Bruk topp / bunnregler i Excel Dashboards og rapporter - dummies

Med betinget formatering kan du forbedre rapportene og oversikten dine i Excel. Formateringsscenariene under kategorien Top / Bottom Rules, som vises i denne figuren, lar deg markere de cellene som har verdier som oppfyller en gitt terskel.

Som i Highlight Cells-reglene virker disse scenariene som uttalelser - det betyr at hvis tilstanden er oppfylt, er cellen formatert, og hvis tilstanden ikke er oppfylt, forblir cellen uberørt.

Her er en oversikt over hvert scenario under kategorien Top / Bottom Rules:

• Topp 10 elementer: Selv om navnet ikke antyder det, kan dette scenarioet spesifisere noen antall celler for å markere basert på individuelle celleverdier (ikke bare ti). Du kan for eksempel markere de fem øverste cellene, hvis verdier er blant de fem største tallene for alle de valgte cellene.

• Topp 10%: Dette scenariet ligner scenen Top 10 Items: Bare de valgte cellene blir vurdert på prosentvis basis. Igjen, la ikke navnet falle deg; prosentvis utvalg må ikke være ti. For eksempel kan du markere cellene hvis verdier utgjør de øverste 20% av de totale verdiene for alle de valgte cellene.

• Bunn 10 elementer: Dette scenariet lar deg spesifisere antall celler for å markere basert på de laveste individuelle celleverdiene. Igjen, ikke la navnet lure deg: Du kan spesifisere et hvilket som helst antall celler for å markere - ikke bare ti. For eksempel kan du markere de 15 bunnene som ligger innenfor de 15 minste tallene mellom alle de valgte cellene.

• Bunn 10%: Dette scenariet ligner på scenen under 10-elementet. I dette scenariet blir imidlertid bare de utvalgte cellene vurdert på prosentvis basis. For eksempel kan du markere cellene hvis verdier utgjør bunnen 15% av de totale verdiene for alle de valgte cellene.

• Over gjennomsnitt: I dette scenariet kan du formatere hver celle betinget over gjennomsnittet av alle valgte celler.

• Under gjennomsnitt: Gjør det mulig å formatere hver celle betinget, hvis verdien er under gjennomsnittet av alle valgte celler.

For å unngå overlappende forskjellige betingede formateringsscenarier, vil du kanskje slette betinget formatering du tidligere har brukt før du bruker et nytt scenario.

For å slette betinget formatering for et gitt utvalg av celler, velg cellene og velg Betinget formatering fra fanen Hjem i båndet. Her finner du Clear Rules-valget.Klikk på Slett regler og velg om du vil slette betinget formatering for hele arket eller bare den valgte arbeidsboken.

I det følgende eksemplet formaterer du betinget alle celler som har verdier innenfor de øverste 40% av de totale verdiene for alle celler.

1. Begynn med å velge rekkefølge av celler som du må bruke den betingede formateringen på.

2. Velg topp 10% -scenariet som er funnet under kategorien Top / Bottom Rules; referer til foregående figur.

   Dette åpner dialogboksen Topp 10% vist i figuren. Ideen her er å definere terskelen som vil utløse betinget formatering.

   

3. I dette eksemplet skriver du inn 40. Også i denne dialogboksen bruker du rullegardinlisten til å spesifisere formatet du vil bruke.

4. Klikk på OK. Umiddelbart bruker Excel formateringsscenariet til de valgte cellene. Se figuren.