Bygge Excel-pivottabeller for salgsprognoser - dummies

Anta at du har en basislinje av salgsdata og er klar til å lage et Excel-pivottabell og gruppere datafeltet for å prognostisere salget. Hva nå?

Anta at ditt bord ser ut som det følgende bildet.

Tabellen viser salg etter dato og av salgsrepresentant.

Problemet er at du ikke trenger å forutsi salg av salgsrepresentant. Og du trenger ikke å forutsi salg om dagen. I dette tilfellet er hele ideen å prognose salg for måned. Bedriften kunne ikke bry seg mindre hvem som gjorde salget, eller på hvilken dag. De vil ikke vite hvor mye George Smith solgte 24. februar. De vil at du skal fortelle dem hvor mye salget ditt vil selge i januar 2017. For det trenger du ikke daglig salgsinformasjon, og du trenger ikke selger data.

Du må vite månedlige totalsummer. Med den informasjonen kan du generere en prognose som er rasjonell og troverdig. Du får månedlige totals, men først må du bygge pivottabellen.

1. Klikk på en av cellene i tabellen.

   Når Excel lager pivottabellen, trenger den å vite hvor du skal finne tabellen som inneholder rådataene. Hvis du starter med å velge en celle i den tabellen, plasserer Excel sine grenser for deg.

2. Gå til båndets Sett inn-fan og klikk på pivottabellikonet i tabellen-gruppen.

   Dialogboksen som vises her vises.

   

   Her forteller du Excel hvordan du finner de grunnleggende dataene. I dette tilfellet er dataene dine allerede på regnearket, i form av en Excel-tabell.
3. Velg alternativknappen Eksisterende regneark hvis du vil at pivottabellen skal vises på samme regneark som tabellen.

   Spesielt under den første utviklingen, er det nyttig å holde rådataene og svingbordet på samme regneark.

4. Klikk i redigeringsboksen Lokalreferanse, og klikk deretter et regnearkcelle til høyre for eller under bordet. Klikk på OK. Regnearket ditt vil ligne det som vises her.

   

   Fullfør definere pivottabellen med pivottabellfeltet.

   Når Excel lager pivottabellen, bygger den den til høyre og ned fra cellen du velger. Hvis du starter pivottabellen til venstre for eller over listen, vil Excel spørre deg om du virkelig vil overskrive disse cellene.

5. Klikk og dra salgsdatafeltet fra feltet Felt til feltet Rader.

   Avhengig av hvilken versjon av Excel du kjører, kan Excel legge til et Måned-felt sammen med salgsdato til radene. I så fall ser du salgsmåneden på regnearket som det nye pivottabellets radfelt.

6. Klikk og dra salgsinntektsfeltet fra feltet Felt til området Σ Verdier.

Du har nå et pivottabell som viser en basislinje av salgsinntekter innen salgsdato. Det bør se ut som pivottabellen vist her.

Du kan vise individuelle dager ved å klikke på utvidelsesboksen ved siden av et hvilket som helst månedens navn.

Excel kan automatisk sette måned inn i pivottabellens rader. Hvis du ikke vil ha det der, klikker du bare på Måned i feltet RowTable Fields Rows og drar Måned tilbake til feltet Felt.

I mellomtiden er det vanligvis en god ide å formatere feltet Values ​​riktig. Her bruker det valuta-formatet. Her er trinnene:

1. Med PivotTable Fields-vinduet synlig, klikk på rullegardinpilen ved siden av Summen av salgsinntekter i området Σ Values.
2. Velg Verdifeltinnstillinger fra hurtigmenyen.
3. Klikk på Nummerformat-knappen.
4. Velg valutaformatet.
5. Juster antall desimaler.
6. Klikk OK for å gå tilbake til dialogboksen Verdifeltinnstillinger, og klikk OK igjen for å gå tilbake til regnearket.

Hvis du bruker Excel 2016, som gir automatisk tidsgruppering, skal pivottabellen nå vises som vist her. Ellers vil radene gjenspeile periodene som brukes i pivottabellens datakilde. Hvis du fortsatt ser individuelle datoer, for eksempel i stedet for måneder, kan du se neste avsnitt for informasjon om å ordne individuelle datoer i lengre perioder.

Feltet for salgsinntekter er nå formatert som valuta.