Word 2016 For Professionals For Dummies Cheat Sheet - dummies

Av Dan Gookin

Word er et av de mest brukte dataprogrammene på planeten. Å hjelpe deg med å skrive tekst er en av de tingene som datamaskiner gjør bra, men det gjør ikke tekstskriftsarbeidet enklere eller antyder at bruk av Word er enkelt nok til at fagfolk som deg ikke trenger hjelp nå og da. Så nyt dette Cheat Sheet.

Ordtekst og avsnitt Formatering, tips og forslag

Tekst og avsnitt i Word 2016 har spesielle betydninger. Spesifikke termer brukes i Word for å beskrive disse dokumentelementene så vel som deres formateringsegenskaper.

Tekstattributter

Følgende figur illustrerer de grunnleggende beskrivelsene som gjelder for et skrifttype eller skrift:

Her er vilkårene som brukes til å beskrive et skrift:

Baseline: Tekst er skrevet på grunnlinjen.
Kapphøyde: Bokstaver strekker seg fra grunnlinjen til kapphøyden.
X-høyde: De fleste små bokstaver stiger til x-høyden, som er oppkalt etter små bokstaver x og ikke noe mystisk.
Ascender: Lengre små bokstaver strekker seg til stigningshøyde, for eksempel t vist på figuren.
Descender: små bokstaver som dypper under grunnlinjen til nedstigningen.

Følgende figur illustrerer forskjellige skrifttypestiler:

Her er uttrykkene som brukes til å beskrive skrifttypestiler:

Proportional / monospaced: En proporsjonal avstands skrifttype bruker forskjellige bredder for hver bokstav. En monospaced skrifttype har brev alle samme bredde, som du vil finne på en skrivemaskin.
Størrelse: Typestørrelsen er satt i poeng, eller enheter som er lik 1/72 av en tomme, målt fra tegnets nedstigning til dens topphøyde.
Vekt: Vektverdien er relatert til karakterens tykkelse. For eksempel er fet skrift tyngre enn boken eller vanlig vekt.
Skråstilling eller skråning: En skråning i skriften refererer til hvordan teksten er vinklet. Kursiv type er et eksempel på skråning.
Bredde: Enkelte skrifttyper har kondenserte eller smale variasjoner. Disse skriftene har samme grunnleggende design, men teksten ser tynn eller tynn ut.

Stikkformatering

Du kan bruke mange formater til et avsnitt i et dokument. Formatene inkluderer avsnittets begrunnelse, førstegangsindeks, venstre og høyre ledd, linjeavstand og mellomrom før og etter avsnittet.

Følgende figur illustrerer de fire avsnittet begrunnelsesinnstillingene som er tilgjengelige i Word:

Juster venstre: Tekstlinjer opp til venstre i avsnittets tekst.Dette er standard avsnittinnstillingen. Tastaturgenvei: Ctrl + L.
Juster Høyre: Tekstlinjene oppe på høyre side av avsnittets tekst, slik at venstre side er ujevn. Tastaturgenvei: Ctrl + R.
Senter: Hver linje i avsnittet er sentrert, fra venstre til høyre. Tastaturgenvei: Ctrl + E.
Justify: Tekstlinjer opp på begge sider av avsnittet. Tastaturgenvei: Ctrl + J.

Andre avsnittformateringsattributter er illustrert i følgende figur.

Venstre innrykk: Dette elementet måler plasseringen av avsnittets venstre kant fra sidens venstre margin. Den er normalt satt til null.
Høyre innrykning: Dette elementet måler plasseringen av stykkets høyre kant fra sidens høyre margin. Som med venstre innrykk er den normalt satt til null.
Første linjeindrykning: Dette formatet brukes bare på første linje med tekst, som justeres i forhold til punktets venstre innrykk.
Rom før: Denne innstillingen bestemmer avstanden mellom det nåværende avsnittet og det forrige avsnittet. Normalt er Space Before-verdien satt til null.
Rom etter: Denne innstillingen bestemmer avstanden mellom det nåværende avsnittet og neste avsnitt. Normalt sett er det satt til 8 poeng, noe som legger til litt luft mellom avsnittene, ligner (og bedre enn) å trykke Enter-tasten for å skille avsnitt.
Linjestilling: Dette elementet angir avstanden mellom linjene i et avsnitt. Tradisjonelle verdier er 1, 1½ og 2, som legger til avstand som tilsvarer ett, ett og et halvt eller to tomme linjer mellom hver linje i avsnittet.

Formateringstips for tekst og avsnitt

Bruk serif skrifttyper for kroppstekst; bruk sans serif skrifttyper for titler og overskrifter.
Hvis mulig, velg et skrift som passer til stilen du vil bruke. For eksempel, velg Futura Bold som tittel skrifttype i stedet for å velge Futura og deretter bruke fet skriftattributt. (For noen skrifttyper velger Windows automatisk den riktige fonten automatisk.)
Unngå å bruke rett eller midtjustering for noe annet enn dokumenttitler og overskrifter.
Full begrunnelse er ideell for tekst skrevet i flere kolonner på en side.
Hvis du bruker full begrunnelse, bruk bindestreker til lange ord: Trykk Ctrl + (bindestrek) for å sette inn et mykt bindestrek i teksten. Del lange ord som pakker seg til neste linje i et avsnitt, noe som gjør at høyre side av avsnittet er ujevnt eller forårsaker at Word legger for mye plass til å ordne teksten.
Et hengende innrykk angis når førstegangsinnsnittet er mindre enn punktets venstre innrykk.
Hvis du angir første linje i et avsnitt, må du ikke bruke ekstra plass etter avsnittet. Førstegangsinnsnittet hjelper i lesbarhet, noe som gjør den ekstra plassen overflødig.
Hvis du ikke angir første linje i et avsnitt, må du definere Space After-attributten til noe annet enn null. Du legger til polstring mellom avsnittene for å gjøre teksten lesbar.
Rommet før attributt kan hjelpe til med å angi dokumentoverskrifter vekk fra et hvilket som helst forrige avsnitt av teksten.
Venstre og høyre innrykk er satt fra sidemarginene, ikke fra kanten av papiret. Du kan justere innsnittene slik at avsnittet strekker seg inn i sidemarginene, selv om jeg anbefaler at du i stedet tilbakestiller sidemarginene.

Word 2016 Objektlayoutalternativer

Linjekunst, tekstbokser, bilder og andre fancy dokumentelementer bruker oppsettalternativer for å kontrollere hvor de sitter i teksten. Disse alternativene angis når du velger objektet (klikk på det), og deretter klikker du på Layoutalternativer-knappen, som illustrert i følgende figur:

Her er layoutalternativer og en beskrivelse av hvordan de påvirker et objekt:

I tråd med tekst: Standardalternativet behandler objektet som om det bare var et annet tegn i et avsnitt - om enn et potensielt stort tegn.
Square: Objektet sitter inne i et rektangel, uansett hva objektets form er. Tekst flyter rundt rektangelet og holder equidistance fra objektet.
Stram: Denne innstillingen er lik square, selv om teksten er nærmere objektet og samsvarer med formen.
Gjennom: Hvis objektets form gjør det mulig, flyter tekst gjennom bildet, og fyller muligvis et indre mellomrom eller mellomrom mellom separate sider av samme objekt.
Øverst og nederst: Objektet holdes i en boks med topp og bunn som strekker seg til sidemarginene.
Bak tekst: Objektet flyter bak teksten, som om det er en del av siden.
Foran tekst: Objektet flyter foran teksten, og skjuler teksten hvis objektet er ugjennomsiktig.

Objektet kan i alle tilfeller knyttes til et tekststykke eller tillates å forbli i fast posisjon på siden. Disse innstillingene vises i figuren nederst i popup-vinduet Layoutalternativer.

Flytt med tekst: Ankerikonet vises ved siden av et avsnitt i teksten. Objektet forblir med det avsnittet på samme side. Dra ankeret for å knytte objektet med et annet avsnitt.
Fix posisjon på side: Objektet kan sitte hvor som helst på siden. Dens stilling er upåvirket av redigeringer eller tillegg til teksten.

Disse to alternativene, Flytt med tekst og Fiks posisjon på side, er tilgjengelige for bare noen av layoutalternativene som er beskrevet på denne nettsiden.

Manuelle dato- og tidsfelter i Word 2016

Dato og klokkeslettfelter i Word 2016 er noe du enkelt kan kode manuelt. Gjør det så raskere enn å bruke kommandoer på båndet? Det kan du vedde på! Spesielt når du kjenner kodene du vil og kan enkelt lage feltet.

For å bygge et felt manuelt, trykk Ctrl + F9. Word presenterer et tomt felt: {}

Mellom parentesene kan du skrive inn et felt manuelt hvis du kjenner feltnavnet. For datofeltet er navnet DATE. For tidsfeltet er navnet TIME. Bruk DATE-feltet hvis du planlegger å blande dato og tid-verdier.

Feltnavnet følges av en eller flere valgfrie brytere. Den vanligste bryteren er @, som etterfølges av en dato / klokkeslettbildestreng som er vedlagt i to sitater. Tegnene du kan bruke i strengen, er oppført i følgende tabell.

Ordets dato og tid-feltkoder

Kode	Hva står det for
am / pm	Suffix AM eller PM etter gjeldende tid
d	Dag i måneden
dd	Dag i måneden, to sifre bredt
ddd	Ukedag, kun tre bokstaver
dddd	Dagnavn
h	bredt, 12-timers format
H	Timer, ett siffer bredt, 24-timers format
hh	Timer, to siffer bredt
HH	Timer, to siffer bredt
m	Minutter
mm	Minutter, to sifre bredt
M	Måned nummer
MMM	Månednavn, kun tre bokstaver
MMMM	Måned, fullt navn
s	Sekunder
ss	Sekunder, to sifre bredt
yy	Nåværende år som to siffer
yyyy	Nåværende år som fire siffer

for å vise ukedag etterfulgt av time i 24-timers format, opprett følgende DATE-felt:

{DATE @ "ddd HH" * MERGEFORMAT}

Teksten * MERGEFORMAT sikrer at enhver formatering brukes rundt feltet, blir også brukt på feltet.

Ikke-tilordnede tastekombinasjoner i Word 2016

Hvis du tilordner kommandoer til hurtigtastene, lager dine egne makroer eller bare vil ha bedre tilgang til favorittkommandoene dine, er det noen gode nyheter: Du finner mange enkle tastaturer snarveier tilgjengelig for å ta. Noen er overraskende enkle kombinasjoner.

Ctrl-tastekombinasjoner

Ctrl +. (Periode)

Ctrl +; (semikolon)

Ctrl + 7

Ctrl + 8

Ctrl + 9

Alt-tastkombinasjoner

Alt + /

Alt +. (periode)

Alt +, (komma)

Alt +;

Alt +

Alt + '(enkelt sitat)

Alt + [

Alt +]

Alt +' (aksentgrave)

Alt + n hvor > n er talltastene 1 til 9 og 0 Funksjonstastkombinasjoner

Alt + F2

Skift + Ctrl + F2

Skift + Alt + F3

Ctrl + Alt + F3

Shift + Ctrl + F4

Ctrl + Alt + F4

Skift + Alt + F5

Ctrl + Alt + F5

Ctrl + Alt + F6

Ctrl + F7

Skift + Alt + F8

Ctrl + Alt + F8

Ctrl + Alt + F9

Ctrl + Alt + F10

Skift + Alt + F11

Ctrl + Alt + F11

Alt + F12

Skift + Alt + F12

Ctrl + Alt + F12

Ctrl + Alt + Skift + F

n hvor n er en funksjonstast Referanser, Tips og forslag til bruk av Word 2016

Her er noen referanser til forskjellige deler av Word 2016. Du finner også noen tips og forslag til hvordan du bruker mange av disse funksjonene.

Dokumentvisninger i Word

Du kan endre hvordan et dokument vises i Word-dokumentvinduet. Her er alternativene dine:

Utskriftsoppsett:

Dette er standardvisningen; I denne modusen ser du alle elementene på en side, inkludert tekst, grafikk, overskrifter, bunntekster og til og med sidemarginene hvis du justerer zoomingen. Web Layout:

Denne visningen er god for å lage websider. Det mangler sidemarginer, akkurat som en nettside mangler ulike papirelementer. Denne modusen er ikke bra for å skrive dokumenter du planlegger å skrive ut. Lesemodus:

Du bruker denne modusen til å lese tekst. Det er ikke mulig å skrive ny tekst og redigere. Dette er kanskje Words minst populære modus, noe som gjør at du lurer på hvorfor snarveien er på statuslinjen. Utkast:

Ordets standardvisning; Utkastmodus er bra for å skrive tekst.Når du trenger å formatere en side eller legge til grafikk, bytter Word automatisk til Utskriftsoppsettvisning. Oversikt:

Selv om denne visningen presenterer et dokuments tekst, er det virkelig designet for å organisere tanker eller emner eller noe med en hierarkisk struktur. For å bytte moduser klikker du på ikonene Lesemodus, Utskriftslayout eller Weblayout på statuslinjen. Ellers klikker du Vis-fanen og velger en modus fra visningsgruppen.

Hvis du bare skriver tekst, bruker du Utkast-visning. I denne modusen presenterer Word tekst med karakter- og avsnittformatering, men uten grafisk eller sidetallformat synlig.
Dokumenter åpnes i Utskriftsvisning eller Web Layout-visning, avhengig av hvilken du sist brukte.
Tastaturgenveien for å gå til Utskriftsoppsettvisning er Ctrl + Alt + P.
Tastaturgenveien for å gå inn i Utkast-visning er Ctrl + Alt + N. N står for
normal fordi dette var en gang Word-standard (eller normalt) visning. Tastaturgenveien for å gå inn i oversikten er Ctrl + Alt + O.
Tab-stop-typer

Tab-tasten genererer tabulator, som legges inn i teksten sammen med andre tegn. Bredden på kategorien karakter og oppførselen til tekst som er skrevet etter fanen, avhenger av hvilken kategori du stopper. Du har flere valgmuligheter:

Venstre:

Dette er standard tabulatorstopp, som justerer tekst som er skrevet etter fanen. Høyre:

Denne kategorien stopper høyrejusterer tekst som er skrevet etter fanen. Senter:

Denne tabulatoren stopper tekst fra venstre til høyre ved tabulatorens posisjon. Decimal:

Denne kategorien stopper høyrejusterer tekst som er skrevet etter fanen. Når en periode (desimal) er skrevet, fortsetter teksten venstrejustert på linjen. Linje:

Denne kategorien stopper inn en vertikal linje i teksten. Det er rent for dekorative formål og påvirker ikke tabulatorens bredde eller tekstjustering. Velg tabulatortypen fra linjal: Klikk på gizmoen på den venstre venstre enden av linjalen til tabulestoppet du vil vises, og klikk deretter Linjelinjen for å angi tabulatorstoppet.

Tabulatorstopp er også angitt fra dialogboksen Tabuler.
Tabellene Høyre, Senter og Decimal brukes best i avsnitt som bare inneholder en enkelt tekstlinje.
Decimal-faner er ideelle for å justere numeriske verdier i en liste eller tabell.
Ord setter standard tabulatorstopp på hver linje av tekst. Disse stoppene er plassert med halv-tommers intervaller, med mindre annet stansestopp er satt på linjen.
Dokumentoverskrifter og bunntekst har standardfanestopp: Et midtflikstopp midt i avsnittet, og en høyre fane stopper ved høyre side av avsnittet.
Unngå å skrive to faner på rad. I stedet tilbakestilles tabellen slik at bare ett tabulator er nødvendig.
Husk at det er tabstopp-typen som påvirker oppførselen til tekst som er skrevet etter at du har trykket på Tab-tasten.
Seksjonsbruddstyper

Seksjonsbrudd hjelper deg med å inkludere flere sidformater i et enkelt dokument. Delepausen kan påvirke sidemarginaler, sideorientering, papirstørrelse, kolonner, sidetal og innholdet i overskrifter og bunntekster.

Seksjon-pause-kommandoene er funnet på kategorien Layout, i gruppen Sideoppsett. Klikk på Breaks-knappen for å vise seksjonsbruddstyper.

Neste side:

I likhet med en vanskelig sidepause, starter denne seksjonspausen den nye delen øverst på en side. Kontinuerlig:

Denne seksjonsbrudd fungerer som en neste sideavbrytning for kommandoer for papirstørrelse og orienteringsformatering. For sidemarginaler og kolonner kan du ved kontinuerlig seksjonsavbryt endre formatene hvor som helst på en side. Til og med side:

Denne seksjonsbrudd fungerer akkurat som en neste sideavbryting, men den nye siden starter på en jevnt nummerert side. Ujevn side:

Denne seksjonspausen er identisk med jevnsideskiftet, men den nye siden starter alltid på en oddetall siden. For best å angi en seksjonsbrudd, plasser innsatspekeren i begynnelsen av et avsnitt og bruk deretter seksjonsbrudd. Det avsnittet blir starten på den nye delen.

Seksjon-pause effekter vises i utskriftslayout modus. For å se avsnittet bryte seg, bruk Vis / Skjul-kommandoen: Klikk på fanen Hjem, og klikk på Vis / skjul-knappen i paragrafgruppen.
For å fjerne et snittbrudd, bruk Vis / Skjul-kommandoen for å vise skjult kode i dokumentet. Plasser innføringspekeren like før seksjonen går, og trykk på Slett-tasten.
Hvis du bruker pausen Selv side eller Odd side, kan Word sette inn en ekstra tom side i dokumentet for å sikre at seksjonen går i stykker på en jevn eller merkelig side.
Word bestemmer om en side er jevn eller merkelig basert på sidens nummer. Hvis du endrer sidenummerering i et dokument, bruker Word den nye nummereringsverdien og ikke sidens fysiske sidetal.