Det du trenger å vite om feil for økonomisk modellering i Excel - dummies

Muligheten for feil i en finansiell modell er nummer én som holder en finansmodell våken om natten. Som modellmodell må du ha en sunn respekt for regneark og deres følsomhet for feil.

Tenk deg at du jobber med et spennende nytt prosjekt. Du har gitt en finansiell modell som brukes til et prosjekt eller en nøkkelfunksjon i virksomheten din. Det ser fantastisk ut. Folk blir sparket opp; penger blir brukt. Men uker eller måneder inn i prosjektet, går tallene plutselig ikke opp. Hvorfor er prosjektet så langt over budsjett?

Ved gjennomgang forstår du plutselig at det har vært en feil i dine opprinnelige beregninger. Yikes! Din troverdighet og selvtillit i arbeidet ditt blir underkastet, noe som fører til ubehagelige øyeblikk under møter (for ikke å nevne bekymring over din fremtid i selskapet).

Den europeiske regnearkets interessegruppe (EuSpRiG) driver en veletablert årskonferanse for å presentere siste forskning og funn om emnet. Det er mange godt dokumenterte tilfeller av høyprofilerte Excel-modellblundere. Noen av disse er dokumentert av EuSpRiG. Med tanke på motstand fra de fleste bedrifter om å snakke om sine feil, fører antallet og frekvensen til historiene som er dokumentert av EuSpRiG mange til å tro at feil i regneark er en vanlig forekomst i de fleste organisasjoner.

Hvilken form kan disse feilene ta? Generelt kan modelleringsfeil grupperes i tre brede kategorier: formelfeil, forutsetninger eller inngangsfeil og logiske feil.

Formuleringsfeil i din økonomiske modell

Formuleringsfeil er de enkleste feilene å lage og relativt lett å se, men de er forferdelig pinlig når de blir oppdaget. Disse typer "mekaniske" feil er også det enkleste å unngå ved selvkontroll og korreksjon.

En vanlig formelfeil er rett og slett å plukke opp feil celle i formelen - for eksempel å koble til celle B98, som inneholder 6, i stedet for celle B97, som inneholder 0. 6. Denne feilen opprinnelig kan virke ganske liten, men la oss si at den innledende investeringen var $ 100 000. Gjennom modelleringen utarbeider du at det er 60 prosent fortjenestemargin, men på grunn av denne feilen forutsier du $ 600 000 i stedet for $ 60 000. Ups !

Forutsetninger eller inngangsfeil i din økonomiske modell.

Modells formler kan beregnes perfekt, men antagelser i økonomiske modeller er en lærebok om "søppel inn, søppel ut. "Hvis antagelsene du har brukt som innganger er feil, vil modellen også være feil.

Når det gjelder inngangsfeil, er det to hovedtyper å vurdere:

• Datainngang: Datainngangsfeil kan lett oppstå hvis du oppdaterer driftskostnader, for eksempel i en uke til uke basis. Hvis disse kostnadene ikke er koblet riktig eller oppdatert regelmessig, kan du få et ufullstendig eller unøyaktig bilde av prosessen. Noen ganger kan å koble denne informasjonen til en egen, automatisk generert fil og bruke noen av de nye Moderne Excel-verktøyene, for eksempel Get & Transform (tidligere kalt Power Query), automatisere og fremskynde denne prosessen. Sørg også for å bekrefte hvem som er ansvarlig for å oppdatere regnearket, og sørg for at eventuelle endringer i prosessen eller oppdateringsplanen ikke påvirker modellen.
• Brukerinngang: Brukerinngangsfeil forekommer oftere når du er mindre kjent med produktet eller prosjektet du modellerer. For eksempel når det gjelder lønnskostnadene til et program, kan du faktor i fordelene som en ansatt vil motta og anta at det vil være 5 prosent av hennes lønn, noe som er en ganske vanlig overordnet antagelse. Men fordi du er ny i organisasjonen, kan du kanskje ikke ta hensyn til andre faktorer som påvirker de ansattes fordeler, for eksempel økning i kostnaden for å levere det tannlege og medisinske programmet som selskapet stoler på. Plutselig driver dette kostnaden til 12. 5 prosent av lønn, og helt utblåser alle de ansattekostnadene du har så nøye beregnet.

Hvis du gjør forutsetninger, må du registrere dem, vurdere dem og legge dem nøye ut i modellen. Det er også en god ide å bekrefte disse inngangene med sentrale interessenter.

Det gamle ordtaket "For mange kokker ødelegger buljongen" gjelder absolutt for bygning en finansiell modell. Med mindre du har et strenge, samarbeidssett med standarder som sikrer at modellen legges ut og antagelser blir lagt inn konsekvent, vil du oppnå det beste resultatet ved å bare ha én modellfører som arbeider for å bygge modellen.

Når det gjelder med modellen, bør alle kunne bruke en velbygd modell. Hvis du er bekymret for at folk slår opp beregningene dine eller angir feilinnsata, må du sørge for at instruksjonene og dokumentasjonen forklarer hvordan du bruker modellen. Bruk også datavalideringer eller cellebeskyttelse til modellen for å begrense endringer brukeren kan gjøre.

Logikkfeil i din økonomiske modell

Feil i modellens logikk er sannsynligvis det vanskeligste å se på, fordi du kan ha forutsetninger, innganger og formler alle fungerer perfekt, men logikken og metodikken - måten modellen er bygget - kan fortsatt være feil. Du må fange logikken og sørge for at byggmesterens tilnærming er tydelig. Ellers, hvis du mister nøkkelpersonen som bygget modellen, kan det oppstå forvirring.

Denne modellen viser for eksempel prosentandelen av investorens midler som er lånt. Prosentandelen er beregnet ved å dele investeringsbalansen (den nåværende investeringen pluss den nye investeringen) av porteføljesaldo (dagens lån pluss nye lån minus lånene utløpt).

Beregning av investeringsporteføljeforhold.

Hold på et sekund. Beregner du det basert på antall lån skrevet eller den kumulative balansen? Du kan se hvordan måten forholdet er beregnet på, føre til forvirring for de som ikke er kjent med denne modellen. Det er viktig å dokumentere hvordan du beregner det. Du kan også enkelt forveksle månedlige beløp med kumulativ balanse; Du kan se at dette er tydelig dokumentert i kolonne B.