Konvertere Word eller Excel-filer til PDF-dummies

Adobe Acrobat Creative Suite 5 inneholder verktøy som gjør det enkelt å konvertere Microsoft Word og Excel-filer til PDF. Når du installerer Acrobat på datamaskinen, ser det etter Microsoft Office-programmer. Hvis Acrobat lokaliserer Word, Excel, PowerPoint eller Outlook, installerer det et tilleggsprogram - PDF Maker - til disse programmene som hjelper til med å konvertere Microsoft Office-dokumenter til PDF med ett enkelt klikk.

Selv om Microsoft Word og Excel er utbredt standarder på mange bedriftskomponenter, er de ikke alltid det beste valget for distribusjon av dokumenter.

Formatering av Microsoft Word-dokumenter og Excel-regneark endres avhengig av skriftene som er tilgjengelige på brukernes datamaskin eller til og med skriveren de skriver ut, mens PDF-filer kan holde filen jevn på ulike datatyper.

I tillegg kan Microsoft Word og Excel-filer enkelt redigeres, og brukere kan også kopiere og trekke ut informasjon fra disse filene med få begrensninger, mens PDF-filer er vanskeligere å kopiere fra, og de kan sikres med robuste sikkerhetsalternativer.

Konvertere et Word- eller Excel-fil til en PDF-fil overvinter disse begrensningene og er ganske grei. Velg mellom to metoder:

• Kontroller at dokumentet du vil konvertere til en PDF-fil, er åpent, og klikk deretter Opprett PDF-knappen i hovedverktøylinjen for å konvertere dokumentet.

• Med Office 2003 eller tidligere, velg Adobe PDF → Konverter til Adobe PDF.

Uansett hvilken metode du velger, må du angi plasseringen av PDF-filen som er opprettet og navnet på filen, med mindre du har endret PDF Maker-innstillingene.

I Office 2007 klikker du på Innstillinger-knappen i kategorien Acrobat, eller med tidligere versjoner av Office velger du Acrobat → Endre konverteringsinnstillinger. I dialogboksen Adobe PDF Maker fjerner du alternativet Spør om PDF-filnavn, slik at PDF-filer genereres i ett trinn uten å legge inn PDF-filnavnet.

Du kan legge til funksjonalitet i PDF-dokumentene du lager. Klikk på kategorien Preferanse hvis du jobber i Office 2007 eller velg Acrobat → Endre konverteringsinnstillinger i tidligere versjoner av Office. I dialogboksen som vises, vurderer du følgende innstillinger:

• Vedlegg kildefil : Forårsaker at det originale Office-dokumentet blir innebygd i PDF-filen som et vedlegg. Når PDF-filen distribueres, er den opprinnelige kildefilen inkludert i PDF-filen.

• Opprett bokmerker : Legger til interaktive bokmerker som gjør det enkelt å navigere PDF-filen.Bokmerker legges til basert på Microsoft Word-stiler, for eksempel tekst som er utformet som Overskrift 1. Bokmerkene vises i bokmerkingspanelet når du viser PDF-filen.

• Legg til koblinger : Konverterer automatisk Word-linker, for eksempel webadresser, til PDF-koblinger som du kan bruke når du ser filen i Acrobat eller Adobe Reader. I dialogboksen PDF Maker preferanser klikker du på fanen Word for å få tilgang til flere koblingsalternativer som kan bygges inn i PDF-filer opprettet fra Word.