Hvordan du katalogiserer eksisterende uttrekk filer - dummies

Når du begynner å vurdere hva du skal gjøre om utdragsfiler og andre typer slags datalagringsmiljøer som finnes i organisasjonen din, må du finne dem - som du kanskje finner vanskelig, med tanke på den hjemmekostede naturen til disse miljøene.

Her er et hint: Følg rapportene. Gjennom gruppearbeid og individuelle møter, bestem og katalogiser rapportene som ansatte bruker i hele organisasjonen som du jobber med for å bygge et datalager. Noen av disse rapportene kommer sannsynligvis direkte fra produksjonsapplikasjonene, og deres respektive databaser og filer.

For øyeblikket, ikke bekymre deg for disse produksjonsapplikasjonsrapporter. (Hold styr på dem, fordi du kan bruke dem som et utmerket utgangspunkt for "hvilken data trenger vi?" Analyse, som bestemmer hva du vil sette i datalageret.) Andre rapporter kommer fra data hentet fra ett eller flere applikasjoner og lagret et sted. Disse rapportene er de som skal konsentrere seg om nå.

Bruk settet av rapporter som utgangspunkt, først avgjøre hvem som bruker dem og hvem som er ansvarlig for å generere dem. Du trenger å vite hvem som bruker de genererte rapportene fordi du kanskje finner ut at ingen bruker dem lenger. Bare ved å vurdere inventar av rapporter og deres nåværende utnyttelse, er du halvveis ferdig med å eliminere denne ikke-virkelig-bruk-funksjonaliteten fra datalagringsmiljøet (og administrere dets kompleksitet).

Når du forstår rapportbruksmønstrene, bli kjent med de som er ansvarlige for å generere rapportene. De er de som sannsynligvis kan fortelle deg hvor de får dataene, hvilke prosesser de bruker til å forberede og laste disse dataene før de kjører rapportene, og hvilke problemer og problemer de har med datatilgjengelighet og integritet.

Noen ganger kjenner ingen enkeltpersoner hele ende-til-ende-sekvensen av trinn som brukes til å trekke ut data, forberede og organisere dataene, og kjøre rapportene - spesielt når disse prosessene krysser organisasjonsgrenser. (For eksempel håndterer IT-organisasjonen den første utvinningen av dataene og en viss rudimentær kvalitetssikring, og bedriftsorganisasjonen håndterer sammenslåingsprosessene og kjører rapportene.)

I disse situasjonene får alle disse menneskene i samme rom for å diskutere og bli enige om hvordan ting fungerer. Du kan unngå å bruke mye tid på å spille "sa han, sa hun" med folk som ærlig talt forverrer deg med dine konstante spørsmål og forespørsler om møter.

Til slutt får du et komplett bilde av hvem som bruker hvilke data, hvem som er ansvarlig for å gjøre dataene tilgjengelige, og hva skjer bak kulissene for å få alt til å skje.

Ikke glem hvorfor delen av bildet - for hvilke forretningsmessige formål er det brukt ekstraktfiler. Du må finne ut denne informasjonen uansett, som en del av kravanalysen din. Mens du sjekker ut hva som skjer i dag, still spørsmål, mens du har brukerens oppmerksomhet, for eksempel:

• Hvorfor trenger du informasjonen i rapporten?

• Hvilke avgjørelser hjelper denne rapporten med å gjøre?

• Når du analyserer dataene i rapporten, hvem kommuniserer du funnene dine til?

Din linje med spørsmålet bør følge en tradisjonell forståelse av hva rapportens krav er. Å få en solid forståelse av disse spørsmålene på dette analysepunktet, sparer tid på lang sikt.