Inntekter og kostnadsdata i Excel Salgsprognoser - dummies

Hvis din økologiske nisje er i bedriftens salgsstyringskæde, er det sannsynlig at du opprettholder en oversikt over selskapets salgsresultater, eller at du har noen som holder det for deg. Hvis produktene dine har det bra, liker du å brenne opp Excel, se på disse resultatene, og sukk tilfredsstillende.

Hvis produktene ikke fungerer som de burde, bryr du reflekser på Excel, ser på resultatene, og lurer på hvordan du kan fikse det som har gått galt. Uansett er dataene trolig allerede i en Excel-arbeidsbok, og det gjør det enkelt å forutsi.

Bygginntektsgrunnlaget er ganske grei. Du bestemmer deg for prognoseperioden (hvor lang tid som er representert ved hver observasjon i grunnlinjen) og om nødvendig bruk Excel for å finne den totale inntekten for hver periode i utgangspunktet. Nå er du klar til å prognose hvor mye du vil ta med i løpet av den kommende perioden.

Kostnadsberegning, spesielt salgskostnad, er vanskeligere. Skal du inkludere kostnadene for solgte varer? Selvfølgelig vil du inkludere kostnadene ved salgsmedlemmeres lønn og provisjoner, produktforfremmelser, forlatelse av søppelverk, av reise og underholdning. Hva med indirekte kostnader?

En måte å fortsette på er å trekke ut disse kostnadene, for hver periode i utgangspunktet, fra inntektene for samme periode for å få et overskuddsmessig estimat for perioden. Dette skaper en ny, fortjenestegradslinje som du kan bruke til å prognose neste periodes fortjeneste.

Men hva med mulighetskostnadene? Når du bruker penger til å støtte salg av en produktlinje, dirigerer du ressurser fra en annen produktlinje. Det er en mulighetskostnad: Du hadde muligheten til å bruke pengene til støtte for Gidgets i stedet for Widgets, og du kan ha opprettet mer inntekter og mer fortjeneste hvis du hadde brukt pengene til å selge Widgets.

Ingen regnskapsregel forteller deg om du skal inkludere mulighetskostnader i fortjenestekalkulasjonene dine. Her gjør du ikke regnskap, du er ved hjelp av det for å legge til rette for dine planer. Figuren illustrerer hvordan prognoser kan hjelpe deg med å planlegge hvordan du støtter produktlinjer.

TREND-regnearkfunksjonen er basert på lineær regresjon - her bruker det historiske forholdet mellom kostnader og inntekter.

Dataene på Widgets og Gidgets er ganske enkle. Figuren viser den faktiske inntekten og de faktiske direkte kostnadene for å støtte hver produktlinje i hver måned fra januar 2014 til juli 2016 i rad 3 til rad 33. Regnearket får fortjenestene bare ved å trekke kostnadene fra inntektene.

Rute 35 viser prognoser for august 2016. Slik får de dem:

Det prognostiserer kostnadene for august 2016 ved bruk av eksponensiell utjevning; se kapittel 15 for mer informasjon, men for de som spiller sammen hjemme, har utjevningskonstanten ikke blitt optimalisert ved å minimere den gjennomsnittlige kvadratfeilen.

Kostnadsprognosene er vist i celler C35 og G35.

For hvert produkt regner det inntektene for august 2016 ved å bruke
regresjonen tilnærming (hvor du bruker et pålitelig forhold mellom salgsinntekter og en eller flere prediktorvariabler for å gjøre prognosen din) av TREND-regnearkfunksjonen. Ved å bruke informasjon om det historiske forholdet mellom kostnader og inntekter for hvert produkt, prognostiserer det i cellene B35 og F35 hva inntektene ville være, gitt kostnadsprognosene.

Det prognostiserer fortjenesten for august 2016 ved å trekke prognosen fra prognosen.
Når du legger til prognosen for begge produktlinjer, får du en total fortjeneste for august 2016 på $ 11, 330.

Nå, hva om du benyttet anledningen til å støtte Widgets, og i stedet hente dem inn i Gidgets? I neste figur kan du se effekten av å forlate Widgets og sette sine kostnader - ressursene din bedrift bruker til å støtte Widgets - til å støtte Gidgets bare.

Hva skjer når du forlater Widgets og legger kostnadene til å støtte Gidgets.

Her er kolonnene A til H identiske med de i den tidligere figuren. Kolonnene J til K viser effekten av å ta ressursene bort fra Widgets og bruke dem til å støtte Gidgets. Følgende trinn viser hvordan du får disse projeksjonene:

I celle K3, skriv inn

= C3 + G3 og kopier og lim inn formelen i celler K4 til K33 og til celle K35. Kolonne K har nå summen av de faktiske kostnadene for de to produktlinjene fra januar 2014 til juli 2016, pluss summen av prognosekostnadene i K35.

I celle J3, skriv inn
= (F3 / G3) * K3 og kopier og lim inn formelen i celler J4 til J33. Denne formelen får forholdet mellom inntekter til kostnad for Gidgets i januar 2014, og multipliserer det med de totale kostnadene som vises i celle K3. Effekten er å anvende et mål på bruttomargin til et høyere kostnadsnivå, og anslå hva inntektene til Gidgets ville være i så fall.

I celle J35, skriv inn denne formelen
= TREND (J3: J33, K3: K33, K35) . Dette prognosen inntektene for Gidgets i august 2016, gitt forholdet mellom prognoser for inntekter og kostnader i J3 til K33, hvis du bestemte deg for å bare støtte Gidgets.

For å få en prognose for fortjeneste for Gidgets bare i august 2016, skriv inn
= J35-K35 i celle L35. Merk at summen av fortjenesten i august 2016 for Widgets og Gidgets er $ 4, 128 + $ 7, 201 = $ 11, 330. Men hvis du har begått dine Widget-ressurser til Gidgets, vil resultatet for august 2016 være $ 14, 004 - $ 2, 674 mer. I rå dollar virker det ikke så mye, men det er en økning på 24 prosent.Generasjoner av europeiske kasinoeiere har vokst velstående på mye mindre fordeler.

Årsaken er selvsagt at bruttomarginen på Gidgets er større enn på Widgets, selv om inntektene dine på Widgets er nesten 30 prosent større enn på Gidgets. For å oppsummere:

I kolonne K fungerer du som om du hadde forpliktet alle ressursene dine til Gidgets bare, fra januar 2014 til juli 2016. Effekten er å fjerne all støtte fra Widgets og legge den til støtten gitt til Gidgets.

I kolonne J estimerer du inntektene du tjener hvis du bare støttet Gidgets, ved hjelp av den historiske marginen for Gidgets.
Ved å bruke TREND-funksjonen, regresserer du inntektsestimatene i J3 til J33 på kostnadene i K3 til K33, og bruker resultatet til den anslåtte kostnaden i K35. Trekk K35 fra J35 for å få oversikt over fortjeneste hvis du gjenkjenner mulighetskostnadene dine og støttet Gidgets bare.
Bruke to forskjellige scenarier - Widgets med Gidgets og Gidgets alene - gjør dette eksemplet litt vanskeligere å følge. Men det er en realistisk illustrasjon av hvordan du kan bruke den grunnleggende prognostiseringsfunksjonen TREND for å bidra til å ta en informert beslutning om ressursallokering.

Selvfølgelig vil andre hensyn faktor til en beslutning om å skifte ressurser fra en produktlinje til en annen. En analyse av feilens natur i prognosene (ofte betegnet residualene), nedsatte kostnader, mulig retooling for å støtte tillagd produksjon kapasitet i en produktlinje, nødvendigheten av kontinuerlig støtte for kunder som har investert i Widgets, og så videre. Men et av kriteriene er nesten alltid økonomiske estimater, og hvis du kan prognose finansene med tillit, er du foran spillet.