Oppdater og administrer Power Pivot External Data Connections - dummies

Når du laster inn data fra en ekstern datakilde til Power Pivot, lager du i hovedsak et statisk øyeblikksbilde av datakilden på tidspunktet for opprettelsen. Power Pivot bruker det statiske øyeblikksbildet i sin interne datamodell.

Etter hvert som tiden går, kan den eksterne datakilden endres og vokse med nylig lagt til poster. Power Pivot bruker imidlertid stillbildet sitt, så det kan ikke inkorporere noen av endringene i datakilden din før du tar et nytt øyeblikksbilde.

Handlingen med å oppdatere Power Pivot-datamodellen ved å ta et annet øyeblikksbilde av datakilden din kalles forfriskende dataene. Du kan oppdatere manuelt, eller du kan sette opp en automatisk oppdatering.

Manuell forfriskende Power Pivot-data

På startfanen i Power Pivot-vinduet ser du Oppdater på nytt. Klikk på rullegardinpilen under den for å se to alternativer: Oppdater og Oppdater alt.

Power Pivot lar deg oppdatere ett bord eller alle tabeller.

Bruk oppdateringsalternativet til å oppdatere Power Pivot-tabellen som er aktiv. Det vil si hvis du er på Dim_Products-fanen i Power Pivot, klikker du Refresh når ut til den eksterne SQL-serveren og ber om en oppdatering for bare Dim_Products-tabellen. Dette fungerer pent når du trenger å oppdatere kun bestemte datakilder strategisk.

Bruk Oppdater alt-alternativet til å oppdatere alle tabellene i Power Pivot-datamodellen.

Sette opp automatisk forfriskning

Du kan konfigurere datakildene dine for å automatisk trekke de nyeste dataene og oppdatere Power Pivot.

Gå til fanen Data i Excel-båndet, og velg kommandoen Connections. Dialogboksen Arbeidsbokkoblinger åpnes. Velg datatilkoblingen du vil jobbe med, og klikk deretter Egenskaper-knappen.

Velg en tilkobling og klikk på Egenskaper-knappen.

Velg Egenskaper-fanen med Egenskaper-dialogboksen. Her finner du et alternativ for å oppdatere den valgte dataforbindelsen hvert 15. minutt og et alternativ for å oppdatere dataforbindelsen når Excel-arbeidet åpnes:

• Oppdater hver X-minutt: Plasser en avkrysning ved siden av dette alternativet forteller at Excel automatisk oppdaterer den valgte datatilkoblingen et spesifisert antall minutter. Dette oppdaterer alle tabellene som er knyttet til den aktuelle forbindelsen.
• Oppdater data når du åpner filen: Hvis du legger merke til ved siden av dette alternativet, forteller Excel at den automatisk oppdateres den valgte datatilkoblingen etter at arbeidsboken er åpnet. Dette oppdaterer alle tabellene som er knyttet til den aktuelle forbindelsen så snart arbeidsboken er åpnet.

Dialogboksen Egenskaper lar deg konfigurere den valgte datatilkoblingen til å oppdatere automatisk.

Forhindre oppdatering Alle

Du kan oppdatere alle tilkoblinger som mates Power Pivot, ved å bruke kommandoen Oppdater hele. Vel, det er faktisk to steder der du kan klikke Oppdater alt i Excel: På fanen Data i Excel-båndet og på Analyser-fanen du ser når du arbeider i et pivottabell.

I Excel 2010 oppdaterte disse to knappene bare standard pivottabeller og arbeidsbokdataforbindelser, og knappene for Power Pivot refresh påvirket bare Power Pivot. De utløser nå den samme operasjonen. Så klikker du på Oppdater alt-knappen hvor som helst i Excel, og laster helt nytt Power Pivot, oppdaterer alle pivottabeller og oppdaterer alle arbeidsbokdatatilkoblinger. Hvis din Power Pivot-datamodell importerer millioner av datalinjer fra en ekstern datakilde, kan det hende du vil unngå å bruke funksjonen Oppdater alt.

Heldigvis har du mulighet til å forhindre at visse dataforbindelser blir forfriskende når Oppdater alt er valgt. Gå til fanen Data i Excel-båndet og velg kommandoen Connections. Dette åpner dialogboksen Arbeidsbokkoblinger, der du velger datatilkoblingen du vil konfigurere, og klikker deretter Egenskaper-knappen.

Når dialogboksen Egenskaper er åpnet, velger du kategorien Bruk og fjerner merket ved siden av Oppdater denne tilkoblingen på Oppdater alt (som vist).

Dialogboksen Egenskaper lar deg konfigurere den valgte datatilkoblingen for å ignorere kommandoen Oppdater hele.

Redigere datatilkoblingen

I enkelte tilfeller må du kanskje redigere kildedatatilkoblingen etter at du allerede har opprettet den. Til forskjell fra forfriskende, hvor du bare tar et nytt øyeblikksbilde av samme datakilde, kan redigering av kildedataforbindelsen gå tilbake og omkonfigurere forbindelsen selv. Her er noen grunner til at du må redigere dataforbindelsen:

• Stedet eller serveren eller datakilden har endret seg.
• Navnet på serveren eller datakilden har blitt endret.
• Du må redigere innloggingsopplysninger eller autentiseringsmodus.
• Du må legge til tabeller du utelatt under første import.

I Power Pivot-vinduet går du til Hjem-fanen og klikker på kommandoknappen Eksisterende tilkoblinger. Dialogboksen Eksisterende forbindelser åpnes. Power Pivot-tilkoblingene er under underordnet Power Pivot Data Connections. Velg datatilkoblingen som trenger redigering.

Bruk dialogboksen Eksisterende forbindelser for å omkonfigurere Power Pivot-kilde datatilkoblingene.

Etter at måldataforbindelsen er valgt, se på Rediger og Åpne-knappene. Knappen du klikker avhenger av hva du må endre:

• Rediger-knapp: Lar deg omkonfigurere serveradressen, filbanen og autentiseringsinnstillingene.
• Åpne knapp: Lar deg importere et nytt bord fra den eksisterende tilkoblingen, noe som er nyttig når du ved et uhell har savnet et bord under første innlasting av data.