Beskytte informasjon med Office Exchange Online - dummies

Et av de viktigste aspektene av et system er beskyttelse av informasjon og overholdelse av selskaps- og regjeringsregler. Exchange Online fra Office 365 er enkelt å bruke og administrere, men ikke la det lure deg. Under dekslene har Microsoft brukt en stor innsats på å beskytte deg mot digitale trusler og sørge for at du overholder uten hindring.

Arkiv og oppbevaring med Exchange Online

Hver person har en e-postboks samt sitt eget arkiveringssystem. Et arkiv vises i Outlook som en annen postboks.

Formålet med den ekstra arkiveringsmappen er å lagre eldre e-postmeldinger i et permanent lagringssted. Du kan tenke på arkivmappen din som ditt loft eller kjelleren. Du kan gå inn for å hente ting hvis du trenger det, men det er virkelig en langsiktig lagringsplass.

Størrelsen på en brukerpostkasse og arkiv er avhengig av SaaS-planen. Noen planer har en maksimal postbokskapasitet på 25 gigabyte, og andre har ubegrenset arkiveringskapasitet.

Informasjonsbeskyttelse og -kontroll med Exchange Online

Exchange Online-tilbudet inneholder antivirus og antispam-kontroll uten å måtte installere tredjeparts eller ekstern programvare. Når en ny melding kommer inn i Exchange Online, blir den skannet for risiko før den blir levert til den tilsiktede e-postboksen.

Teknologien som gjør all denne beskyttelsen mulig, kalles Forefront. Det er et annet Microsoft-produkt som fungerer bak kulissene for å gjøre miljøet trygt og sikkert. Ikke bekymre deg selv - du trenger ikke å betale ekstra eller til og med vite hvordan det fungerer. Som sluttbruker vet du bare at noen ser etter deg slik at du ikke utilsiktet mottar spam eller virusinfiserte filer.

Regjeringen har lagt til mange regler og regler rundt bedrifts e-post. Exchange Online gir muligheten til å møte disse reglene med funksjoner, for eksempel eDiscovery og juridiske bedrifter.

eDiscovery refererer til Electronic Discovery, som ganske enkelt betyr at elektroniske meldinger kan søkes etter relevant kommunikasjon i tilfelle en juridisk prosess. Dette kan ikke være en stor avtale, men hvis du er i en tungt regulert industri eller regjeringsorganisasjon, er disse funksjonene ofte kreves av Uncle Sam.