Bruk histogrammer til å spore frekvens i Excel Dashboards - dummies

Et histogram er en graf som viser frekvensfordeling i Excel-oversikten og rapportene. En frekvensfordeling viser hvor ofte en hendelse eller kategori av data oppstår. Med et histogram kan du visuelt se generell fordeling av et bestemt attributt.

Du kan opprette et formelstyrt histogram, som muliggjør et nivå av automatisering og interaktivitet, som er nyttig når du oppdaterer dashboards hver måned.

1For du lager ditt histogram, trenger du et bord som inneholder dine rådata, og du må opprette en bin-tabell.

Rådataene bør ideelt sett bestå av poster som representerer unike teller for dataene du vil gruppere. For eksempel inneholder den raske datatabellen i denne figuren unike salgsrepresentanter og antall enheter som hver har solgt.

Bin-tabellen dikterer grupperingsparametrene som brukes til å bryte dine rådata inn i frekvensgruppene. Bin-tabellen forteller Excel for å klynge alle salgsrepresentanter som selger færre enn 5 enheter i den første frekvensgruppen, noen salgsrepresentanter som selger 5 til 14 enheter i den andre frekvensgruppen, og så videre.

Du kan fritt angi dine egne gruppeparametere når du bygger bin-tabellen. Det er imidlertid generelt en god idé å holde parametrene like fordelt som mulig. Du vil vanligvis avslutte bin-tabellene dine med det største nummeret i datasettet. Dette gjør at du kan få rene grupperinger som slutter i et begrenset antall - ikke i en åpen end-betegnelse.

2 Opprett en ny kolonne i bin-tabellen for å holde frekvensformlene. Navngi den nye kolonnen Frekvensformler, som vist i denne figuren.

Excels Frekvensfunksjon teller hvor ofte verdier forekommer innenfor de områdene du angir i en bin-tabell.

3Velg cellene i den nyopprettede kolonnen, og skriv deretter Frekvensformelen du ser i forrige figur, og trykk Ctrl + Shift + Enter på tastaturet.

Frekvensfunksjonen har en jubel som ofte forveksler førstegangsbrukere. Frekvensfunksjonen er en matriseformel - en formel som returnerer mange verdier samtidig. For at denne formelen skal fungere skikkelig, må du trykke Ctrl + Shift + Enter på tastaturet ditt etter å ha skrevet inn formelen. Hvis du bare trykker Enter-tasten, får du ikke de resultatene du trenger.

På dette tidspunktet bør du ha et bord som viser antall selgere som faller inn i hver av dine skuffer. Du kan kartlegge dette bordet, men datatabellene vil komme ut dårlige. For de beste resultatene bør du bygge et enkelt diagrammatertabell som lager passende etiketter for hver bin.Du gjør dette i neste trinn.

4 Opprett et nytt bord som mater diagramene litt mer rent, som vist i neste figur. Bruk en enkel formel som sammenføyer skuffene til passende etiketter. Bruk en annen formel for å få inn resultatene av Frekvensberegningene dine.

I denne figuren er formlene i den første platen til kartmatertabellen synlige. Disse formlene er i hovedsak kopiert ned for å lage et bord som er egnet for kartlegging.

5 Bruk det nyopprettede kartmatertabellen til å plotte dataene i et kolonnediagram.

Denne figuren illustrerer det resulterende diagrammet. Du kan veldig godt bruke det første kolonnediagrammet som ditt histogram.

Hvis du liker at dine histogrammer skal ha mellomrom mellom datapunktene, er du ferdig. Hvis du liker det kontinuerlige, blokkerte utseendet, får du ingen mellomrom mellom datapunktene, følg de neste trinnene.

6 Høyreklikk hvilken som helst av kolonnene i diagrammet og velg Format Data Series.

Dialogboksen Format Data Series vises.

7Adjuster Gap Width-egenskapen til 0%, som vist i denne figuren.

Mellomrom mellom kolonner vil bli eliminert.