Deling ACT! 2005 og Outlook Address Books - dummies

En vanlig misforståelse blant potensielle ACT! Brukerne er at de ikke trenger ACT! fordi de bruker Outlook. Du kan snicker på det forslaget hvis du innser at Outlook er en PIM (personlig informasjonssjef) mens ACT! er en sann kontaktleder. Tenk på ACT! som Outlook på steroider; prøv å lage en mailfusjon, tilpasse felt eller logg inn notater i Outlook, og du vil forstå.

Fortsatt, noe ACT! Brukerne finner seg nødt til å bruke Outlook for en rekke grunner:

• Hans firma bruker for øyeblikket Outlook for å opprettholde selskapskalenderen.
• Hun kan bruke Outlook til å holde oversikt over personlige adresser og informasjon som ikke tilhører ACT!

Heldigvis kan du lære ACT! og Outlook til å dele både adresseboken og kalendere med hverandre.

Når du bruker begge ACT! og Outlook adressebøker, må du være klar over hvordan integrasjonen fungerer:

• Du kan importere alle dine Outlook-kontaktinformasjon - inkludert avtaler, oppgaver, notater og journaloppføringer - til ACT!.
• Du kan se alle ACT! e-postadresser i Outlook.
• Du kan se alle Outlook-e-postadressene i ACT!.
• Du ser ikke nye Outlook-kontaktinformasjon, avtaler, oppgaver, notater og journaloppføringer med mindre du reimporterer Outlook-dataene dine.

Importerer Outlook til ACT!

ACT! inkluderer veldig godt Outlook som en av sine importalternativer. Tross alt bytter flere personer fra Outlook til ACT! enn fra ACT! til Outlook. Her er alt du trenger å gjøre for å importere Outlook-dataene:

1. Fra noen ACT! skjerm, velg Fil -> Importer.

Sikkerhetskopiering av databasen din er en god idé før du prøver å prøve noe så vanskelig som en dataimport.

Importveiviseren åpnes med en hyggelig innbydende skjerm som du kan hoppe over ved å klikke på Neste.

2. Velg Outlook som typen data du vil importere, og klikk på Neste.

3. Angi at du vil importere kontaktoppføringer og klikk Neste.

Dine kontaktoppføringer inkluderer de gode greiene, for eksempel personens navn, firma, adresse, telefonnummer og skostørrelse.

4. Angi dine importalternativer, og klikk på Neste.

Skjermbildet Angi importeringsalternativer åpnes.

• Outlook-kontakter: Importer dine Outlook-kontakter til ACT!.

• Exchange-kontakter: Importer dine Exchange-kontakter til ACT!. Bruk dette alternativet bare hvis du jobber for et stort selskap som deler Outlook-informasjonen din på et nettverk.

• Avtaler og oppgaver som ACT! Aktiviteter: Konverterer dine Outlook-avtaler og oppgaver til ACT!aktiviteter.

• Merknader som ACT! Merknader: Konverterer Outlook-notatene dine til en ACT! Merk.

• Journaloppføringer som ACT! Merknader: Importer dine Outlook-journalposter som ACT! notater.

5. Kart dine Outlook-felt til ACT! felt og klikk Neste.

ACT! har allerede "oversatt" de eksisterende Outlook-feltene til ACT! Enger. For eksempel blir Outlook Business Post Post Code ACT! 's postnummerfelt.

6. Klikk Fullfør.

Konfigurere Outlook adressebok for å inkludere ACT!

Bruk Outlook for din personlige e-post? Du kan se e-postadresser lagret i Outlook fra ACT! og vice versa. Selv om ACT! automatisk oppdager standard Outlook adressebok (e), Outlook er ikke så lyst; du må fortelle Outlook hvor du finner din ACT! data. Følg disse trinnene for å gjøre dette:

1. I Outlook velger du Verktøy -> E-postkontoer.

Veiviseren for e-postkontoer åpnes.

2. Velg alternativet Legg til et nytt katalog eller Adressebok, og klikk på Neste.

3. I vinduet Katalog eller Adressebokstype velger du alternativet Ytterligere adressebøker og klikker deretter Neste.

4. Velg ACT! 2005 Adressebok-alternativ, og klikk Neste.

ACT! Dialogboksen for adresseboken i 2005 åpnes. Du kan angi tre ACT! databaser hvis du vil.

5. Klikk Bla gjennom for å finne og velg ACT! database i den første adresseboken delen.

6. Skriv inn ACT! brukernavn og passord og klikk OK.

Du mottar en melding som forteller deg at du skal avslutte Outlook, og deretter åpne den på nytt for at endringene skal tre i kraft. Så …

7. Avslutt Outlook, og åpne det på nytt slik at endringene dine får virkning.

Bruk ACT! med Outlook's e-post

Etter at du har konfigurert Outlook for å spille pent med ACT!, kan du opprette historie som vises på kontaktens historiefane i ACT!. Du kan gjøre dette for enten mottatte meldinger eller for meldinger du lager.

Lag ACT! Historikk fra en e-post mottatt i Outlook

Følg disse trinnene hvis du vil legge ved en Outlook-e-postmelding til en kontakts historie:

1. I Outlook åpner du meldingen som du vil legge ved ved å legge til historikk.

2. Velg et alternativ fra ACT! Historikk-rullegardinlisten.

Ikke se ACT! Historie alternativ? Høyreklikk på Outlook-verktøylinjen og velg ACT! Historie.

3. Klikk på Vedlegg til ACT! 2005 Kontakt (e) -knappen på Outlook-verktøylinjen.

Ikke sikker på hvordan knappen ser ut? Det bør være en vaguelt kjent knapp på høyre side av verktøylinjen - det er grafikken forbundet med ACT!. Hvis du har lagt til mer enn en ACT! adressebok til Outlook, blir du bedt om å velge databasen der kontakten er lagret.

4. Velg en kontakt i Vedlegg E-post til Kontakt-vinduet og klikk OK.

En kobling til e-postmeldingen vises på kontaktens historiefane.

Opprette ACT! e-post i Outlook

Hvis du er i Outlook, og føl deg det overveldende ønske om å sende e-post til ACT! kontakter, kan du gjøre det ved å følge disse trinnene:

1. Opprett en ny melding i Outlook.

2. Velg et alternativ fra ACT! Historikk-rullegardinlisten.

Ikke se ACT! Historie alternativ? Høyreklikk på Outlook-verktøylinjen og velg ACT! Historie.

3. Klikk på Til-knappen i den nye e-postmeldingen.

Dialogboksen Velg navn åpnes.

4. Velg navnet på ACT! database fra Vis navnene fra Området.

5. Velg en kontakt i rullegardinlisten Type navn eller Velg fra liste.

For å øke hastigheten på prosessen, skriv inn de første par bokstavene til mottakerens fornavn.

6. Klikk på OK.

Klikk på Send-knappen, og du er klar til å gå. Igjen, du kommer til å sitte rundt twiddling tommelen mens ACT! slaver vekk, oppretter en historie om den sendte e-posten på kontaktens historiefane.

E-post til Outlook-kontakter i ACT!

Sende en ACT! E-post til en av dine Outlook-kontakter er nesten for lett. Alt du trenger å gjøre er å følge disse trinnene:

1. Lag en ny ACT! e-postmelding ved å klikke på e-postikonet på ACT! s Navigeringslinje, og klikk deretter Ny.

Det nye meldingsvinduet vises.

2. Klikk på Til-knappen.

Dialogboksen Velg mottakere åpnes, som ser mye ut som dialogboksen Velg navn.

3. Velg Microsoft Outlook fra rullegardinlisten Adressebok.

Du ser nå en liste over alle dine Outlook-kontakter. For å øke hastigheten på prosessen, kan du vurdere å skrive inn de første par bokstavene til personens fornavn i Typ In / Choose Name-rullegardinmenyen.

4. Velg ønsket navn fra listen og klikk OK.