Ved hjelp av Outlook 2003 for å spore kundehistorikk - dummies

Noen selgere er ikke alltid organisert, og noen ganger bruker mye tid på å søke etter et forslag eller prøver å huske datoen og emnet for den siste telefonsamtalen. Bruke Business Contact Manager (BCM), kan du koble alle dine handlinger til en bestemt kunde og få tilgang til all informasjon fra Kontakt-posten. (BCM versjon 2. 0 er et gratis tillegg til Outlook 2003 i Office Professional og Small Business-utgavene.) >

Siden Kontakter Aktiviteter kan vise deg alle handlinger som er relatert til en kontakt. Du kan koble et hvilket som helst dokument, oppgave, avtale eller møte telefon logg til kundene dine og lese dem med ett klikk Slik gjør du det:

1. Når du åpner kundekontakt, velger du Handlinger, Link, File.

Dialogboksen Velg en fil åpnes.

2. Velg filen, for eksempel Marys forslag 321. > 3. Klikk på OK.

Forslagsfilen er knyttet til Marias kontaktoppføring.

I tillegg til å koble eksterne filer og dokumenter til deg r kontakter, kan du også koble Outlook-avtaler, oppgaver, telefonoppføringer og e-postmeldinger (både sendt og mottatt) og deretter leser dem i en enkelt liste.

en. Når du åpner kundekontakt, velger du Handlinger, Link, Fil.

Koblingselementene til kontaktboks vises.

2. Velg en mappe, for eksempel Oppgaver.

3. Velg en oppgave fra listen Oppgaveelementer.

4. Klikk på Bruk.

Varen er knyttet til din kundekontakt.

Automatisere koblinger til kontaktene dine

Ved å koble hvert element til kontakten manuelt, er det kjedelig og kan potensielt legge til hundrevis av ukentlige handlinger i arbeidet ditt, noe som gjør at du mister mer enn tålmodigheten din. Du kan glemme å knytte elementer eller miste oversikt over e-post, oppgaver og avtaler knyttet til kundene dine. Heldigvis kan Outlook automatisk lenke elementene knyttet til kontakten din på følgende måte:

1. Velg Verktøy, Valg.

Dialogboksen Alternativer vises.

2. Klikk på Journalsalternativer.

Dialogboksen Tidsalternativer vises.

3. Velg elementene som skal kobles til i listen Automatisk registrering av disse elementer, inkludert e-postmeldingsmøter, Oppgaver og andre handlinger.

4. Velg kontaktene som skal kobles fra listeboksen For disse kontaktene.

5. I området for dobbeltklikking av en journaloppføring velger du alternativet som heter Åpner elementet som henvises til ved journalen.

Tidsskriftet har et bredere program enn å bare koble Outlook-elementer til en kontakt. Tidsskriftet kan også måle tiden du bruker til å jobbe med et dokument eller presentere dokumentene dine i et tidslinjediagram, som viser hver på datoen den ble brukt.

6. Klikk på OK.

Alle Outlook-elementer relatert til kontaktene dine er nå koblet til.

Lese klienthistorikken din

Søke etter kundefiler i datamaskinens mapper kan være kjedelig. Du kan lagre ett Word-dokument på ett sted, et Excel-regneark i et annet og datoen for ditt siste møte i Kalender. Du kan imidlertid ha all denne informasjonen organisert for deg ved å åpne bare en side, noe som betyr at ingen tapt tid søker etter informasjonen.

Følg disse trinnene for å lese kundehistorikken din:

1. Når kontakten er åpen, klikker du på fanen Aktiviteter.

Aktiviteter-siden vises. Når Vis-liste-boksen sier Alle elementer, er alle dine aktiviteter knyttet til den åpne kontakten oppført.

2. Klikk på et element i listen for å åpne det koblede dokumentet eller Outlook-elementet.

Informasjonen vises uten at du må lete etter den.