Visning av Outlook-kontakter etter gruppe - dummies

Kontakt lister kan bli ganske lenge etter en stund; Du kan enkelt samle noen få tusen kontakter om noen få år. Sortering av en liste som betyr at hvis du leter etter ting som begynner med bokstaven M, , for eksempel, må du gå omtrent tre fot under bunnen av skjermbildet for å finne den kontakten, uansett hva du gjør.

Grupper er svaret (nei, du trenger ikke å melde deg på Anonym for Outlook). Outlook gir deg allerede flere forhåndsdefinerte lister som bruker gruppering.

Du kan bruke flere typer visning i Outlook:

• Sortert liste: Denne visningen er som et kortspill som er lagt ut i numerisk rekkefølge, begynner med deuces, da tre, så fire, og så videre opp gjennom bildekortene.
• Gruppert visning: Denne utsikten er som å se kortene ordnet med alle hjerter i en rad, så alle spader, deretter diamanter og deretter klubbene.

• Andre visninger: Outlook har også flere andre visningsformer som ikke gjelder for kontakter, for eksempel Tidslinje og Adressekort.

Du kan finne å samle gjenstander av lignende typer i grupper som er praktiske for oppgaver som å finne alle folkene på listen som jobber for et bestemt selskap når du vil sende gratulerer med et nytt forretningsområde. Fordi Outlook-brukere finner gruppering etter selskap så ofte nyttig, er Visningen av firma satt opp som en forhåndsdefinert visning i Outlook.

Følg disse trinnene for å bruke visning av firmaet:

1. Klikk på Kontakter-knappen i navigasjonsruten.

Modulen Kontakter åpnes med den nåværende visningen som vises.

2. Velg Visning av firma fra listen i navigasjonsruten.

Hver grå linje som er merket Company: (selskapets navn) har en liten boks til venstre med et pluss- eller minustegn på den. Klikk på et plustegn for å se flere navn under selskapets overskrift; et minustegn indikerer at ingen flere oppføringer er tilgjengelige.

3. Klikk på plussikonet for å se oppføringer for firmaet som er oppført på den grå linjen.

Denne grupperingstingen blir veldig nyttig hvis du tilordner kategorier til kontaktene dine mens du lager elementer. Hvis du er flink til hvordan du bruker og legger til kategorier som passer til arbeidet du gjør, kan du finne gruppering etter kategori en stor timesaver.

Hvis de forhåndsdefinerte gruppevisningene ikke oppfyller dine behov, kan du gruppere elementer i henhold til omtrent alt du vil ha, forutsatt at du har angitt dataene.

Følg disse trinnene for å se kategorien Kategorivisning:

1. Klikk på Kontakter-knappen i navigasjonsruten.

Visningen Kontakter vises.

2. Velg Vis kategori fra listen i navigasjonsruten.

Hver grå bjelke har et ikon på venstre side med et pluss eller en minus, etterfulgt av Kategori: (navn på kategori). En minus indikerer at ingen oppføringer er skjult under den kategorien overskriften; Et pluss betyr at flere oppføringer er tilgjengelige.

3. Klikk på et plustegnikon for å se flere oppføringer for kategorien som er oppført på den grå linjen.

Gruppering er en god måte å administrere alle Outlook-elementer, spesielt kontakter. Når du får et håndtak på å bruke grupper, kan du spare mye tid når du prøver å finne ting.