Hjem Sosiale medier Hva gjør kondensering av QuickBooks-firmaets filer? - dummies

Hva gjør kondensering av QuickBooks-firmaets filer? - dummies

Video: Hammer Studios - Kondensering | Condensation 2025

Video: Hammer Studios - Kondensering | Condensation 2025
Anonim

Du har kanskje lagt merke til kommandoen Condense for QuickBooks-datafilen. Hva gjør den? Godt spørsmål. QuickBooks-filkondensprosessen gjør to ting:

  • Kommandoen QuickBooks Condense oppretter en permanent kopi av QuickBooks-datafilen. (Denne kopien heter en arkivkopi av filen.) En arkivkopi av firmafilen utgjør et øyeblikksbilde av bedriftsfilen som den eksisterer på et bestemt tidspunkt. Hvis noen senere har et spørsmål - kanskje din regnskapsfører eller en føderal eller statsrevisor - kan du bruke arkivkopien av datafilen til å vise hva firmafilen så ut på et bestemt tidspunkt.
  • Filkondenseprosessen gjør datafilen mindre ved å oppsummere mange gamle lukkede, detaljerte transaksjoner som bruker monsterjournalposter.

Fordi denne kondensering og arkivering kan være litt forvirrende, oppsummerer du nøyaktig hva som skjer når du kondenserer QuickBooks-firmafilen. Dette er hva QuickBooks vanligvis gjør under prosessen:

  • Lagrer en arkivkopi av firmafilene dine: Når du kondenserer QuickBooks-firmafilen, lagrer QuickBooks en arkivkopi av filen.
  • Fjerner lukkede transaksjoner: Som en del av kondensprosessen gir QuickBooks deg muligheten til å fjerne gamle, lukkede transaksjoner fra den nåværende, fungerende versjonen av QuickBooks-firmafilen. Husk at arkivering oppretter en arkivkopi av QuickBooks-firmafilen. Du har fortsatt den fungerende versjonen av QuickBooks-firmafilen, og det er denne nåværende, fungerende versjonen av QuickBooks-firmafilen som blir ryddet opp eller kondensert ved fjerning av gamle, lukkede transaksjoner.

Lukket transaksjoner er transaksjoner som QuickBooks ikke lenger trenger å spore i detalj. En gammel kundefaktura - etter at den er betalt - er en lukket transaksjon. En gammel sjekk skrevet til noen leverandør - etter at banken har ryddet - er en lukket transaksjon.

  • Oppsummerer lukkede transaksjoner: Fordi de gamle, lukkede transaksjonene fjernes fra QuickBooks-datafilen, oppretter kondensering vanligvis oppsummerte månedlige journaloppføringer for de gamle, lukkede transaksjonene og plasserer disse sammendragstransaksjonene i den nåværende, fungerende versjonen av QuickBooks datafil. Disse sammendraget månedlige journaloppføringene tillater deg å fortsette å utarbeide månedlige regnskap. Selv om arkivering fjerner alle de gamle, lukkede transaksjonene fra, for eksempel januar 2011, kan du fremdeles produsere regnskap for januar 2011 i 2017.For å produsere månedlige regnskap for januar 2011 bruker QuickBooks oppsummering månedlige journaloppføringer.
  • Rydder revisjonssporet: QuickBooks opprettholder et revisjonsspor som viser hvem som har angitt hvilke transaksjoner. En nesten skjult effekt av opprydding av QuickBooks-datafilene gjelder revisjonssporet. Hvis du rydder opp en firmafil og viser at firmafilen skal kondenseres, rydder QuickBooks revisjonssporet før "fjernet lukket transaksjon på eller før" dato. Med andre ord, for den tid hvor QuickBooks fjerner gamle, lukkede transaksjoner, fjerner den også revisjonssporet av disse transaksjonene.

Kondensfilprosessen betyr vanligvis å lage en kopi av QuickBooks-datafilen du legger bort et sted og deretter opprette en nedskalert versjon av arbeidsfilen. Kommandoen som du bruker til å kondensere QuickBooks-firmafilen, tillater deg også å lage nesten tomme firmafiler. De fleste trenger aldri å bruke dette alternativet.

Det er kanskje bare en kategori av QuickBooks-brukere som kanskje vil lage nesten tomme firmafiler: CPAer og konsulenter (som ønsker å gjenbruke en firmafil for en annen forretningsenhet eller klient), vil kanskje bruke denne kommandoen til å skape selskap datafiler som har mange av lister opprettet allerede.

Hva gjør kondensering av QuickBooks-firmaets filer? - dummies

Redaktørens valg

Komponere digitale fotografier ved hjelp av et vidvinkelobjektiv - dummier

Komponere digitale fotografier ved hjelp av et vidvinkelobjektiv - dummier

Tar et bilde med en vidvinkel Objektivnett har en stor mengde fast eiendom i rammen - noen ganger for mye eiendom. Når du vurderer bilder som er fotografert med et vidvinkelobjektiv på LCD-skjermen på kameraet, kan du tenke at du spikret bildet. Hvis du ser et bilde på datamaskinen din, kan du imidlertid bestemme ...

Kontroll Dybde i naturen Fotografi - dummies

Kontroll Dybde i naturen Fotografi - dummies

Blendåpningen er åpningen i objektivet som lar lys inn digitalkameraet. Størrelsen på blenderåpningen du velger, bestemmer hvor mye av bildet du har i skarpt fokus fra forsiden til baksiden, som er kjent som dybdeskarphet. Blenderåpningen i kameralinsen er justerbar. Størrelsen på blenderåpningen ...

Koordinering av digitalkameraets blits og lukker - dummier

Koordinering av digitalkameraets blits og lukker - dummier

Digitale kameraer bruker skodder for å utsette sensoren når du tar en bilde. Fordi blitsen er kort, må blitsen bare avfyres når skodder helt avdekker sensoren. Du kan synkronisere blitsen med skodder på flere måter, hver produserer en litt annen effekt.

Redaktørens valg

Hvordan sette opp Illustrator for å jobbe med Infographics - Dummies

Hvordan sette opp Illustrator for å jobbe med Infographics - Dummies

Adobe Illustrator er gullstandarden for grafikk design på tvers av trykte og digitale medier. Infographics opprettet i Illustrator er enkle å endre størrelse, noe som gjør det tiltalende for webgrafikk. Illustrator-funksjonene gjør at du kan polere og forbedre kunsten din, låne infographics litt ekstra polsk og visuell appell. Dette fullverdige og robuste programmet kan vises ...

Slik starter du et infografisk prosjekt med Adobe Illustrator - dummies

Slik starter du et infografisk prosjekt med Adobe Illustrator - dummies

Det er sjelden bare en måte å lage en infografisk. Illustrator er imidlertid uten tvil det beste stedet å starte prosjektet. For en ting er Illustrators vektformer meget lett å skalere, noe som gjør dette programmet til et godt valg for ting som å skape logoer, som kanskje må brukes på mange forskjellige størrelser. ...

Hvordan Time Social Media Shares of Infographics - dummies

Hvordan Time Social Media Shares of Infographics - dummies

Timing er alt selv i deling av infographics. En kliché, sann - men denne klichéen har alvorlige implikasjoner når det gjelder å fremme din infografiske. Å velge feil tid kan gjøre eller ødelegge kampanjen din. Timing er også av essensen når det gjelder å dele arbeidet ditt med sosiale medier. Når du bruker Twitter, ...

Redaktørens valg

Hvordan du lager en egendefinert overskrift eller bunntekst i Excel 2010 - dummies

Hvordan du lager en egendefinert overskrift eller bunntekst i Excel 2010 - dummies

Selv om Excel 2010 gir standard topptekst og bunnteksttekst som du kan velge fra rullegardinmenyene, kan du også opprette en egendefinert overskrift eller bunntekst. I tillegg til typiske topptekst- eller bunntekstelementer, for eksempel sidenummer, filnavn og dato eller klokkeslett, kan du sette inn og formatere et bilde. Du kan også formatere ...

Hvordan du lager en egendefinert overskrift eller bunntekst i Excel 2013 - dummies

Hvordan du lager en egendefinert overskrift eller bunntekst i Excel 2013 - dummies

Selv om Excel 2013 tilbyr flere lager overskrifter og footers, kan det være lurt å sette inn informasjon som ikke er tilgjengelig eller i et arrangement som Excel ikke tilbyr i de ferdige overskriftene og bunntekstene. For disse tider må du bruke kommandoknappene som vises i gruppen Header & Footer Elements i kategorien Design på ...

Hvordan du lager en ny tilpasset ordbok i Excel 2007 - dummies

Hvordan du lager en ny tilpasset ordbok i Excel 2007 - dummies

I Excel 2007, kan du opprett egendefinerte ordbøker som skal brukes når stavekontroller regnearkene dine. Du bruker Add to Dictionary-knappen i dialogboksen Stavekontroll for å legge til ukjente ord i en tilpasset ordliste. Som standard legger Excel disse ordene til en egendefinert ordlistefil med navnet CUSTOM. DIC, men du kan opprette en ny egendefinert ...