Video: Hammer Studios - Kondensering | Condensation 2024
Du har kanskje lagt merke til kommandoen Condense for QuickBooks-datafilen. Hva gjør den? Godt spørsmål. QuickBooks-filkondensprosessen gjør to ting:
- Kommandoen QuickBooks Condense oppretter en permanent kopi av QuickBooks-datafilen. (Denne kopien heter en arkivkopi av filen.) En arkivkopi av firmafilen utgjør et øyeblikksbilde av bedriftsfilen som den eksisterer på et bestemt tidspunkt. Hvis noen senere har et spørsmål - kanskje din regnskapsfører eller en føderal eller statsrevisor - kan du bruke arkivkopien av datafilen til å vise hva firmafilen så ut på et bestemt tidspunkt.
- Filkondenseprosessen gjør datafilen mindre ved å oppsummere mange gamle lukkede, detaljerte transaksjoner som bruker monsterjournalposter.
Fordi denne kondensering og arkivering kan være litt forvirrende, oppsummerer du nøyaktig hva som skjer når du kondenserer QuickBooks-firmafilen. Dette er hva QuickBooks vanligvis gjør under prosessen:
- Lagrer en arkivkopi av firmafilene dine: Når du kondenserer QuickBooks-firmafilen, lagrer QuickBooks en arkivkopi av filen.
- Fjerner lukkede transaksjoner: Som en del av kondensprosessen gir QuickBooks deg muligheten til å fjerne gamle, lukkede transaksjoner fra den nåværende, fungerende versjonen av QuickBooks-firmafilen. Husk at arkivering oppretter en arkivkopi av QuickBooks-firmafilen. Du har fortsatt den fungerende versjonen av QuickBooks-firmafilen, og det er denne nåværende, fungerende versjonen av QuickBooks-firmafilen som blir ryddet opp eller kondensert ved fjerning av gamle, lukkede transaksjoner.
Lukket transaksjoner er transaksjoner som QuickBooks ikke lenger trenger å spore i detalj. En gammel kundefaktura - etter at den er betalt - er en lukket transaksjon. En gammel sjekk skrevet til noen leverandør - etter at banken har ryddet - er en lukket transaksjon.
- Oppsummerer lukkede transaksjoner: Fordi de gamle, lukkede transaksjonene fjernes fra QuickBooks-datafilen, oppretter kondensering vanligvis oppsummerte månedlige journaloppføringer for de gamle, lukkede transaksjonene og plasserer disse sammendragstransaksjonene i den nåværende, fungerende versjonen av QuickBooks datafil. Disse sammendraget månedlige journaloppføringene tillater deg å fortsette å utarbeide månedlige regnskap. Selv om arkivering fjerner alle de gamle, lukkede transaksjonene fra, for eksempel januar 2011, kan du fremdeles produsere regnskap for januar 2011 i 2017.For å produsere månedlige regnskap for januar 2011 bruker QuickBooks oppsummering månedlige journaloppføringer.
- Rydder revisjonssporet: QuickBooks opprettholder et revisjonsspor som viser hvem som har angitt hvilke transaksjoner. En nesten skjult effekt av opprydding av QuickBooks-datafilene gjelder revisjonssporet. Hvis du rydder opp en firmafil og viser at firmafilen skal kondenseres, rydder QuickBooks revisjonssporet før "fjernet lukket transaksjon på eller før" dato. Med andre ord, for den tid hvor QuickBooks fjerner gamle, lukkede transaksjoner, fjerner den også revisjonssporet av disse transaksjonene.
Kondensfilprosessen betyr vanligvis å lage en kopi av QuickBooks-datafilen du legger bort et sted og deretter opprette en nedskalert versjon av arbeidsfilen. Kommandoen som du bruker til å kondensere QuickBooks-firmafilen, tillater deg også å lage nesten tomme firmafiler. De fleste trenger aldri å bruke dette alternativet.
Det er kanskje bare en kategori av QuickBooks-brukere som kanskje vil lage nesten tomme firmafiler: CPAer og konsulenter (som ønsker å gjenbruke en firmafil for en annen forretningsenhet eller klient), vil kanskje bruke denne kommandoen til å skape selskap datafiler som har mange av lister opprettet allerede.
