Risikoen ved å bruke Excel for Financial Modeling - dummies

Finansielle modeller, som alle som arbeider mye med Excel, er veldig klar over de inneboende risikoene som er involvert. Ifølge en studie av Ray Panko, som er en ledende autoritet på regnearkspraksis, inneholder nesten 90 prosent av regneark feil.

Noen ledere behandler modeller som om de er i stand til å produsere svaret på alle forretningsbeslutninger og løse alle sine forretningsproblemer. Det er skremmende å se den blinde troen som mange ledere har i sine økonomiske modeller.

Finansiell modellering er svært viktig for bedrifter i dag. Tilliten til Excel-baserte finansielle modeller er så forankret i mange organisasjoners kultur, og praksis med å overføre "eldre modeller" til juniorpersonale som ikke forstår hvordan modellene fungerer, er en utbredt praksis. Modeller som har blitt brukt om og om igjen i mange år, sendes videre og gjenbrukes. Som konsulent har jeg sett denne gangen på nytt - brukeren forstår ikke hvordan modellen fungerer, men han er "ganske trygg", og det gir ham de riktige resultatene.

Ifølge både PwC og KPMG inneholder mer enn 90 prosent av bedriftsarkene materielle feil. Med tanke på viktigheten av regneark i virksomheten, er denne risikoen ikke en som skal tas lett. Den europeiske regnearkrisikoncernen (EuSpRIG) ble opprettet i 1999 bare for å løse problemer med regnearkets integritet. De undersøker og rapporterer om historier om regnearkskrekk, som inneholder de nyeste regnearkrelaterte feilene som rapporteres i media, og hvordan de kunne blitt unngått. De katastrofale konsekvensene av ukontrollert bruk av regneark er alltid forstyrrende, og gir noe grusom lesing.

Det er alltid litt skremmende når folk sier at de skal fortsette med et multimillion-dollar-prosjekt "på grunn av resultatene av den finansielle modellen. "Det er veldig enkelt å få en formel feil, eller for inntaksforutsetningene er bare noen få grunnpunkter, som alle kan ha en betydelig innvirkning på utgangen. Å klargjøre innsatsforutsetningene med bare noen få dollar på en eller annen måte, kan ha stor innvirkning på kontantstrøm, lønnsomhet og en rettferdig levedyktighet for et prosjekt!

Både formel og logikkfeil er veldig enkle å lage og utbrede i selskapsøkonomiske modeller. Som finansmodell bør du være årvåken på jakt etter feil mens du bygger modellen.

Selv om de store farene ved bruk av Excel er relatert til feilfeil, er det også et problem å nevne at kapasitetsproblemer og mangel på disiplin er relaterte.

Kapasitet

Før Excel 2007 var det maksimale antall rader Excel kunne håndtere, 65 000. Det kan virke som en del, spesielt hvis du bare har begynt med Excel, men det er ingensteds i nærheten nok. Den gjennomsnittlige Excel-brukeren vil regelmessig gå tom for rader og måtte ty til bruk av Microsoft Access eller holde data i flere arbeidsbøker for å lagre dataene. Min, hvordan ting har endret seg!

Fra Excel 2007 videre ble antall rader økt til over en million, noe som virket som en stor forbedring på den tiden. I denne alderen av store data er det likevel ganske enkelt å gå tom for rader, spesielt når du begynner å kjøre noen formler ned i kolonnen. Realistisk blir alt mer enn en halv million rader veldig sakte ved hjelp av vanlig Excel.

Mangelen på kapasitet i Excel kan fortsatt betraktes som en fare fordi, til tross for alle de nye evnene i Modern Excel, er mange av dem fortsatt under utvikling, og få mennesker bruker dem til full kapasitet ennå. For å håndtere størrelsesbegrensningene i Excel når du jobber med store mengder data, sparer folk fremdeles dataene i forskjellige biter, importerer og eksporterer fra Access eller andre databaser for å unngå å lagre data og slette arkiverte data, som alle er farlig praksis fordi de er utsatt for feil og er utrolig tidkrevende.

Manglende disiplin

Excel er et svært fleksibelt verktøy. Du kan ganske mye gjøre noe i Excel, men det betyr ikke at du burde! En av grunnene til at jeg elsker det så mye er mangelen på grenser eller restriksjoner. De fleste programvare tvinger deg til å bruke det på en bestemt måte, men Excel lar deg skrive alt i en hvilken som helst celle.

Nå, så fantastisk som det er å være uten grenser, er det også utrolig farlig og litt alarmerende. Du vet bare hvor mye skade som kan skje med en feil finansmodell, og det faktum at det ikke er noen kontroller og balanser - unntatt hva du som modelleren har satt inn i det - er et skremmende prospekt.

Mange av de beste metodene for økonomisk modellering er opprettet med det formål å bekjempe denne mangelen på disiplin i økonomiske modeller. Feil sjekker, formatering og regler om modelloppsett, design og struktur er alle designet for å sette noen grenser rundt en modell, som uten dem blir et farlig verktøy i feil hender.