Innstilling av Journalen i Outlook 2002 - Dummies

Stardat 2002: På , kapteinen på stjerneskipet Enterprise gjør trofast daglige oppføringer i stjerneloggen. Kapteinen registrerer informasjon om planeter mannskapet har utforsket, romvesenene de har slått og de bisarre fenomenene de har observert ut i dypt rom, hvor ingen (eller kvinne) har gått før!

Nå er det din tur. På samme måte som kaptenen til Enterprise, , kan du registrere dine daglige samspill med merkelige vesener i bizarre omgivelser under stressende omstendigheter, selv om de merkelige vesener er alle på ditt eget kontor. Outlook Journal er din stjerne logg.

Det er ingen tvil om galaksenes høye muck-a-mucks bruker kapteins logg for veldig viktige ting, men Journal gir deg mer direkte. Noen ganger, når du trenger å finne et dokument eller en oversikt over en samtale, husker du ikke hva du ringte dokumentet eller hvor du lagret det, men du husker når du opprettet eller mottok varen. I dette tilfellet kan du gå til Journal og sjekke datoen når du husker å håndtere varen og finne det du trenger å vite.

For å få god bruk fra journalen skjønt, må du bruke den. Du kan angi Outlook for å lage journaloppføringer for nesten alt du gjør, eller du kan stenge Journal helt og ikke gjøre noen oppføringer til den. Hvis du ikke legger noe i Journal, får du ingenting ut.

Hva er den enkleste måten å gjøre oppføringer i Journal? Gjør ingenting. Journal journaliserer automatisk ethvert dokument du lager, redigerer eller skriver ut i et Office XP-program. Journalen sporer også automatisk e-postmeldinger, møteforespørsler og svar, og oppgaveforespørsler og svar. Noen få programmer annet enn Microsoft Office-programmene har også mulighet til å lage oppføringer i Journal, men den funksjonen brukes oftest med Office XP-programmer.

Det er en fangst: Du må fortelle Outlook at du vil at automatisk journalopptak skal slås på. (Ok, så du må gjøre litt.) Heldigvis, hvis du ikke har aktivert tidsskriftets automatiske innspillingsfunksjon, spør Outlook 2002 om du vil slå på funksjonen hver gang du klikker på Journal-ikonet.

Følg disse trinnene for å slå på Journal automatisk registrering:

1. Velg Verktøy-> Valg.

Dialogboksen Alternativer vises.

2. Klikk på knappen Journal Options.

Dialogboksen Tidsalternativer vises, som vist i Figur 1, med avmerkingsbokser for alle typer aktiviteter du kan registrere automatisk og navnene på alle personene som du automatisk kan registrere transaksjoner for, for eksempel e-post.

Figur 1: Dialogboksen Journalsalternativer.

3. Klikk for å legge inn en sjekk i avmerkingsboksen for de elementene og filene du vil automatisk registrere og for kontaktene om hvem du vil ha informasjonen registrert.

Listen over personer i boksen For disse kontakter er den samme som listen over personer i kontaktlisten din. Du kan manuelt opprette journaloppføringer for personer som ikke er i kontaktlisten din. se følgende avsnitt "Opptak av et Outlook-element i Journal manuelt. "

Når du legger til navn i kontaktlisten i kontaktmodulen, er ikke disse navnene angitt for automatisk opptak i journalen. Du må enten sjekke navnet i dialogboksen Journalsalternativer eller åpne kontaktoppføringen, klikke på fanen Journalen, og sjekk automatisk Registrere journaloppføringer for disse kontaktene.

4. Klikk på OK.

Tidsskriftet registrerer automatisk de elementene og filene du har valgt for kontaktene du har kalt.

Registrere et Outlook-element i Journal manuelt

Hvis du ikke vil rote din Journal ved å registrere alt automatisk, kan du legge inn valgte elementer manuelt - bare dra dem til Journal-ikonet. For eksempel vil du kanskje ikke registrere alle transaksjoner med en potensiell klient til du er sikker på at du driver forretning med den klienten. Du kan dra relevante e-postmeldinger til Journal og beholde en oversikt over alvorlige henvendelser. Når du faktisk begynner å gjøre forretninger med en ny klient, kan du sette opp automatisk opptak.

Følg disse trinnene for å registrere elementer manuelt i journalen:

1. Dra elementet du vil ta opp (for eksempel en e-postmelding) til Journal-ikonet.

Tidsskriftsoppgavelse skjemaet vises (se figur 2). På bunnen av skjemaet er et ikon som representerer elementet du spiller inn, sammen med varens navn.

Figur 2: En journaloppføring med en snarvei til en e-postmelding vedlagt i tekstboksen.

2. Fyll inn informasjonen du vil ta opp.

Du trenger ikke å registrere noe, skjønt. Tekstboksen nederst på skjermen gir deg plass til å lage et notat til deg selv, hvis du vil bruke det.

3. Klikk på Lagre og lukk.

Elementet du har spilt inn er lagt inn i Journal.

Registrere et dokument i Journalen

Hvis favorittprogrammet ditt, for eksempel et tegne- eller skrivebordspubliseringsprogram, ikke vises i listen over programmer som kan lage automatiske oppføringer i Journalen, går alt ikke tapt - Du kan dra dokumenter fra Outlook My Computer-mappen til Journal-mappen for å lage Journal entries for disse programmene. Siden journalen kan holde oversikt over mange typer informasjon om et annet dokument enn dato og klokkeslett (for eksempel klient, emne og noen notater), kan du bruke Journal for å holde oversikt over filer du lager i programmer som ikke er delte av Microsoft Office. Hvis du valgte å la Outlook opprette journaloppføringer automatisk for Office XP-programmene, trenger du ikke å lage oppføringer for Office XP-dokumenter.

Følg disse trinnene for å registrere et dokument i Journal:

1.Klikk på separatorlinjen Andre snarveier i Outlook-linjen.

Ikonene i gruppen Andre snarveier vises, inkludert ikonet Min datamaskin.

2. Klikk ikonet Denne datamaskinen i Outlook-linjen.

Listen over stasjoner vises (se figur 3).

Figur 3: En liste over stasjoner i Min datamaskin.

3. Finn dokumentet du vil spille inn.

Dobbeltklikk stasjonen som inneholder dokumentet du vil spille inn. Dobbeltklikk deretter mappen der du lagrer dokumentene for å finne dokumentet du vil spille inn. Fremhev det.

4. Klikk på separatorlinjen Outlook Shortcuts i Outlook Bar.

Ikonene i Outlook Shortcuts-gruppen vises, inkludert Journal-ikonet.

5. Dra dokumentet til Journal-ikonet.

Formularen for journaloppføring vises, med et ikon i tekstboksen som representerer filen du spiller inn.

6. Klikk på Lagre og lukk.

Dokumentet ditt er registrert i Journal.

Den store fordelen med å registrere dokumenter i Journal er at journaloppføringer er egentlige snarveier til selve dokumentene. Når du skriver inn et dokument i Journal, har du rask tilgang til informasjonen du har lagret om dokumentet, og du er bare ett klikk unna selve dokumentet. Så hvis du bruker et ikke-Office XP-program som lager filer som ikke holder oversikt over mye informasjon om seg selv, er Journal et godt sentralt sted for å holde oversikt over dokumentinformasjon. Hvis du for eksempel lagrer bilder fra et tegneprogram på datamaskinen, vil du kanskje lagre mer informasjon om hvert bilde enn bare filnavnet. Hvis du lager journaloppføringer for hver fil, kan du holde notater om hvert bilde i Journal. Når du finner journalinnlegget for bildet du vil ha, dobbeltklikker du på ikonet for bildet. Programmet du bruker til å se bildet åpnes.