Slik registrerer du mottak av varer i QuickBooks 2014 - dummies

Når du mottar varer fra en leverandør, kan du ta opp kvitteringen i QuickBooks. Du gjør vanligvis dette når du vil ta opp kvitteringen til et element selv før du mottar en regning for varen. For eksempel, i enhver bedrift med lager, vil du vite nøyaktig hvor mye lager du har i lageret eller på butikk etasje.

Du vil ikke vente med å justere lagerregistrene dine for disse kjøpene før du mottar fakturaen fra selgeren. I dette scenariet registrerer du når du mottar varer.

For å registrere varekvitteringer, følg disse trinnene:

1. Velg kommandoen Leverandører → Motta varer.

   QuickBooks viser vinduet Create Item Receipts.

   

2. Velg leverandøren fra hvem du mottar varer fra leverandør-rullegardinlisten.

3. Velg eventuelle innkjøpsordrer du mottar varer fra.

   Hvis det finnes åpne innkjøpsordre for selgeren, viser QuickBooks en meldingskasse, og spør om du vil motta varer mot en av de åpne innkjøpsordrene. Hvis elementene du mottar er elementer du har satt opp i en innkjøpsordre, klikker du Ja.

   Når QuickBooks viser dialogboksen Åpne innkjøpsordre - dialogboksen viser bare åpne innkjøpsordrer - velg den som bestilte elementene du mottar nå, og klikk deretter OK. QuickBooks fyller ut elementet-fanen i vinduet Opprett varekvitteringer ved hjelp av informasjonen fra innkjøpsordren.

   Denne automatiske dataregistreringen av innkjøpsordreinformasjon bør spare deg tid hvis elementene du mottar kampelementer i innkjøpsordren.

4. Bekreft kvitteringsdatoen.

   Bruk feltet Date for å bekrefte mottaksdagen. Som med datafeltet på andre steder i QuickBooks, skriv inn datoen i mm / dd / yyyy format. Eller klikk på kalenderknappen som vises til høyre for datafeltet, og velg datoen fra popupkalenderen som QuickBooks viser.

5. Bruk Total-boksen til å identifisere totalverdien av mottatt ordre, hvis tilgjengelig.

   QuickBooks beregner denne summen for deg ved å legge til de enkelte elementskostnadene, så du kan vente til senere.

6. (Valgfritt) Skriv inn et referansenummer.

   Du kan bruke Ref. Nr. Felt for å gi et referansenummer. For eksempel vil du kanskje vise leverandørens bestillingsnummer.

7. (Valgfritt) Gi en beskrivelse i tekstboksen Memo.

8. Beskriv de mottatte elementene.

   Bruk fanen Elementer til å identifisere elementene du har mottatt. Fanen Elementer i vinduet Opprett varekvitteringer ligner og fungerer som fanen Element i Opprett innkjøpsordre-vinduet.

9. Beskriv eventuelle relaterte utgifter.

   Utgifter-fanen i vinduet Opprett varekvitteringer fungerer som Utgifter-fanen i skrivekontroller-vinduet.

10. Klikk på enten Lagre og Lukk eller Lagre og Ny for å lagre kvitteringselementet.

    Hvis du klikker Lagre og Lukk-knappen, lagrer QuickBooks varekvitteringsinformasjonen din og lukker vinduet Opprett varekvitteringer. Hvis du klikker Lagre og Ny, lagrer QuickBooks varekvitteringsinformasjonen og viser en ny, ren, ryddet versjon av vinduet Opprett varekvitteringer. Deretter kan du bruke vinduet til å beskrive kvitteringer for noe annet sett med elementer.