Når du har utarbeidet en faktura i QuickBooks 2016 - dummies

Når du har fullført alt forarbeidet, er det et snap å lage en faktura med QuickBooks 2016. Uten videre ado, kan du lage en faktura:

1. Vis vinduet Opprett fakturaer ved å velge Kunder → Opprett fakturaer.

   Vinduet Opprett fakturaer vises.

   

   Vinduet Opprett fakturaer.

2. Velg mal eller faktura skjemaet du vil bruke fra rullegardinlisten Maler i øverste høyre hjørne.

   Hvilken som vises som standard, avhenger av hva du fortalte QuickBooks om virksomheten din under QuickBooks Setup. Du kan også lage din egen.

3. Identifiser kunden og om nødvendig jobben ved å bruke rullegardinlisten Kunde: Job.

   Bla gjennom kunden: Job-rullegardinlisten til du ser kunden eller jobbnavnet du trenger; klikk deretter på den.

4. (Valgfritt) Tilordne en klasse til fakturaen.

   Hvis du bruker klasser for å spore utgifter og inntekt, aktiverer du rullegardinlisten Klasse og velger en passende klasse for fakturaen. Hvis du vil aktivere eller deaktivere denne handy måte å kategorisere transaksjoner på, velger du Rediger → Innstillinger, klikker Regnskap til venstre, klikker på fanen Selskapsinnstillinger, og merker av eller fjern merket for Bruk klassekursing.

5. Oppgi faktura dato.

   Trykk på Tab flere ganger for å flytte markøren til Dato-tekstboksen. Skriv deretter inn riktig dato i MM / DD / ÅÅÅÅ-format. Du kan også bruke følgende hemmelige koder for å endre datoen:

   • Trykk på + (plussymbolet) for å flytte datoen fremover en dag.

   • Trykk - (minus symbolet) for å flytte datoen tilbake en dag.

   • Trykk på T for å endre dato til dagens dato.

   • Trykk M for å endre datoen til den første dagen i måneden.

   • Trykk på H for å endre datoen til den siste dagen i måneden.

   • Trykk på Y for å endre datoen til den første dagen i året.

   • Trykk på R for å endre datoen til siste dag i året.

   Du kan også klikke på knappen på høyre side av datafeltet for å vise en liten kalender. For å velge en dato fra kalenderen, klikker du bare på datoen du vil ha.

6. (Valgfritt) Skriv inn et faktura nummer i tekstboksen Faktura #.

7. Rett fakturaen for å adressere, om nødvendig.

   QuickBooks tar tak i faktureringsadressen fra kundelisten.

8. Fest skipet for å adressere, om nødvendig.

   QuickBooks henter også leveringsadressen fra kundelisten.

9. (Valgfritt … slags) Oppgi kjøpsordrenummeret i tekstboksen P.O.-nummer.

   Hvis kunden utsteder innkjøpsordre (PO), oppgir du nummeret på innkjøpsordren som godkjenner dette kjøpet.

10. Angi betalingsbetingelsene ved å velge et alternativ fra rullegardinmenyen Vilkår.

11. (Valgfritt) Navn på salgsrepresentant.

    Hvis du vil spore salg fra salgsrepresentant, bruker du rullegardinlisten Rep. For å raskt legge til en salgsrepresentant, velg Legg til ny og bruk deretter de praktiske dandy-dialogboksene som QuickBooks viser. For å jobbe med salgsreplisten, velg Lister → Kunde- og leverandørprofillister → Salgsrepliste.

12. Angi leveringsdato hvis det er noe annet enn faktura dato.

13. Angi leveringsmetoden.

14. Angi FOB-punktet ved å bruke tekstfeltet F.O. B.

    FOB står for fri om bord. FOB-punktet er viktigere enn det som først virker fordi FOB-punktet bestemmer når overføring av eierskap skjer, hvem betaler frakt, og hvem bærer risikoen for skade på varene under frakt.

    Hvis en forsendelse er fri ombord på fraktpunktet, overtar eierskapet til varene som selges, til kjøperen så snart varene forlater selgerens fraktdokk. I dette tilfellet betaler kjøperen frakten og bærer risikoen for fraktskade.

    Hvis en forsendelse er fri ombord på destinasjonsstedet, overføres eierskapet til varene som selges, til kjøperen så snart varene ankommer på kjøperens fraktdokk. Selgeren betaler frakten og har risiko for fraktskade.

15. Skriv inn hvert element du selger.

    Flytt markøren til den første raden i Quantity / Item Code / Beskrivelse / Price Each / Amount / Tax List-boksen. Når du har flyttet markøren til en rad i listeboksen, endrer QuickBooks elementet Kodefelt til en rullegardinliste. Aktiver rullegardinlisten for elementkoden for den første tomme raden i listeboksen, og velg deretter elementet.

    Hvis du trenger andre elementer på fakturaen, bruk de gjenværende tomme radene i listeboksen for å skrive inn hver enkelt.

16. Skriv inn spesielle elementer som fakturaen skal inneholde.

    Hvis du vil beskrive noen av de spesielle elementene, aktiverer du rullegardinlisten Artikkelnummer på neste tomme rad og velger deretter det spesielle elementet.

    Hvis du vil inkludere et rabattelement og få det til å gjelde for flere elementer, må du holde et Subtotal-element på fakturaen etter varelageret eller andre elementer du vil rabattere. Deretter holder du et Rabatt-element direkte etter Subtotal-elementet. QuickBooks beregner rabatten som en prosentandel av den subtotale.

17. (Valgfritt) Legg til en kundemelding.

    Klikk i boksen Kundemelding, aktiver rullegardinlisten, og velg en smart kundemelding. For å legge til kundemeldinger i kundemeldingslisten, velg alternativet Legg til nytt og fyll inn dialogboksen som QuickBooks viser.

18. Angi salgsskatt.

    Hvis det ikke er riktig, flytter du markøren til Tax list-boksen, aktiverer rullegardinlisten og velger riktig salgsavgift.

19. (Virkelig valgfritt) Legg til et notat.

    Du kan legge til en notatbeskrivelse på fakturaen hvis du vil. Dette notatet skrives ikke ut på fakturaer - bare på Kundeerklæringen.

    

    Et fullført Create Faktura-vindu.

20. Hvis du vil forsinke utskrift av denne fakturaen, velger du avkrysningsboksen Skriv ut senere som vises med båndet på knapper og bokser over hoveddelen av vinduet Opprett fakturaer.

21. Lagre fakturaen ved å klikke på Lagre og Ny-knappen eller Lagre og lukk-knappen nederst i vinduet.

    QuickBooks lagrer fakturaen som er på skjermen.