Relasjoner og Power Pivot-dummies

Du trenger ikke å være en ekspert databasemodeller for å bruke Power Pivot. Men det er viktig å forstå forhold. Jo bedre du forstår hvordan data lagres og administreres i databaser, jo mer effektivt vil du utnytte Power Pivot for rapportering.

A forholdet er mekanismen der separate tabeller er relatert til hverandre. Du kan tenke på et forhold som en VLOOKUP, der du relaterer dataene i ett dataseriode til dataene i et annet dataområde ved hjelp av en indeks eller en unik identifikator. I databaser gjør relasjoner det samme, men uten å måtte skrive formler.

Relasjoner er viktige fordi de fleste dataene du arbeider med passer inn i et flerdimensjonalt hierarki av forskjellige. For eksempel kan du ha et bord som viser kunder som kjøper produkter. Disse kundene krever fakturaer som har faktura nummer. Disse fakturaene har flere transaksjoner som viser hva de kjøpte. Et hierarki eksisterer der.

Nå, i den endimensjonale regnearkverdenen, vil disse dataene vanligvis lagres i et flatt bord, som det som vises her.

Data lagres i et Excel-regneark ved hjelp av et flatt bordformat.

Fordi kunder har mer enn én faktura, må kundenes informasjon (i dette eksempelet CustomerID og CustomerName) gjentas. Dette medfører et problem når dataene må oppdateres.

For eksempel, tenk at navnet på firmaet Aaron Fitz Electrical endrer seg til Fitz and Sons Electrical. Ser du på bordet, ser du at flere rader inneholder det gamle navnet. Du må sørge for at hver rad som inneholder det gamle firmanavnet, oppdateres for å gjenspeile endringen. Eventuelle rader du savner, vil ikke korrekt kartlegge tilbake til riktig kunde.

Ville det ikke være mer logisk og effektivt å registrere kundens navn og informasjon bare én gang? Deretter, i stedet for å skrive den samme kundeinformasjonen gjentatte ganger, kan du ganske enkelt ha noen form for kundereferansenummer.

Dette er tanken bak forhold. Du kan skille kunder fra fakturaer, plassere hver i sine egne tabeller. Deretter kan du bruke en unik identifikator (for eksempel CustomerID) for å forholde dem sammen.

Følgende figur illustrerer hvordan disse dataene vil se ut i en relasjonsdatabase. Dataene skulle deles inn i tre separate tabeller: Kunder, InvoiceHeader og InvoiceDetails. Hver tabell vil da bli relatert ved hjelp av unike identifikatorer (CustomerID og InvoiceNumber, i dette tilfellet).

Databaser bruker relasjoner til å lagre data i unike tabeller og bare forholde disse tabellene til hverandre.

Kundebordet vil inneholde en unik rekord for hver kunde. På den måten, hvis du trenger å endre kundens navn, må du bare gjøre endringen i den aktuelle posten. Selvfølgelig vil Kunder-tabellen i sanntid inneholde andre attributter, for eksempel kundeadresse, kundenummer og kundens startdato. Noen av disse andre attributter kan også enkelt lagres og administreres i Kunder-tabellen.

Den vanligste forholdstypen er et forhold mellom en til mange. Det vil si, for hver plate i ett bord, kan en plate sammenliknes med mange poster i et eget bord. For eksempel er et fakturaoverskriftstabell relatert til en faktura-detaljertabell. Fakturaoverskriftstabellen har en unik identifikator: Faktura nummer. Fakturadetaljer vil bruke faktura nummeret for hver post som representerer en detalj av den aktuelle fakturaen.

En annen type relasjonstype er forholdet mellom ett-til-en: For hver plate i ett bord er en og eneste matchende post i et annet bord. Data fra ulike tabeller i et ett-til-ett-forhold kan teknisk sett kombineres til et enkelt bord.

Til slutt, i et mange til mange forhold, kan poster i begge tabellene ha et antall matchende poster i den andre tabellen. For eksempel kan en database hos en bank ha en tabell over de ulike typer lån (boliglån, billån osv.) Og et bord av kunder. En kunde kan ha mange typer lån. I mellomtiden kan hver type lån gis til mange kunder.