Smarte tabeller som utvides med data i Excel datamodeller - dummies

En av de utfordringene du kan støte på når du bygger datamodeller i Excel, er en datatabell som utvides over tid. Det vil si at tabellen vokser i antall poster det har på grunn av at nye data blir lagt til. For å få en grunnleggende forståelse av denne utfordringen, ta en titt på følgende figur.

Datoen i både tabellen og diagrammet avsluttes i juni.

I denne figuren ser du et enkelt bord som tjener som kilde til diagrammet. Legg merke til at tabellen viser data for januar til juni.

Tenk på at neste måned, utvides denne tabellen for å inkludere julidata. Du må oppdatere diagrammet manuelt for å inkludere julidata. Forestill deg at du hadde det samme problemet på tvers av datamodellen din, med flere datatabeller som kobler til flere oppsettbord og dashbordskomponenter. Du kan forestille deg at det ville være en ekstremt smertefull oppgave å holde tritt med endringer hver måned.

For å løse dette problemet kan du bruke Excels tabellfunksjon (du kan fortelle at de brukte hele natten og kom opp med det navnet). Med -tabell-funksjonen kan du konvertere en rekke data til en definert tabell som behandles uavhengig av andre rader og kolonner på regnearket. Etter at et område er konvertert til et bord, ser Excel de enkelte cellene i tabellen som et enkelt objekt med funksjonalitet som et typisk dataområde ikke har.

Eksempelbordene tilbyr for eksempel følgende funksjoner:

• De aktiveres automatisk med nedtrekkslister for Filter, slik at du enkelt kan filtrere og sortere.

• De kommer med muligheten til raskt å legge til en Total rad med ulike aggregatfunksjoner.

• Du kan bruke spesiell formatering til Excel-tabeller uavhengig av resten av regnearket.

• Viktigst for datamodelleringsformål, ekspanderer de automatisk for å tillate nye data.

Tabellfunksjonen finnes i Excel 2003 under et annet navn: List-funksjonen (funnet på Excels Data-meny). Fordelen med dette faktum er at Excel-tabeller er fullt kompatible med Excel 2003-lister.

Konvertere et område til et Excel-tabell

For å konvertere et utvalg av data til et Excel-tabell, følg disse trinnene:

1. Marker rekkevidden av celler som inneholder dataene du vil ha med i Excel-tabellen.

2. På tabellen Sett inn i båndet, klikk på tabellknappen.

   Dette trinnet åpner dialogboksen Opprett tabell.

3. I dialogboksen Opprett tabell kontrollerer du rekkevidden for tabellen og angir om den første raden i det valgte området er en toppraden.

4. Klikk på OK for å bruke endringene.

   

   Konvertering av en rekke data til en Excel-tabell.

Når konverteringen finner sted, legg merke til noen få små endringer. Excel har satt autofilter-nedtrekk på topplinjene, radene i tabellen har nå alternativ skyggelegging, og noen overskrift som ikke har en verdi, er oppkalt av Excel.

Du kan bruke Excel-tabeller som kilde for diagrammer, pivottabeller, listebokser eller noe annet som du vanligvis bruker et datautvalg for. I den følgende figuren er et diagram knyttet til Excel-tabellen.

Excel-tabeller kan brukes som kilde for diagrammer, pivottabeller, navngitte intervaller og så videre.

Her er den imponerende biten. Når data legges til i tabellen, ekspanderer Excel automatisk rekkevidden av tabellen og inkorporerer det nye området i et koblet objekt. Det er bare en fancy måte å si at et diagram eller pivottabell knyttet til et Excel-tabell automatisk fanger opp nye data uten manuell innblanding.

Hvis du for eksempel legger til juli og august data til slutten av Excel-tabellen, oppdateres diagrammet automatisk for å fange de nye dataene. I følgende figur legges juli uten data og august med data for å vise at diagrammet fanger opp nye poster og automatisk plottar dataene som er gitt.

Excel-tabellene utvides automatisk når nye data legges til.

Ta et øyeblikk til å tenke på hva Excel-tabeller betyr for en datamodell. De betyr pivottabeller som aldri må konfigureres, diagrammer som automatisk fanger inn nye data, og varierer som automatisk følger med endringer.

Konvertere en Excel-tabell tilbake til et område

Hvis du vil konvertere en Excel-tabell tilbake til et område, kan du følge disse trinnene:

1. Plasser markøren i en hvilken som helst celle i Excel-tabellen og velg tabellen Verktøy 'Design subtabs på båndet.

2. Klikk på knappen Konverter til rekkevidde, som vist.

3. Når du blir spurt om du er sikker (via en meldingsboks), klikk på Ja-knappen.

   

   Hvis du vil fjerne Excel-tabellfunksjonaliteten, kan du konvertere tabellen tilbake til en rekkevidde.