Slik bygger du feilkontroll i Excel Financial Model - dummies

Selv om du bare har begynt å modellere, er du sikkert klar over hvor lett det er å gjøre en feil i en økonomisk modell! Det finnes tre måter å unngå feil i en økonomisk modell:

• Unngå å gjøre feilene i utgangspunktet. I denne boken beskriver jeg flere teknikker du kan bruke for å unngå å gjøre feil i utgangspunktet, for eksempel å være i samsvar med formlene dine.
• Kontroller modellen for feil. Til tross for din beste innsats, kan feil uunngåelig gå gjennom, så sjekk, dobbeltklikk, og få noen andre til å sjekke modellen din når den er fullført.
• Inkluder feilkontroll. Når du bygger modellen, inkluderer feilkontrollene som forhindrer utilsiktede feil fra å gli inn i modellen på grunn av feil oppføringer eller brukerfeil.

Informasjonen her fokuserer på de to første punktene: teknikker for modellbygging for å redusere feil, samt måter å sjekke modellen for feil.

Feilkontroll er en kritisk del av en velbygd finansiell modell slik at brukeren eller modelleren kan se et øyeblikk hvis formlene beregner riktig. For eksempel, når du oppretter ledelsesrapporter, må du kontrollere at summen av hver enkelt avdelingens rapport legger til hele virksomheten. Dette kan gjøres ved å sette inn en enkel IF-funksjon, blant andre metoder.

I eksempelet som er vist her, er et kapitalbudsjett blitt bygget med estimerte utgifter i kolonne E. I kapitalutgiftsplanen som vises i kolonne F til Q, blir utgiftene spredt over hele året. Modelleren vet at den totale kapitaltilførselsbeløpet på $ 124, 700 vist i celle D17, burde være den samme som den totale kapitalplaneringsbeløpet som vises i celle R17, og hvis de to beløpene ikke er likte hverandre, beregner modellen ikke riktig. Så feilkontroll cellen E1 inneholder den svært enkle formelen = R17-D17.

En enkel feilkontroll.

Nedenfor kan du se at en bruker har angitt en feil verdi i celle E4. 20 februar er ikke en gyldig oppføring, fordi kapitalutnyttelsesplanen bare tillater datoer i løpet av 2019. Dette betyr at den finansielle modellen nedenfor er feil - brukeren har oppgitt $ 124 700 på investeringen i modellen, men bare $ 115, 700 har blitt allokert i løpet av året. Tallet som vises i celle E1 (9, 000) varsler brukeren om at det er et problem. Last ned fil 0401. xlsx og velg fanene merket 4-9 og 4-10 for å prøve å utløse denne feilkontrollen selv.

En feilkontroll utløst.

Denne feilkontrollen er veldig enkel og ganske diskret.For å gjøre det mer tydelig, kan du foretrekke å inkludere beskrivelsen "feilkontroll" ved siden av feilkontrollcellen i celle D1, noe som vil gjøre det mer tydelig for brukeren hva som har skjedd når feilkontrollen utløses.

Feilkontrollen vist ovenfor er en foretrukket metode for feilkontroll, fordi den er så enkel og rask å bygge. Fordi det returnerer en verdi i tilfelle en feil, kan det være litt for diskret for din smak - det er ikke nødvendigvis advarsel brukeren umiddelbart at en feil hadde blitt gjort. Imidlertid er det sikkert raskt og enkelt å følge, og av denne grunn er en ganske vanlig feilkontroll foretrukket av mange modellere.

Hvis du bruker denne typen feilkontroll, formater du den med Komma-stilen (funnet på Hjem-fanen i Numbers-gruppen) og fjern desimal og formater den med en rød skrift. På denne måten vil null ikke vise om det ikke er feil, og et rødt nummer vil vise om det oppstår en feil.

Alternativt kan du foretrekke den andre feilkontrollformelen som = D17 = R17, som returnerer verdien SANT hvis de er like eller FALSE hvis de ikke er. Denne metoden er imidlertid også underlagt en falsk feil.

Tillat toleranse for feil

= IF (D17R17, "feil", 0) er en overlegen feilkontroll, men nå og da kan det returnere et falskt feilresultat, selv om verdiene er de samme. Denne feilen i en feilkontroll skyldes at Excel har beregninger til 14 desimaler. Deretter avkortes verdien og kan forårsake en liten uoverensstemmelse, som vil rapportere en feil når den bare er 0. 00000000000001 av.

For å unngå dette potensielle problemet, kan du bruke en absolutt verdi formel, som vil tillate en toleranse for feil. = IF (ABS (D17-R17)> 1, "feil", 0) vil tillate verdiene å være av med $ 1 før den rapporterer en feil. Hvis du bruker ABS-funksjonen i Excel, vil dette ta absolutt verdien av resultatet, så det spiller ingen rolle om det er et positivt eller negativt nummer.

Det finnes mange variasjoner av denne formelen. Noen modellere foretrekker å vise ordet OK hvis tallene er riktige, og Sjekk hvis de ikke er.

Bruk betinget formatering til en feilkontroll

For å få feilen til å sjekke enda mer fremtredende for brukeren, bør du vurdere å bruke betinget formatering for å legge til en regel som gjør at hele cellen blir rød hvis feilkontrollen er utløst. Klikk på knappen Betinget formatering på fanen Startside i båndet, i stilen-gruppen. Deretter holder du musen over Highlight Cells Rule og velger Lik til.

Bruk av betinget formatering til en feilkontroll.

Når dialogboksen Lige til vises, skriver du inn ordet feil i formatceller som er lik linje, og klikker på OK. Som standard vil den slå cellen til Lysrød fyll med Dark Red Text, men du kan endre dette i rullegardinlisten.

Redigering av den betingede formateringsfargen.

Betinget formatering er populært ved feilkontroll fordi det gjør at feilkontrollen skiller seg ut når den har blitt utløst. Og med noe hell vil brukeren innse at det er en feil i den finansielle modellen.Betinget formatering er ikke begrenset til feilkontroll - det kan være nyttig for andre modeller der du vil tegne brukerens oppmerksomhet mot abnormiteter eller høydepunkter i beregningene.