Tips for å forberede en presentasjon av din finansielle modell - dummies

Du kjenner din økonomiske modell best. Ingen er mer kvalifisert enn du skal snakke om modellen din, så du kan bli bedt om å formidle resultatene av den finansielle modellen som en formell presentasjon til styret eller øverste ledelse. Du må bestemme hvordan du kommuniserer funnene dine på en klar og konsis måte. Forståelig, finner mange detaljorienterte modellere at det er vanskelig å distillere sine 20 MB finansielle modeller som har tatt uker for å bygge inn en ti minutters presentasjon.

Hvis du bare kopierer og limer inn et diagram direkte til Word eller PowerPoint, vil koblingene til de underliggende dataene i Excel opprettholdes. Dette er greit hvis du planlegger å gjøre endringer, men det kan gjøre filstørrelsen svært stor, og det kan også føre til at du ved et uhell sender konfidensiell informasjon utilsiktet innebygd i et annet dokument. For å unngå dette, må du lim inn diagrammet som et bilde. Kopier diagrammet og bruk deretter Lim inn spesial i destinasjonsdokumentet for å lime inn diagrammet som et bilde eller JPG.

I denne typen miljø hvor du trenger å formidle mye informasjon, vil det være nyttig å ha oversiktstabeller eller diagrammer på en PowerPoint-lysbilde bak deg mens du snakker. Det kan også bidra til å ta fokus fra deg hvis du er litt nervøs.

Publikum er sannsynligvis ikke interessert i å se modellens arbeid (og jeg anbefaler ikke å vise disse innvendige arbeidene med mindre de har spesifikt bedt om det), men de vil kanskje se levende og skiftende scenarier. Hvis modellen er bygget riktig, kan du gjøre en enkelt endring i inntaksforutsetningene, og publikum vil kunne se effektene av disse endrede scenariene i sanntid.

Pass på at du tester alle mulige innganger på forhånd. Å ha en #REF! Feil under en følsomhetsanalyse er en sann tillit og troverdighetsmord.

Uansett om du presenterer i Excel eller ved hjelp av PowerPoint-lysbilder, må du følge disse grunnleggende reglene for å lage økonomiske presentasjoner:

• Vis bare én nøkkelmelding om gangen. Ikke skjerm skjermen med for mye detalj eller forsøk å formidle for mye samtidig.
• Bruk hvit plass i stedet for gridlines. Gridlines skaper rot, og jo mindre som et kjedelig Excel-regneark, ser presentasjonen ut, desto bedre. Du kan kanskje elske Excel, men mange mennesker i publikum slår av når de ser gridlines, så gjør det mer som en presentasjon og mindre som Excel.
• Gi dem en mer detaljert rapport for å se gjennom etter presentasjonen. Vis bare en oversikt over høyt nivå på skjermen.
• Pass på at fonten er stor nok og klar på projektoren. Test det på forhånd hvis du kan. Noen ganger ser farger ut vasket ut, noe som gjør teksten vanskelig å lese når det projiseres.
• Hvis du viser modellen selv på skjermen, øker du zoomen i Excel slik at publikum kan se tallene. Test dette på forhånd, og husk at du bare vil kunne vise en liten del av skjermen på denne måten.
• Ikke hopp rundt i Excel. Publikum er ikke så kjent med modellen som du er. De trenger litt tid til å fordøye det de ser.
• Bruk diagrammer og grafikk for å vise meldingen din i stedet for tekst og tall.

Være forberedt på spørsmål angående produksjon, innganger, forutsetninger eller virkninger av modellen. Pass på at du kan forsvare antagelsene du har brukt eller måten du har beregnet noe på. Modulutgangen er bare like god som antagelsene som har gått inn i den, så du må sørge for at publikum godtar de viktigste antagelsene for at de skal akseptere modellresultatene.