Slik registrerer du mottak av varer i QuickBooks 2012 - dummies

Når du mottar varer fra en leverandør, kan du registrere kvitteringen ved hjelp av QuickBooks 2012. Du gjør vanligvis dette når du vil ta opp kvitteringen til en vare selv før du mottar en regning for varen.

For eksempel, i enhver bedrift med lager, vil du vite nøyaktig hvor mye lager du har i lageret eller i butikkgulvet. Du vil ikke vente med å justere lagerregistrene dine for disse kjøpene før du mottar fakturaen fra selgeren. I dette scenariet registrerer du når du mottar varer.

For å registrere varekvitteringer, følg disse trinnene:

1. Velg kommandoen Leverandører → Motta varer.

   QuickBooks viser vinduet Create Item Receipts.

   

2. Velg leverandøren fra hvem du mottar varer fra leverandør-rullegardinlisten.

3. Velg noen P. O. s som du mottar varer på.

   Hvis det finnes åpne innkjøpsordre for selgeren, viser QuickBooks en meldingskasse. Meldingsboksen spør om du vil motta varer mot en av de åpne innkjøpsordrene. Hvis elementene du mottar, er elementer du har satt opp i en innkjøpsordre, klikker du Ja.

   Når QuickBooks viser dialogboksen Åpne innkjøpsordre - dialogboksen viser bare åpne innkjøpsordrer - velg den som bestilte elementene du mottar nå, og klikk deretter OK. QuickBooks fyller ut elementet-fanen i vinduet Opprett varekvitteringer ved hjelp av informasjonen fra innkjøpsordren.

   Denne automatiske dataregistreringen av innkjøpsordreinformasjon bør spare deg for tid hvis varene du mottar søkeord i kjøpsordren.

4. Bekreft kvitteringsdatoen.

   Bruk feltet Date for å bekrefte mottaksdagen. Som med datafeltet på andre steder i QuickBooks, skriv inn datoen i mm / dd / yyyy format. Du kan også klikke på kalenderknappen som vises til høyre for datafeltet og velge datoen fra popupkalenderen som QuickBooks viser.

5. Bruk Total-boksen til å identifisere totalverdien av mottatt ordre, hvis tilgjengelig.

   QuickBooks beregner denne summen for deg ved å legge opp de enkelte elementskostnadene, slik at du kan vente til senere.

6. (Valgfritt) Bruk et referansenummer.

   Du kan bruke Ref. Nr. Felt for å gi et referansenummer. For eksempel vil du kanskje vise leverandørens bestillingsnummer.

7. (Valgfritt) Gi en notatbeskrivelse.

8. Beskriv de mottatte elementene.

   Bruk fanen Elementer til å identifisere elementene du har mottatt. Fanen Elementer i vinduet Opprett varekvitteringer ligner og fungerer som fanen Element i Opprett innkjøpsordre-vinduet.

9. Beskriv eventuelle relaterte utgifter.

   Utgifter-fanen i vinduet Opprett varekvitteringer fungerer som Utgifter-fanen i skrivekontroller-vinduet.

10. Klikk på enten Lagre og Lukk eller Lagre og Ny for å lagre kvitteringselementet.

    Hvis du klikker Lagre og Lukk-knappen, lagrer QuickBooks varekvitteringsinformasjonen din og lukker vinduet Opprett varekvitteringer. Hvis du klikker Lagre og Ny, lagrer QuickBooks varekvitteringsinformasjonen og viser en ny, ren, ryddet versjon av vinduet Opprett varekvitteringer. Du kan deretter bruke vinduet til å beskrive kvitteringer for noe annet sett med elementer.