7 Tips for å arbeide med Excel-formler - dummies

Flere elementer kan hjelpe deg å være så produktive som mulig når du skriver og retter Excel-formler. Du kan se alle formler på en gang og rette feil en etter en. Du kan bruke tilleggsveivisere for å hjelpe skrivefunksjoner.

Førsteklasses prioritet

En av de viktigste faktorene ved å skrive formler er å få operatørene riktig, og jeg mener ikke telefonoperatører. Dette har å gjøre med matematiske operatører - du vet, små detaljer som pluss tegn, og multiplikasjonstegn, og hvor parentesene går. Operator forrang - rekkefølgen der operasjoner utføres - kan gjøre en stor forskjell i resultatet. Du har en enkel måte å holde operatørens forrang i rekkefølge. Alt du trenger å huske er "Vær så snill, unnskyld min kjære tante Sally. “

Parenteser

• Eksponenter

• Multiplikasjon

• Divisjon

• Tillegg

• Subtraksjon

• Derfor har parenteser Første (høyeste) forrang, og subtraksjon har siste forrang. Vel, for å være ærlig, har multiplikasjon samme forrang som divisjon og tillegg har samme forrang som subtraksjon, men du får ideen!

For eksempel er formelen = 1 + 2 × 15 lik 31. Hvis du tror at den skal være 45, bør du besøke din moster! Svaret er 45 hvis du har parenteser, slik som dette: = (1 + 2) × 15.

Å få orden på operatørene er riktig, er kritisk for trivsel for regnearket. Excel genererer en feil når antall åpne og lukkede parenteser ikke samsvarer, men hvis du mener å legge til to tall før multiplikasjonen, vet Excel ikke at du bare har forlatt parentesene!

Noen få minutter med å forfriske ditt minne om operatørbestilling, kan spare deg for mye hodepine underveis.

Skjermformler

Hvis du ikke har lagt merke til, er det vanskelig å se formlene dine uten at du ved et uhell redigerer dem. Det er fordi når du er i "rediger" -modus, og den aktive cellen har en formel, kan formelen inneholde adressen til en annen celle du klikker på. Dette gjør det helt oppe.

Ville det ikke være lett hvis du bare kunne se

på alle dine formler? Det er en måte! Det er enkelt. Klikk Fil øverst til venstre i Excel-arbeidsområdet, klikk Alternativer, klikk på kategorien Avansert, og rul ned til Visningsalternativer for dette regneark-delen. Innstillingsalternativer. Merk av for Vis formler i celler i stedet for deres beregnede resultater.Denne boksen forteller Excel at for alle celler som har formler for å vise selve formelen i stedet for det beregnede resultatet. Følgende figur viser et regneark som viser formlene. For å gå tilbake til normal visning, gjenta disse trinnene og avmarker alternativet. Dette alternativet gjør det enkelt å se hva alle formlene er!

Vise formler på den enkle måten.

Du kan ved et uhell redigere funksjoner selv når du har valgt alternativet View Formulas. Vær forsiktig med å klikke rundt regnearket.

Løs formler

Anta at regnearket ditt har noen feil. Ikke panikk! Det skjer til og med de savveste brukerne, og Excel kan hjelpe deg med å finne ut hva som går galt. På Formulas-fanen i Formula Auditing er Feilkontroll-knappen. Ved å klikke på knappen vises dialogboksen Feilsøking, vist her. Det vil si at dialogboksen vises hvis regnearket ditt har feil. Ellers vises det bare en melding om at feilkontrollen er fullført. Det er så smart!

Kontrollerer feil.

Når det er

feil, vises dialogboksen og holder seg fast mens du arbeider med hver feil. Med knappene Neste og Forrige kan du sykle gjennom alle feilene før dialogboksen lukkes. For hver feil det oppdager, velger du hva du skal gjøre: Hjelp på denne feilen: Dette fører til hjelpesystemet og viser emnet for den aktuelle typen feil.

• Vis beregningssteg: Dialogboksen Evalueringsformel åpnes, og du kan se trinn for trinn hvordan formelen beregnes. Dette lar deg identifisere det bestemte trinnet som forårsaket feilen.

• Ignorer feil: Kanskje Excel er feil. Ignorer feilen.

• Rediger i Formula Bar: Dette er en rask måte å reparere formelen selv om du ikke trenger annen hjelp.

• Dialogboksen Feilsøking har også en valgknapp. Ved å klikke på knappen åpnes Formulas-fanen i dialogboksen Excel-alternativer. På fanen Formler kan du velge innstillinger og regler for hvordan feil blir gjenkjent og utløst. Bruk absolutte referanser

Hvis du skal bruke samme formel for en haug med celler, for eksempel de som går ned i en kolonne, er den beste metoden å skrive formelen en gang og deretter dra den ned til de andre cellene ved å bruke fyllehåndtaket. Problemet er at når du drar formelen til nye steder, endres eventuelle relative referanser.

Ofte er dette

meningen

. Når det er en datakolonne og en tilstøtende kolonne med formler, refererer hver celle i formelskolonnen typisk til naboen i datakolonnen. Men hvis formlene alle refererer til en celle som ikke er tilstøtende, er det for alle formelcellene vanligvis å referere til en uendret cellereferanse. Få dette til å fungere riktig ved å bruke en absolutt referanse til cellen. For å bruke en absolutt referanse til en celle, bruk dollartegnet ($) før radnummeret, før kolonnebrevet eller før begge. Gjør dette når du skriver den første formelen, før du drar den til andre celler, eller du må oppdatere alle formlene. Skriv for eksempel ikke dette:

= A4 x (B4 + A2)

Skriv det på denne måten i stedet:

= A4 x (B4 + $ A $ 2)

På denne måten, alle formler referanse A2 uansett hvor du kopierer dem, i stedet for at referansen vender seg til A3 og A4, og så videre.

Bruk formelrevisjon

Det er fortilfeller og avhengige. Det er eksterne referanser. Det er interaksjon overalt. Hvordan kan du spore hvor formelreferanser kommer fra og skal?

Bruk formelrevisjonsverktøyene, det er slik! På Formulas-fanen er Formula Auditing-delen. I delen er forskjellige knapper som kontrollerer synligheten av revisjonssporene.

Revisjonsformler.

Verktøylinjen for formelrevisjonen har flere funksjoner som lar deg vade gjennom formlene dine. I tillegg til å vise sporingspiler, lar verktøylinjen deg også sjekke feil, evaluere formler, sjekke om ugyldige data, og legge til kommentarer i regneark.

Bruk betinget formatering

Akkurat som IF-funksjonen returnerer en viss verdi når den første argumenttilstanden er sant og en annen verdi når den er feil, lar betinget formatering deg bruke et bestemt format til en celle når en tilstand er sant. På fanen Hjem i delen Stiler er en rullegardinmeny med mange betingede formateringsalternativer.

Denne figuren viser noen verdier som har blitt behandlet med betinget formatering. Med betinget formatering kan du stille inn tilstanden og velge formatet som brukes når tilstanden er oppfylt. For eksempel kan du angi at cellen skal vises med fet kursiv når verdien den inneholder er større enn 100.

Bruk et format når en betingelse er oppfylt.

Betingelsene er satt som regler. Regeltyper er

Formater alle celler basert på verdiene sine.

Formater kun celler som inneholder …

• Formater bare verdier for topp eller bunn.

• Formater kun verdier som er over eller under gjennomsnittet.

• Formater bare unike eller dupliserte verdier.

• Bruk en formel for å bestemme hvilke celler som skal formateres.

• Når tilstanden er sant, kan formatering kontrollere følgende:

• Borders

Fontinnstillinger (stil, farge, fet, kursiv og så videre)

• Fyll (en celle bakgrunnsfarge eller mønster)

  Celler kan også formateres med fargeskjemaer eller ikonbilder plassert i cellen.

• Bruk data validering

På Data-fanen, i Dataverktøy-delen, er Data Validation. Data Validation lar deg bruke en regel til en celle (eller celler) slik at oppføringen må overholde regelen. For eksempel kan en celle angis for å akseptere bare et heltall mellom 50 og 100.

Angi datavalidering.

Når oppføring ikke overgår regelen, vises en melding.

Fanget gjør en dårlig oppføring.

Feilmeldingen kan tilpasses. For eksempel, hvis noen går inn i feil nummer, kan den viste feilmeldingen si Noodlehead - lære å telle! Bare ikke la sjefen se det.