Relegere relikviene til arkivering i Outlook 2003 - dummies

Det tar ikke lang tid å akkumulere flere e-postmeldinger enn du kan håndtere. Noen mennesker sletter bare meldinger mens de leser dem. Andre holder fast i gamle meldinger til referanseformål.

Problemet er at Outlook senker når du lagrer mange e-postmeldinger. Dessuten er en stor samling meldinger besværlig å håndtere. Også, hvis du er i et e-postsystem for bedrifter, kan systemadministratorer ikke la deg lagre mer enn en viss mengde e-post fordi det tråler opp systemet.

Arkivering er en funksjon som er bygget rett inn i Outlook for å hjelpe deg med å lagre meldinger og andre Outlook-elementer du ikke trenger å se på akkurat nå, men du kan fortsatt henvise til i fremtiden. Hvis du bruker Outlook på et Exchange-nettverk på jobb, gjør Arkivering det enkelt for deg å komme sammen med systemadministratorer ved å redusere antallet meldinger du lagrer i e-postsystemet.

Selv om du ikke vil bruke arkiveringsfunksjonen akkurat nå, vil du kanskje forstå hvordan det fungerer. Outlook arkiverer automatisk elementer automatisk - noe som kan se ut som om dine Outlook-elementer forsvinner.

Hvis AutoArchive-funksjonen virker skummel og komplisert for deg, kan du prøve å ikke bekymre deg. Microsoft har kanskje ikke gjort arkiveringsfunksjonen lett å dekode. Når du får tak i det, kan AutoArchiving bli verdifullt for deg.

Selv om e-postmeldinger er hva folk arkiverer oftest, kan alle Outlook-elementer sendes til arkivet - avtaler, oppgaver, alt. Folk arkiverer vanligvis ikke kontakter og notater, men du kan til og med arkivere dem hvis du vil.

Konfigurere AutoArchive

Du trenger ikke gjøre noe for å gjøre Outlook-arkivet dine elementer; Programmet er opprettet for å arkivere elementer automatisk. Hvis du vil se hvordan Outlook er konfigurert for å arkivere de gamle elementene, eller endre måten Outlook gjør på jobben, følg disse trinnene:

1. Velg Verktøy -> Valg.

Dialogboksen Alternativer vises.

2. Klikk på kategorien Andre.

Siden Andre alternativer vises.

3. Klikk på AutoArchive-knappen.

Dialogboksen AutoArchive vises.

Ikke gå på barging gjennom dialogboksen AutoArchive, og bytt ting tullt - i det minste ikke før du ser for å se hva som allerede er satt opp. Fire viktige godbiter som dialogboksen AutoArchive normalt forteller deg, er som følger:

• Hvor ofte Outlook arkiverer elementer
• Hvor gamle elementer må være for Outlook å sende dem til arkivet
• Arkivets navn og plassering fil
• Om funksjonen AutoArchive er slått på

Når du først installerer Outlook, arkiverer programmet automatisk varene hver 14. dag, og sender elementer over 6 måneder til arkivfilen som er oppført i dialogboksen AutoArchive.For de fleste er disse innstillingene bra. Noen foretrekker å slå av AutoArchive-funksjonen og kjøre Arkiveringsprosessen manuelt. Du kan slå av AutoArchive-prosessen ved å klikke i avmerkingsboksen merket "Kjør AutoArchive hver 14. dag" øverst i dialogboksen AutoArchive.

Aktivere arkivprosessen manuelt

Du kan arkivere meldinger når som helst ved å velge Arkiv -> Arkiver fra Outlook-menyen og følge instruksjonene. Fordelen med å kjøre Arkivprosessen manuelt er at du får litt bedre kontroll over prosessen; Du kan gi Outlook en cutoff-dato for arkivering av elementer, si det første året. Du kan også fortelle Outlook hvilke mapper som skal arkiveres og hvor du skal sende de arkiverte elementene. Du kan til og med arkivere forskjellige Outlook-mapper til forskjellige arkivfiler. Ulempen med all denne kontrollen er at det er mulig å gjøre en uskyldig feil og sende arkiverte gjenstander til et sted du ikke finner igjen lett. Prøv å ikke endre navnet eller plasseringen til filene som de arkiverte elementene dine sendes på, fordi det er overraskende enkelt å miste oversikten over hva som gikk der, og Outlook gir ikke mye hjelp til å holde oversikt over arkiverte filer.

Finne og se arkiverte elementer

Noen ganger virker AutoArchive som magi. Eldre gjenstander blir mystisk arkivert uten noen handling fra din side. Er det ikke så lett? Sikker - til du plutselig trenger finn en av de elementene som er flyttet magisk til arkivet ditt. Deretter må du finne ut hvor det gikk og hvordan du kommer til det igjen.

Når du vil ta en titt på elementene du har arkivert, åpner du arkivmappen, som Outlook også refererer til som en datafil.

Følg disse trinnene for å åpne en datafil som inneholder arkivelementene dine:

1. Velg File -> Open -> Outlook Data File.

Dialogboksen Åpne Outlook-datafil vises.

2. Skriv inn navnet på filen du vil åpne i Filnavn-boksen.

Navnet du angir, vises i boksen Filnavn.

3. Klikk på OK.

Navnet på datafilen du åpnet, vises i store bokstaver i mappebanneren. Mappen din vises også, og viser to sett med mapper: Normal og Arkiv.

Enkelt nok, ikke sant? Ja, men det er en virtuell fly i den virtuelle salven. Du kjenner kanskje ikke navnet på arkivfilen du vil åpne, og det vises vanligvis ikke i listen i dialogboksen Lag eller Åpne Outlook-datafil.

For å finne ut navnet på arkivfilen, velg Arkiv -> Arkiver og se i boksen merket "Arkivfil. "Vær forsiktig så du ikke endrer noe om informasjonen i Arkivfil-boksen. Ellers kan Outlook begynne å sende dine arkiverte elementer et annet sted. Informasjonen i Arkivfil-boksen er vanligvis komplisert med en kolonn og skråstreker og alle slags ting som vanlige folk ikke kan huske.

En måte å fange et langt navn i en dialogboks på er å kopiere informasjonen. Slik ser det ut i fremover: Klikk på navnet en gang, trykk på Tab, trykk Shift + Tab, trykk Ctrl + C, og klikk deretter Avbryt.Etter at du har kopiert filnavnet, kan du følge trinnene som ble gitt tidligere i denne artikkelen - lime inn navnet du vil ha i boksen Filnavn ved å trykke Ctrl + V og glede deg over at du ikke trenger å huske det lange, sprø filnavnet.

Lukke arkivfilen

Du kan holde arkivfilen din åpen i Outlook-mappelisten så lenge du vil, men de fleste foretrekker å lukke den etter at de har funnet det de trenger. Outlook går litt raskere når du lukker eventuelle unødvendige datafiler.

Følg disse trinnene for å lukke en datafil:

1. Når mappelisten er åpen, høyreklikker du navnet på mappen Arkiv.

En snarveismeny vises.

2. Velg Lukk mappe fra hurtigmenyen.

Arkivmappen din forsvinner fra mappelisten.

Måtmappene er oppkalt i Outlook, er merkelig. Du kan finne "Personlige mapper" som vises flere ganger i mappelisten. For å få Outlook til å kjøre så raskt som mulig, lukk så mange av dem som mulig. Ditt hovedsett med mapper - settet du bruker hver dag - lukkes ikke, så du trenger ikke å bekymre deg for å lukke mappene du bruker hver dag.