Ti ting du ikke kan gjøre med Outlook - dummies

Det tar bare noen få minutter å finne ut noe som et program kan gjøre, og du kan tilbringe hele dagen å prøve å finne ut noe som en programmet kan ikke gjør.

Husk at Outlook ikke kan gjøre disse ti tingene når du først får det. Fordi du kan omprogrammere Outlook med Visual Basic, kan en smart person gjøre Outlook gjøre mange av disse tingene ved å lage snarvei-makroer (som ligger utenfor denne bokens omfang).

Egendefinerte mapper

De mest organiserte personene blir enda mer organisert når de bruker Outlook. De liker ofte å sende hver e-postmelding til den riktige mappen. De liker også å sortere mappene sine i en svært, svært effektiv rekkefølge, som ikke alltid er alfabetisk. Dessverre sorterer Outlook-mappelisten automatisk alfabetisk, ingen unntak. Det driver nitpickers nutty, men det er ingen endring.

Gå tilbake til de gamle menyene

Mange mennesker liker båndet bedre enn Outlooks gamle menysystem. Det er større og mer fargerikt, uten tvil. Men hvis du har lært å bruke datamaskiner i løpet av heyday av menyer og verktøylinjer, kan det være lurt å klikke på de gamle kjente menyene. Beklager, båndet har det pakket inn for nå.

Sett inn et telefonnummer i kalenderen din

Når du legger inn en avtale, ville det være fint om Outlook kunne se opp telefonnummeret til personen du møter og sette nummeret i avtaleposten. Mange smarttelefoner kan gjøre dette via en adressesøkingsfunksjon, men du kan ikke få Outlook til å følge med. Kanskje en annen gang.

Åpne en melding fra leservinduet

Hvis du er som mange, serverer listen over e-postmeldinger du lagrer i Outlook som en historisk oversikt over alt du gjør.

Kanskje du ruller frem og tilbake gjennom dine meldinger fra tid til annen for å få tak i det du har sendt til hvem og når. Hvis listen er relativt lang, og du velger en melding som skal vises i leseruten, og deretter bla gjennom listen for å se på en annen melding, kan du ikke bare høyreklikke på Leser for å åpne meldingen du er visning.

Det ser ikke ut til at det ville være veldig vanskelig for Microsoft å inkludere en høyreklikk-kommando for å åpne meldingen i lesefeltet, men det er ikke der.

Utfør tosidig utskrift

Noen liker å skrive ut timeplanen og holde den i et bindemiddel for å se ut som en av de gammeldags planleggerbøkene. Det eneste problemet med det er at Outlook ikke vet hvordan du skal omorganisere utskrevne sider, avhengig av om siden er på venstre side eller høyre side av boken når du ser på den.

Dette er et veldig lite spørsmål, men hvis det er viktig for deg, beklager - du må leve med ensidig utskrift.

Søk og erstat områdekoder

Det virker som at folk i telefonfirmaet bytter områdekoder oftere enn de forandrer sokkene i disse dager. Hvis du trenger å endre alle dine 312s til 708s, kan Outlook ikke gjøre det automatisk; du må bytte dem en etter en. Microsoft tilbyr et verktøy for å endre russiske koder, men for områdekoder i USA - nyet!

Legge i bilder i Notes

Du kan kopiere og lime inn et bilde, en fil eller et annet element i tekstboksen nederst i en hvilken som helst Outlook-post når du åpner nesten alle Outlook-skjemaer. Du kan for eksempel legge inn et bilde av en person i tekstboksen til personens kontaktoppføring, men de små, gule påminnelsesnotatene lar deg ikke gjøre det. de godtar kun tekst.

Beregn utgifter med journaloppføringer

Du kan holde oversikt over hvor mye tid du bruker til å snakke med noen, men du kan ikke beregne total anropstid eller total anropskostnad for faktureringsformål.

Opprett kontaktoppføringer for alle mottakere av en e-post

Når du får en e-postmelding adressert til en hel gruppe mennesker, kan du opprette en distribusjonsliste fra denne meldingen ved å kopiere alle mottakerne til en gruppe. Du kan også slå en melding fra en enkelt person til en individuell kontaktoppføring ved å dra meldingen til Personer-ikonet.

Men hvis du vil lage kontaktoppføringer for en gruppe mennesker, må du opprette en kontaktoppføring for hver enkelt person hver for seg - ikke dra og slipp, ikke kopier og lim inn.

Sikkerhetskopiere Outlook-data

Mange lagrer sin mest kritiske forretningsinformasjon i Outlook - informasjon som er så verdifull at det mister praktisk talt næring eller avslutte karriere. Det er ingen vits.

Men etter mer enn ti år på markedet har Outlook aldri fått et anstendig verktøy for å sikre sine egne data fra tap.

Ja, alle vet at du bør sikkerhetskopiere alle dataene på datamaskinen regelmessig, og du kan lage kopier av dine kritiske Outlook-data (noen av de små minnetastene kan gjøre jobben, og du kan lagre Outlook-data til en håndholdt datamaskin hvis det er nødvendig), men det er litt forstyrrende at ingen slik funksjon har blitt lagt til i Outlook selv.

Noen av de elektroniske backuptjenestene som Mozy gjør en god jobb med å sikkerhetskopiere Outlook-dataene dine.