Legge til og redigere nye Microsoft CRM-kontoer - dummies

Kontoer er selskaper. Subaccounts kan være divisjoner av hovedselskapet eller kan være separate fysiske steder i samme selskap. Alt du legger til i Microsoft CRM, kan du redigere. Og alt du legger til, kan slettes, men en bedre praksis er å deaktivere en konto i stedet for å slette den. Hvis du deaktiverer, kan du alltid gjenopplive informasjonen hvis du oppdager senere at du trenger det. Sletting er for alltid.

Ta snarvei tilnærmingen: Hurtig Opprett

Hurtig Opprett, som du åpner nederst til venstre på CRM Hjemmeside, lar deg legge inn en ny konto, kontakt, ledelse eller mulighet så fort som mulig. Quick Creation er den dovne mannens tilnærming til dataregistrering. Quick Create-funksjonen oppnår sin hastighet ved å eliminere alt annet enn Bedriftskrevne felt . Dette er feltetikettene som vises i rødt på skjermen. Virksomhet Påkrevde felter er obligatoriske felt som systemet trenger for å kunne lagre og hente poster senere.

I vinduet Hurtig opprettelse kan du velge å opprette flere typer poster ved å gå til valglisten i vinduet. For å begynne å legge til en ny konto via funksjonen Hurtig opprettelse, følg disse trinnene:

1. Åpne Hurtig Opprett.

2. Velg Kontoer i hurtigopprettingsvinduet.

3. Klikk på Go-knappen i samme vindu.

Vinduet Opprett konto vises, som vist i Figur 1.

Figur 1: Hurtig opprettingsmetode for å starte en ny konto.

4. I feltet Kontonavn i dialogboksen Hurtig opprettelse, skriv inn navnet på firmaet hvis opptak du lager.

Som bruker vises navnet ditt som eier som standard.

5. Velg alternativet Lagre eller Lagre og Åpne.

Ved å velge Lagre lagrer du opptaket du nettopp har angitt, og bringer deg til en annen blank Hurtig opprett dialogboks, slik at du kan opprette en annen kontooppføring. Lagre-funksjonen er effektiv hvis du har mer enn bare noen få poster for å skrive inn alle samtidig. Lagre og åpne-funksjonen lagrer også opptaket du nettopp har opprettet, men det fører deg umiddelbart til hele settet med kontoopptaksskjermbilder og -felter, slik at du kan gjøre en mer fullstendig jobb med å legge inn informasjon for den ene posten.

Til tross for dine beste intensjoner om å gå tilbake senere og fylle ut resten av informasjonen, kan du utsette. Vurder å bruke Lagre og Åpne-alternativet. Selv om du starter med hurtigopprettingsalternativet, velger du Lagre og Åpne når du er ferdig med å skrive inn alle de nødvendige feltene, og du kommer til detaljvinduet.Dette er stedet å være.

Kontooppføringer og deres fire seksjoner

Hvert kontobrev har faktisk fire relaterte vinduer: Generelt, Detaljer, Administrasjon og Kontoinformasjon. Du kan få tilgang til disse vinduene, eller faktisk opprette en ny konto, ved å gå til kontolistevisningslinjen og velge Ny konto fra handlingslinjen. Denne metoden, som skiller seg fra Quick Creation, er den fullverdige, datatilgangskrevende måten å starte et nytt kontoopptak.

Figur 2 viser kategorien Generelt i Kontovinduet.

Figur 2: Generelt-fanen i Konto-vinduet.

Generelt kategorien har de fleste av de kritiske kontaktinformasjonen for kontoen din, inkludert det obligatoriske feltet: Kontonavn. De fleste feltene i kategorien Generelt er selvforklarende, men de tre andre kategoriene fortjener en liten diskusjon:

• Fanen Detaljer inneholder hovedsakelig finansiell informasjon, for eksempel årlig inntekt og aksjesymbol hvis selskapet er offentlig omsettet. Dette gir potensielt nyttig demografisk informasjon om kontoen, forutsatt at noen i organisasjonen din gjør undersøkelsen for å fylle ut informasjonen og holder den oppdatert.
• Administrasjonsfanen har regnskapsinformasjon, som brukes til faktureringsformål.
• Fanen Kontoinformasjon har demografisk informasjon, og ikke mye av det ved det. Dette er et godt område for å legge til flere, tilpassede felt som er viktige for organisasjonen din. Egendefinerte felt kan legges til noen av disse fire områdene, men det er rikelig med eiendommer tilgjengelig i Kontoinfo-underområdet.

Konfigurer underkontoer

Kontobrev kan være foreldre av andre kontobilder. Et barn Record kan også refereres til som en underkonto . Vanligvis vil du bruke subkonto-systemet til å underordne en plate til en annen. Et godt eksempel oppstår når du arbeider med et selskap som har flere steder. Hovedkvarteret vil være den overordnede kontoen, og hver regional plassering vil være en underkonto. Ved å knytte kontoene på denne måten kan du bruke rapporteringssystemet til å konsolidere, subtotale eller totale inntekter for alle relaterte kontoer.

Generelt vinduet, som er det første og standardvinduet når du lager et nytt kontoopptak, inneholder feltet som knytter en konto til en annen. Dette feltet er merket Parent Account og har en valgliste som inneholder alle de andre eksisterende kontoene i systemet. Det er praktisk talt ingen grense for antall nivåer av foreldre som er mulig. Med andre ord kan hver foreldrekonto ha mange barn, barnebarn og barnebarn.

Når du oppretter denne strukturen, er den beste tilnærmingen å kartlegge forholdene mellom kontoene og begynne øverst. Først legg inn foreldrekontoen og skriv inn barna.