuelt, så klikk den knappen og klikk deretter Fortsett. Når QuickBooks viser et regnearkvindu som vist på figuren, skriver du inn hver kunde, leverandør eller ansatt i sin egen rad, og sørg for å inkludere både navn og adresseinformasjon.

Klikk Fortsett når du er ferdig. QuickBooks spør deretter om du vil legge inn åpningsbalanser (beløp du skylder eller skylder) for kunder og leverandører. Angi at du gjør det ved å klikke på Enter Open Balances-lenken og deretter legge inn åpne saldoer i skjermen som QuickBooks gir.

Skriv inn tjenester og varelager du selger i QuickBooks 2013 Oppsett

For å beskrive de produktene du selger, klikk på den andre Add-knappen. QuickBooks spør om ting du selger - for eksempel hvis du selger tjenester, hvis du selger vareobjekter, og om du vil spore slike varemerker du selger. Svar på disse spørsmålene ved å klikke på alternativknappen som passer til situasjonen din, og klikk deretter Fortsett.

Når QuickBooks viser et regnearkvindu, beskriv hvert element du selger i en egen regnearkrad. Pass på at du også beskriver eventuelle varelager du holder på den tiden du konverterer til QuickBooks. Klikk Fortsett når du er ferdig. Hvis du har mer enn én type vare du selger, må du gjenta denne prosessen for hver type gjenstand.

Oppgi bedriftsbankkontoer i QuickBooks 2013 Oppsett

For å beskrive bedriftens bankkonto (eller bankkontoer), klikk på den tredje Add-knappen. Når QuickBooks viser vinduet Legg til bankkontoer-regnearket (ikke vist), oppgi hver bankkonto navn, kontonummer og balanse på konverteringsdatoen. Når du er ferdig med å skrive inn denne informasjonen, klikker du Fortsett.