Visning Gruppeplaner i Outlook 2002 - dummies

Outlook 2002 gir deg muligheten til å sette opp grupper slik at du kan se alle gruppemedlemmenees tidsplaner med bare noen få klikk fra mus. For eksempel kan du sette opp en gruppe som inneholder alle medlemmer av prosjektgruppen din; Hvis du regelmessig planlegger møter med hele laget, kan du raskt se alle disse tidsplanene for å finne en møtetid når de er tilgjengelige. Ikke lenger å skrive inn lagmedlemmer navnene for å få sine tidsplaner. Og ikke lenger å huske hvert lagmedlems navn - og uunngåelig å forlate noen av listen!

For å gjøre full bruk av gruppeplaner må kalendere til alle gruppemedlemmene være tilgjengelige for offentlig visning. Kontakt organisasjonens informasjonssystemguru for å se om du har offentlig tilgang til tidsplaner.

Følg disse trinnene for å vise alle tidsplaner for en gruppe:

1. Ring opp Outlook 2002-kalenderen din.

2. Velg Handlinger, Se Gruppeskjemaer. Dialogboksen Gruppeplanlegger vises, og viser alle gruppene du har opprettet.

Hvis du ennå ikke har opprettet noen grupper, kan du klikke på Ny for å gjøre det. Eller du kan slette gamle grupper fra listen din.

3. Dobbeltklikk gruppen du vil vise, eller marker gruppen og klikk Åpne.

Et skjemavindu vises, som viser alle tidsplanene for gruppemedlemmene. Du kan legge til og slette medlemmer av gruppen.

4. Klikk på Lagre og Lukk for å lagre eventuelle endringer du har gjort i gruppen.

Du kan til og med planlegge møter fra gruppeplaneringsvinduet. Bare markere en tid når alle er tilgjengelige, og klikk deretter Opprett møte og velg Opprett møte for alle. Et nytt avtalevindu vises med alle gruppemedlemmernes navn i To-feltet. Hvis du ønsker, endrer du emnet og inkluderer en melding, og klikk deretter Send for å invitere alle i gruppen til møtet.