Bruk symboler for å forbedre rapportering i Excel - dummies

Du kan bruke symboler i Excel for å forbedre rapportene og oversikten. Symboler er i hovedsak liten grafikk, ikke i motsetning til de du ser når du bruker Wingdings, Webdings eller andre fancy skrifttyper. Men symboler er egentlig ikke skrifter. De er Unicode-tegn. Unicode-tegn er et sett med industristandard tekstelementer som er utformet for å gi et pålitelig tegnsett som forblir levedyktig på hvilken som helst plattform uavhengig av internasjonale skriftforskjeller.

Et eksempel på et vanlig brukt symbol er opphavsrettssymbolet (©). Dette symbolet er et Unicode-tegn. Du kan bruke dette symbolet på en kinesisk, tyrkisk, fransk og amerikansk PC, og den vil være pålitelig tilgjengelig uten internasjonale forskjeller.

Når det gjelder Excel-presentasjoner, kan Unicode-tegn (eller symboler) brukes på steder der betinget formatering ikke kan. For eksempel, i diagrammetikettene som du ser i denne figuren, viser x-aksen noen trendingpiler som gir mulighet for et ekstra analyselag. Dette kunne ikke gjøres med betinget formatering.

La oss ta litt tid til å gjennomgå trinnene som førte til diagrammet i denne figuren.

Start med dataene som vises i neste figur. Merk at du har en angitt celle - C1 i dette tilfellet - for å holde noen symboler du skal bruke. Denne cellen er egentlig ikke så viktig. Det er bare en holdingscelle for symbolene du vil sette inn. Følg disse trinnene:

1. Klikk i C1 og velg deretter Symbol kommandoen på Sett inn-fanen.

   Symbol-dialogboksen som vises i denne figuren åpnes.

   

2. Finn og velg ønskede symboler ved å klikke på Sett inn-knappen etter hvert symbol. I dette scenariet velger du den nedadgående trekanten, og klikker Sett inn. Deretter klikker du den oppadgående trekanten og klikker Sett inn. Lukk dialogboksen når du er ferdig.

   På dette punktet har du symbolene for trekant og trekant i celle C1, som vist i denne figuren.

   

3. Klikk på C1-cellen, gå til Formula-feltet, og kopier de to symbolene ved å markere dem og trykk Ctrl + C på tastaturet.

4. Gå til datatabellen, høyreklikk prosentandelen, og velg deretter Format celler.

5. I dialogboksen Formatceller lager du et nytt tilpasset format ved å lime opp-og ned-trekant-symbolene i de riktige syntaksdelene, som vist i denne figuren. I dette tilfellet vil enhver positiv prosentandel bli forhåndsført med opp-trekant-symbolet, og noen negativ prosentandel skal foregå med symbolet ned-trekant.

   

6. Klikk på OK.

   Symbolene er nå en del av nummerformatteringen din!Denne figuren illustrerer hva dine prosentandeler ser ut. Endre et tall fra positivt til negativt (eller omvendt) og Excel bruker automatisk riktig symbol.

   

Fordi diagrammer automatisk vedtar nummerformatering, vil et diagram som er opprettet fra disse dataene vise symbolene som en del av etikettene. Bruk bare disse dataene som kilden til diagrammet.

Dette er bare en måte å bruke symboler på i rapporteringen. Med denne grunnleggende teknikken kan du sette inn symboler for å legge til visuell appell til bord, pivottabeller, formler eller andre objekter du kan tenke på.