Slik importerer og eksporterer du i Acrobat dummies

Selv om du noen ganger importerer og eksporterer filer til og fra Adobe Acrobat, er det først og fremst et verktøy for deling fullført dokumenter - du vil fullføre de fleste dokumentkonstruksjon og redigering i andre programmer, for eksempel InDesign eller Illustrator.

Importer inn i Acrobat

Du kan importere flere typer data til PDF-dokumenter, og du kan gjøre noen kreative ting når du også legger data i PDF-filer:

• Kommentarer: De mest nyttige og vanlige elementene som skal importeres til en Adobe PDF-fil, er kommentarer gjort ved hjelp av gjennomgangs- og oppgraderingsverktøyene fra Adobe Acrobat. Ved å importere kommentarer til en PDF-fil, kan du konsolidere forslag og legge inn fra flere anmeldere (personer som redigerer et dokument) i et enkelt dokument. Denne funksjonen bidrar til å konsolidere gjennomgangsprosessen når mange jobber med et enkelt dokument.

  For å importere andres kommentarer til en PDF, velg Kommentarer → Importer kommentarer. Hvis du vurderer et dokument, kan du også eksportere kun kommentarene i stedet for å sende dokumentets eier hele PDF-filen.

• Formdata: Du kan importere skjemadata til et PDF-dokument ved å velge Skjema → Administrer skjemadata → Importer data. Dataene du importerer kan genereres ved å eksportere skjemadataene fra et annet PDF-skjema, eller det kan komme fra en avgrenset tekstfil. Du kan da dele formdata mellom skjemaer eller fra en database.

• Forståede identiteter: Hvis du deler digitalt signerte filer eller sikrede filer med en annen Acrobat-bruker, kan du importere den offentlige versjonen av personens signaturfil i listen over klarerte brukere som du deler med filer. Hvis du vil importere en brukeres identitet, velger du Avansert → Administrer tillitsvalgte identiteter, og i dialogboksen Administrer tillitstegnede identifikasjoner som vises, klikker du på Legg til kontakter-knappen.

• Multimediefiler: Hvis du noen gang har hatt lyst til å legge til en film eller lydfil i PDF-dokumentene, har du lykke til.

  Ved å bruke verktøyet Lydverktøy eller Film kan du identifisere plasseringen på siden der du vil at filen skal vises, og deretter velge om du vil legge inn multimediefilen (kompatibel med Acrobat 6 eller nyere) eller opprette en kobling til fil (kompatibel med Acrobat 5 og tidligere).

• Knapper: Opprette knapper for å snu sider, skrive ut et dokument eller gå til et nettsted gjør PDF-filene enklere å bruke. Legge til egendefinerte knappbilder, for eksempel bilder av piler eller et skriverikon, gjør dokumentet ditt unikt.

  Bruk knappverktøyet til å opprette plasseringen til knappen og velg deretter den grafiske filen som skal brukes som bilde på knappen.Bildefilen du bruker må først konverteres til en PDF-grafikk.

• Preflight-informasjon: Hvis du oppretter en PDF-fil som skal sendes til en kommersiell skriver for reproduksjon, kan det være lurt å preflight filen for å sikre at den oppfyller spesifikasjonene og behovene til skriveren og har alle nødvendige ressurser (som fonter og bilder) som den trenger å skrive ut riktig.

  Hvis skriveren din har levert preflight-profil for Acrobat, kan du importere profilen for å sikre at Acrobat kontrollerer elementene skriveren har bedt om, for eksempel bestemte skrifttyper eller fargespesifikasjoner.

  Importer en preflight-profil ved å velge Avansert → Skriv ut produksjon → Preflight, og i Preflight-vinduet som åpnes, velg Valg → Importer Preflight Profile.

Eksporter Acrobat innhold

Acrobat lar deg eksportere bestemte deler av et PDF-dokument du jobber med. For eksempel kan du bruke skjemadata - data som er fylt ut i et skjema laget av tekstfelter og så videre - i en av filene dine.

Du kan eksportere disse dataene fra Acrobat og sende den på nettet, noe som er nyttig fordi PDF-dokumenter pleier å være ganske store for Internett. Derfor sendes bare en liten mengde formaterte data på nettet, ikke en stor PDF-fil.

Du kan også eksportere deler av et Acrobat-dokument som skal brukes i andre programmer. Du kan eksportere kommentarer i en PDF til en Microsoft Word-fil som ble brukt til å lage PDF-filen, ved å velge Kommentarer → Eksporter kommentarer til Word.

Du kan også eksportere kommentarer til en AutoCAD-fil (forutsatt at den ble brukt til å lage PDF-filen). I begge tilfeller trenger du originaldokumentet som ble brukt til å generere PDF-filen for å kunne importere kommentarene.

På samme måte kan du eksportere alle kommentarer fra en PDF-fil ved å velge Kommentarer → Eksporter kommentarer til datafil og deretter importere dem til en annen versjon av det samme dokumentet. Du kan bruke dette alternativet til å konsolidere kommentarer fra flere korrekturlesere eller overlegg kommentarer fra et utkast med en endelig versjon for å bekrefte at alle endringene ble fullført.